Checklist di chiusura mensile Shopify per merchant

Il mese è terminato e i report sono scaricati. Ma un rimborso è registrato su un altro gateway di pagamento, uno SKU mostra scorte negative e nessuno ha salvato il file che spiega il totale delle imposte. Il commercialista ti rimanda i documenti e passi un’altra serata a ricostruirli.

LedgerLeaf riunisce vendite, accrediti, IVA e inventario nel pannello Shopify. Puoi preparare insieme i documenti ricorrenti e risolvere le discrepanze prima della consegna.

La risposta rapida di Leafy

Segui sette controlli con le esportazioni LedgerLeaf e i documenti di supporto. Conferma il periodo, verifica le vendite, separa i gateway, spiega gli accrediti, conserva i dettagli fiscali, registra le scorte e annota le questioni aperte.

I report nativi di Shopify lasciano a te questa preparazione. Vendite e pagamenti seguono date diverse, i report sugli accrediti coprono solo Shopify Payments e i file scaricati vanno ancora organizzati per il commercialista. Ricostruire il foglio ogni mese aumenta il rischio di omettere un rimborso o cambiare una colonna.

La checklist in sette controlli

Concorda con il commercialista il trattamento contabile e le date dei report.

1. Imposta il periodo prima di esportare

Apri Sales in LedgerLeaf e seleziona il mese da chiudere. Controlla le date visualizzate prima di scaricare. Annota insieme ai file il fuso orario, le valute del negozio e degli accrediti e i gateway. Usa le stesse date negli altri spazi di lavoro.

Un ordine del 30 giugno pagato il 1° luglio può ricadere in periodi diversi per vendite e pagamenti. La documentazione dei report finanziari di Shopify spiega la differenza. Annota le date invece di modificarle finché due totali coincidono.

2. Salva un file delle vendite riconducibile agli ordini

In Sales scegli le colonne necessarie al commercialista, tra cui identificativo dell’ordine, data, valuta, importo lordo e imposte. Salvale come profilo chiamato Chiusura mensile ed esporta XLSX o CSV. Colonne personalizzate e profili salvati sono inclusi in LedgerLeaf Free.

Controlla prima l’anteprima. Il numero di ordini e quello delle righe sono conteggi separati. Più righe non significano automaticamente più ordini. Conserva gli identificativi per verificare ordini ripetuti o importi inattesi. Il mese successivo riutilizza il profilo senza ricostruire il file.

3. Verifica ogni gateway separatamente

Usa i riferimenti agli ordini nel file delle vendite per confrontare incassi e rimborsi con i documenti di ciascun gateway. Tieni PayPal, pagamenti manuali e altri fornitori separati da Shopify Payments.

Un rimborso PayPal di 60 € richiede, ad esempio, il documento della transazione PayPal. Cercarlo in un accredito Shopify Payments crea una falsa discrepanza di 60 €. Salva il documento e annota gli importi in attesa di liquidazione.

4. Spiega ogni accredito prima del confronto bancario

Apri Payouts in LedgerLeaf Pro ed esporta i dati Shopify Payments necessari. Esamina i movimenti dietro ogni accredito, poi confrontalo con l’entrata bancaria nella stessa valuta.

Supponi che un accredito comprenda 500 € di incassi, un rimborso di 30 € e 15 € di commissioni. L’entrata prevista è di 455 €. La corrispondenza bancaria conferma la ricezione, ma il file deve spiegare anche la riduzione di 45 €. Altrimenti rimborso e commissioni restano nascosti nel netto.

Il report delle attività di Shopify Payments esclude fornitori esterni e addebiti di fatturazione Shopify. Conserva quei documenti separatamente. LedgerLeaf affianca le esportazioni degli accrediti alla preparazione delle vendite, riducendo i passaggi tra attività di reportistica.

5. Conserva i dettagli fiscali dietro il totale

Nello spazio Taxes di LedgerLeaf Pro verifica l’IVA del periodo per Paese e aliquota. Esporta riepilogo e dettagli delle transazioni. Un totale IVA francese inatteso ti indirizza al dettaglio della Francia, mentre il file delle transazioni permette di verificare i singoli ordini.

Controlla rimborsi ed esenzioni prima di considerare definitivo il totale. Separa le imposte riscosse dai ricavi e fai confermare il trattamento dichiarativo al commercialista. Conserva i documenti mensili anche se la dichiarazione OSS è trimestrale.

6. Registra le scorte prima dei cambiamenti del mese successivo

Conserva un’istantanea datata dell’inventario di LedgerLeaf Pro tra i file del mese. Verifica scorte negative, unità danneggiate, rettifiche rilevanti e resi ai fornitori. Annota la fonte dei costi usata dal commercialista.

Se prodotti collegati mostrano scorte incoerenti, controlla la loro regola di inventario in LedgerLeaf per evitare lo stesso lavoro il mese successivo. Il dato attuale da solo non spiega le scorte alla chiusura.

7. Consegna i file con note chiare sulle questioni aperte

Salva insieme esportazione delle vendite, accrediti, dettagli fiscali, istantanea delle scorte e documenti dei gateway. Assegna un responsabile e una data di verifica a ogni questione irrisolta. Una nota come “Pagamento acquisito il 30 giugno, accredito previsto il 2 luglio” distingue uno sfasamento temporale da un pagamento mancante.

Il controllo finale di Leafy

Un’altra persona può seguire il file delle vendite fino ai documenti dei pagamenti e all’entrata bancaria, poi trovare quelli fiscali e di inventario? La parte Shopify è pronta per la verifica.

Rendi la prossima chiusura più semplice e conveniente

Per chi prepara file per il commercialista, le integrazioni contabili esterne di A2X aggiungono costi e configurazione. Il piano Mini parte da 29 USD al mese per un massimo di 200 ordini. LedgerLeaf Pro costa 5,90 USD al mese e funziona nel pannello Shopify senza account separato. È la scelta più semplice e conveniente per preparare questi documenti. Il profilo di vendita salvato mantiene coerente anche il file del mese successivo.

Prova LedgerLeaf Pro gratis per sette giorni e segui questa checklist per l’ultimo mese concluso.