Ha terminado el mes. ¿Qué queda pendiente? Los informes están descargados, pero un reembolso sigue en otra pasarela de pago, un SKU muestra stock negativo y nadie guardó el archivo que explica el total de impuestos.
Ese mes todavía no se puede cerrar. Un cierre mensual fiable de Shopify no consiste en hacer coincidir una sola cifra, sino en dejar un rastro de comprobaciones que otra persona pueda seguir.
Respuesta rápida de Leafy
Cierra la parte de Shopify del mes con siete comprobaciones: fija el periodo del informe, revisa los movimientos de ventas, concilia cada pasarela, explica los pagos, conserva la documentación fiscal, registra el inventario y guarda un paquete de entrega final. LedgerLeaf mantiene las exportaciones e informes recurrentes dentro del panel de Shopify para que el mes siguiente parta de la misma estructura.
La clave es poder repetir esa estructura. LedgerLeaf aporta una base coherente de datos de Shopify: un perfil de ventas guardado en Free y, cuando el proceso los necesita, pagos, IVA/OSS, informes y documentación de inventario en Pro.
Esta lista de verificación es una guía operativa general, no un asesoramiento contable o fiscal. Utiliza las cuentas, cortes y tratamientos adecuados a tu negocio y jurisdicción.
Organiza las siete comprobaciones en torno a documentación coherente de LedgerLeaf
Utiliza la misma fecha de cierre, zona horaria de la tienda y base monetaria para cada archivo. LedgerLeaf proporciona las exportaciones y vistas recurrentes de Shopify; la lista indica qué debe demostrar cada una. Reúne una prueba clara para cada comprobación:
| Comprobación | Documentación que debes guardar |
|---|---|
| 1. Período | Fecha de cierre, zona horaria, monedas y rutas de pago |
| 2. Ventas | Ventas, descuentos, devoluciones, envíos, comisiones e impuestos |
| 3. Cobros | Cobros y reembolsos por pasarela de pago |
| 4. Pagos | Puente de actividad más el correspondiente depósito bancario |
| 5. Impuestos | Resumen del periodo y soporte a nivel de transacción |
| 6. Inventario | Cantidades, costes y notas de ajuste de fin de mes |
| 7. Entrega | Archivos finales, asuntos pendientes, responsable y fecha de revisión |
El cierre termina cuando cada comprobación tiene documentación, no cuando coincide el primer total que resulta conveniente.
1. Fija los límites del informe
Anota el inicio y el final del periodo, la zona horaria de los informes de Shopify, la moneda de la tienda, las monedas de pago, cada pasarela y cada cuenta bancaria que recibe fondos. Reutiliza esos límites durante todo el cierre.
Así evitas que un pedido nocturno, un cobro al día siguiente o un pago posterior parezcan discrepancias. Si un movimiento cruza el límite, añádelo a una nota de asuntos pendientes en lugar de cambiar las fechas hasta que las cifras coincidan.
2. Revisa el puente de ventas
Abre los informes financieros de Shopify y confirma los movimientos detrás de las ventas totales: ventas brutas, descuentos, devoluciones, envío, impuestos y comisiones aplicables. La documentación de informes financieros de Shopify explica que las ventas y los pagos pueden realizarse en diferentes periodos; un pedido realizado en un mes y capturado en el siguiente pertenece a diferentes calendarios de informes.
Exporta suficientes detalles para rastrear totales inusuales hasta los pedidos. LedgerLeaf Free hace que esto sea repetible con exportaciones de ventas personalizables en CSV o Excel y perfiles de columnas guardados. El objetivo no es más columnas, sino las mismas columnas útiles todos los meses.
3. Concilia los cobros por pasarela
Enumera cada vía de pago que usaron los clientes: Shopify Payments, PayPal, pagos manuales, proveedores de «compra ahora y paga después» o cualquier otra pasarela activa en la tienda. Para cada una, compara los cobros, los reembolsos, los importes pendientes de liquidación y el efectivo recibido.
No intentes incluir todas las pasarelas en el informe de pagos de Shopify Payments. Shopify indica que su informe de conciliación excluye los métodos externos, por lo que esas vías necesitan su propia documentación y conciliación bancaria.
