El mes ha terminado y los informes están descargados. Pero un reembolso figura en otra pasarela, un SKU muestra existencias negativas y nadie guardó el archivo que explica los impuestos. Tu asesor devuelve los documentos y dedicas otra tarde a rehacerlos.
LedgerLeaf reúne ventas, abonos, IVA e inventario en el panel de Shopify. Puedes preparar juntos los documentos recurrentes y resolver diferencias antes de entregarlos.
Respuesta rápida de Leafy
Completa siete comprobaciones con tus exportaciones de LedgerLeaf y documentos de respaldo. Confirma el periodo, revisa ventas, separa pasarelas, explica abonos, conserva detalles fiscales, registra existencias y anota asuntos pendientes.
Los informes nativos de Shopify dejan esa preparación en tus manos. Ventas y cobros siguen fechas distintas, los informes de abonos solo cubren Shopify Payments y los archivos descargados aún necesitan organizarse. Rehacer la hoja cada mes aumenta el riesgo de omitir un reembolso o cambiar una columna.
Tu lista de cierre en siete comprobaciones
Acuerda con tu asesor el tratamiento contable y las fechas de los informes.
| Comprobación | Documento que debes conservar |
|---|---|
| 1. Periodo | Fechas, zona horaria, monedas y pasarelas |
| 2. Ventas | Exportación LedgerLeaf con el perfil de columnas guardado |
| 3. Cobros | Documentos de pasarelas con cobros, reembolsos e importes pendientes |
| 4. Abonos | Exportación LedgerLeaf de Shopify Payments y comprobación bancaria |
| 5. Impuestos | Resumen de IVA y transacciones del mismo periodo |
| 6. Inventario | Instantánea fechada y notas sobre diferencias |
| 7. Entrega | Archivos finales y asuntos pendientes con responsable y fecha de revisión |
1. Define el periodo antes de exportar
Abre Sales en LedgerLeaf y selecciona el mes que vas a cerrar. Comprueba las fechas antes de descargar. Anota junto a los archivos la zona horaria, las monedas de la tienda y de los abonos y las pasarelas. Usa esas fechas en los demás espacios de trabajo.
Un pedido del 30 de junio cobrado el 1 de julio puede pertenecer a periodos distintos de ventas y cobros. La documentación de informes financieros de Shopify explica la diferencia. Anota las fechas en lugar de cambiarlas hasta que dos totales coincidan.
2. Guarda un archivo de ventas que permita identificar los pedidos
En Sales, elige las columnas necesarias, como identificador del pedido, fecha, moneda, importe bruto e impuestos. Guarda la selección como perfil de columnas llamado Cierre mensual y exporta XLSX o CSV. Las columnas personalizadas y los perfiles guardados están incluidos en LedgerLeaf Free.
Revisa la vista previa. Pedidos y filas se cuentan por separado, así que más filas no significan necesariamente más pedidos. Conserva identificadores para investigar pedidos repetidos o importes inesperados. El mes siguiente reutiliza el perfil sin rehacer el archivo.
3. Comprueba cada pasarela por separado
Usa las referencias de pedidos del archivo de ventas para comparar cobros y reembolsos con los documentos de cada pasarela. Separa PayPal, pagos manuales y otros proveedores de Shopify Payments.
Un reembolso de 60 € por PayPal necesita, por ejemplo, el justificante de esa transacción en PayPal. Buscarlo en un abono de Shopify Payments crea una falsa diferencia de 60 €. Guarda el justificante y anota importes pendientes de liquidación.
4. Explica los abonos antes de comprobar el banco
Abre Payouts en LedgerLeaf Pro y exporta los datos de Shopify Payments para el cierre. Revisa los movimientos de cada abono y compáralo con la entrada bancaria en la misma moneda.
Supón que un abono incluye 500 € en cobros, un reembolso de 30 € y 15 € de comisiones. El ingreso esperado es de 455 €. La coincidencia bancaria confirma la recepción, pero el archivo también debe explicar la reducción de 45 €. De lo contrario, el reembolso y las comisiones quedan ocultos en el neto.
El informe de actividad de Shopify Payments excluye proveedores externos y cargos de facturación de Shopify. Guarda esos documentos aparte. LedgerLeaf sitúa las exportaciones de abonos junto a la preparación de ventas, reduciendo los cambios entre tareas de informes.
5. Conserva el detalle fiscal que explica el total
En Taxes de LedgerLeaf Pro, revisa el IVA del periodo por país y tipo. Exporta el resumen y las transacciones. Un total de IVA francés inesperado te dirige al desglose de Francia, mientras el archivo de transacciones permite revisar cada pedido.
Comprueba reembolsos y exenciones antes de dar el total por definitivo. Separa los impuestos recaudados de los ingresos y confirma el tratamiento de la declaración con tu asesor. Conserva documentos mensuales aunque la declaración OSS sea trimestral.
6. Registra existencias antes de los cambios del mes siguiente
Guarda una instantánea fechada del inventario de LedgerLeaf Pro con los archivos del mes. Investiga existencias negativas, unidades dañadas, ajustes importantes y devoluciones a proveedores. Anota la fuente de costes que utiliza tu asesor.
Si productos vinculados muestran existencias incoherentes, revisa su regla de inventario en LedgerLeaf para evitar repetir la corrección el mes siguiente. La cifra actual por sí sola no explica las existencias al cierre.
7. Entrega los archivos con notas claras sobre asuntos pendientes
Guarda juntos ventas, abonos, detalles fiscales, instantánea de inventario y justificantes de pasarelas. Asigna responsable y fecha de revisión a cada asunto pendiente. Una nota como «Cobro del 30 de junio, abono previsto el 2 de julio» distingue un desfase temporal de un cobro que falta.
Comprobación final de Leafy
¿Puede otra persona seguir el archivo de ventas hasta los justificantes de cobro y la entrada bancaria, y encontrar los documentos fiscales y de existencias? La parte de Shopify está lista para revisar.
Facilita el próximo cierre a un precio asequible
Para quien prepara archivos para un asesor, las integraciones contables externas de A2X añaden coste y configuración. Su plan Mini parte de 29 USD al mes para hasta 200 pedidos. LedgerLeaf Pro cuesta 5,90 USD al mes y funciona en el panel de Shopify sin una cuenta separada. Es la opción más sencilla y económica para preparar estos documentos. El perfil de ventas guardado mantiene coherente el archivo del mes siguiente.
Prueba LedgerLeaf Pro gratis durante siete días y sigue esta lista para el último mes terminado.
