Guida pratica alla contabilità Shopify

Shopify mostra 10.000 € di vendite, ma sul conto arrivano 8.742 €. La differenza di 1.258 € fa pensare che manchino dei soldi o che l’accredito sia il valore “reale” delle vendite. Di solito non è così. Vendite e accrediti descrivono fasi diverse della stessa attività.

La risposta rapida di Leafy

La contabilità Shopify collega vendite, pagamenti dei clienti, commissioni, rimborsi e accrediti bancari, mantenendo chiari i dati fiscali e di inventario. Parti dalle vendite, poi spiega i movimenti dietro ogni accredito. LedgerLeaf semplifica questa routine con esportazioni delle vendite riutilizzabili in Free e report su accrediti, IVA/OSS e inventario in Pro.

Ricostruire questi collegamenti ogni mese richiede tempo. Con LedgerLeaf salvi le colonne necessarie e le riutilizzi alla chiusura successiva. Pro aggiunge i report di supporto nel pannello Shopify, senza un account esterno separato.

Perché vendite, pagamenti e accrediti Shopify sono diversi

Parti dalle vendite e segui il denaro fino all’accredito sul conto.

• Le vendite descrivono l’attività degli ordini, inclusi sconti, resi, spedizioni e imposte.
• I pagamenti descrivono gli importi incassati dai clienti e rimborsati attraverso i diversi metodi di pagamento.
• Gli accrediti descrivono i trasferimenti al conto bancario dopo le commissioni e gli altri movimenti sul saldo.

Il report sulle attività di Shopify Payments segue i movimenti del saldo di Shopify Payments; non è un prospetto dei ricavi a fini contabili. Un ordine effettuato a fine mese può arrivare in banca il mese successivo. Gli altri gateway di pagamento richiedono una riconciliazione separata.

Questo esempio mostra come vendite lorde di 10.000 € possano tradursi in un accredito di 8.742 €.

L’accredito di 8.742 € non dimostra che siano spariti 1.258 €. La riconciliazione riesce quando ogni movimento ha una spiegazione. Il percorso qui sotto usa LedgerLeaf per preparare i dati delle vendite e la documentazione di supporto a questa verifica.

1. Definisci il periodo per la chiusura con LedgerLeaf

Annota il periodo contabile, il fuso orario dei report, le valute, i gateway di pagamento e i conti bancari coinvolti. Concorda con il commercialista il criterio contabile e i campi necessari nelle esportazioni. Periodi di riferimento coerenti aiutano a distinguere le reali differenze di tempistica dagli errori.

2. Salva un profilo di esportazione delle vendite in LedgerLeaf Free

Scegli le colonne di vendita che servono alla tua contabilità, esportale in CSV o Excel e salva la selezione come profilo riutilizzabile. La chiusura successiva parte dalla stessa struttura: non dovrai eliminare e riordinare le colonne da capo.

Verifica vendite lorde, sconti, resi, spedizioni, imposte, riferimenti degli ordini e stato dei pagamenti, oltre a buoni regalo e credito del negozio, se pertinenti. Aggiungi prodotti o SKU per controllare le scorte. Mantieni visibili le componenti per risalire dai totali agli ordini.

Il consiglio di Leafy

Prepara l’esportazione in base al suo scopo. La consegna al commercialista, l’analisi dei prodotti e la verifica dell’IVA non richiedono necessariamente le stesse colonne.

3. Spiega gli accrediti con i report di LedgerLeaf Pro

Esamina ed esporta gli accrediti di Shopify Payments in LedgerLeaf Pro, nello stesso flusso di lavoro delle esportazioni delle vendite. Hai così i dati necessari per approfondire la differenza tra vendite e denaro ricevuto, passando meno spesso da uno strumento all’altro.

Per ogni accredito, confronta identificativo, valuta e importo netto con il movimento bancario. Controlla pagamenti, rimborsi, commissioni, trattenute e rettifiche; annota gli importi ancora in attesa di liquidazione. Riconcilia separatamente gli altri gateway e conserva le fatture Shopify tra le spese del periodo. Salva le spiegazioni delle differenze ancora aperte insieme all’esportazione degli accrediti.

4. Prepara la documentazione IVA e OSS in LedgerLeaf Pro

Per i negozi che operano nell’UE, le viste per Paese e aliquota, i riepiloghi IVA, le esportazioni delle transazioni e le viste OSS trimestrali di Pro rendono più semplice organizzare la verifica fiscale. Esporta i report CSV o XLSX pertinenti per il commercialista, invece di ricostruire la stessa suddivisione a ogni periodo.

Tieni separate le imposte nei documenti di lavoro e approfondisci aliquote o importi di rimborso inattesi. La documentazione Shopify sui report finanziari spiega le cifre relative a vendite, pagamenti e imposte. Concorda con il commercialista il trattamento fiscale e gli obblighi dichiarativi.

5. Conserva i dati delle scorte con quelli di fine mese

Usa le istantanee dell’inventario di LedgerLeaf Pro per conservare un riepilogo delle quantità alla chiusura. Le regole per SKU collegati e bundle aiutano anche a mantenere allineati durante il mese i prodotti che condividono le scorte, dando continuità alla gestione dell’inventario tra un report e l’altro.

Confronta le quantità registrate con i conteggi fisici e approfondisci resi, danni, trasferimenti o rettifiche manuali. Conserva i costi dei prodotti insieme alle quantità, così il commercialista potrà verificare inventario e costo del venduto.

6. Prepara un pacchetto di chiusura da riutilizzare il mese prossimo

Salva in una cartella datata l’esportazione delle vendite di LedgerLeaf, i report sugli accrediti di Pro, le esportazioni IVA/OSS pertinenti e l’istantanea dell’inventario. Aggiungi estratti conto, documentazione degli altri gateway, giustificativi delle spese e note sulle differenze. Ogni cifra finale dovrebbe ricondurre a un file di origine.

LedgerLeaf trasforma la preparazione della contabilità Shopify in una routine ripetibile. Free offre un punto di partenza pratico con i profili di esportazione salvati; Pro aggiunge i report di supporto quando la chiusura richiede più dettagli. Dedichi meno tempo a preparare fogli di calcolo e consegni al commercialista documenti più chiari.

Inizia con LedgerLeaf Free qui sotto e salva un profilo di esportazione delle vendite per la prossima chiusura mensile.