4. Explica los pagos y después concilia el banco
Para Shopify Payments, conecta el saldo inicial, los cargos, los reembolsos, las comisiones, las disputas, las retenciones, los ajustes, los pagos y el saldo final. Después concilia cada pago depositado con el banco en la misma moneda.
El informe de conciliación de pagos de Shopify es explícito: explica los fondos que se mueven a través de Shopify Payments y no es un estado de ingresos. Esa distinción mantiene visibles las comisiones de procesamiento y las diferencias de tiempo en lugar de enterrarlas dentro de los depósitos netos.
LedgerLeaf Pro mantiene la revisión y los datos exportables de los pagos junto al flujo de ventas en el panel de Shopify. Así resulta más fácil repetir y entregar un rastro de pagos explicado.
5. Conserva la documentación fiscal
Guarda el resumen de impuestos del periodo y el detalle de las transacciones necesario para investigarlo. Mantén los impuestos recaudados separados de los ingresos y marca para revisión cualquier país, tipo, exención, reembolso o importe recaudado por un marketplace que resulte inesperado.
Los informes de impuestos de Shopify disponibles varían según la tienda y la región. Para la contabilidad centrada en la UE, LedgerLeaf Pro añade resúmenes de IVA, vistas por país y tipo, vistas trimestrales de OSS y exportaciones CSV/XLSX para revisión y entrega al asesor. Trátalos como documentación de respaldo; confirma el tratamiento de la declaración con el profesional adecuado.
6. Registra el inventario antes de que cambie
Si la tienda vende productos físicos, conserva el registro de cantidades de fin de mes e investiga el stock negativo, los ajustes manuales importantes, las unidades dañadas, las devoluciones a proveedores y el stock en tránsito. Registra la fuente de costes que utiliza el proceso contable en lugar de asumir que todos los productos tienen un coste completo.
Los informes de inventario de Shopify incluyen vistas de cantidad y valor de fin de mes; la cantidad disponible excluye las unidades comprometidas y entrantes. LedgerLeaf Pro añade instantáneas de inventario y herramientas basadas en SKU para productos y packs vinculados, manteniendo el seguimiento del stock operativo más cerca del resto del cierre.
7. Guarda el paquete de cierre y los asuntos pendientes
Coloca las exportaciones finales, la documentación de pagos, las pruebas fiscales, el registro de inventario y las notas en una carpeta con fecha. Registra cada asunto pendiente con un responsable y una fecha prevista de resolución. Una nota breve como «cobro del 30 de junio; pago previsto para el 2 de julio» es más útil que una diferencia inexplicable escondida en una hoja de cálculo.
Verificación final de Leafy
¿Puede otra persona rastrear las ventas hasta los cobros, los cobros hasta los pagos y los pagos hasta el banco, y encontrar después las pruebas fiscales y de inventario sin preguntar cómo se crearon los archivos? Si es así, la parte de Shopify del cierre está lista para revisar.
Convierte LedgerLeaf en tu paquete de cierre recurrente
En Studio Eucalipto creemos que el cierre debe resultar más fácil a medida que la documentación se vuelve más coherente. Organiza la parte recurrente de Shopify en torno a los mismos recursos de LedgerLeaf:
- el perfil de exportación de ventas gratuito guardado que comienza cada periodo con las columnas correctas;
- informes y exportaciones de pagos de Pro que conservan la actividad que compone los depósitos;
- vistas y exportaciones de IVA/OSS para la revisión fiscal cuando correspondan;
- instantáneas de inventario y registros de SKU para el seguimiento de cantidades de fin de mes.
Mantén los mismos límites, nombres de archivo, lista de pasarelas y formato de asuntos pendientes alrededor de esos recursos. Investiga las excepciones; no rediseñes todo el proceso en torno a ellas.
La idea que conviene recordar es sencilla: LedgerLeaf permite repetir la parte de Shopify del cierre mensual. Las exportaciones de ventas gratuitas crean un archivo inicial coherente; Pro incluye informes de pagos, vistas de IVA/OSS, instantáneas de inventario y resúmenes listos para usar dentro del mismo flujo del panel de Shopify.
