Mois terminé. Qu’est-ce qui est encore ouvert ? Les rapports sont téléchargés. Mais un remboursement est toujours en attente sur une autre passerelle de paiement, un SKU affiche un stock négatif et personne n’a enregistré le fichier expliquant le total de la taxe.
Ce mois n’est pas prêt de se terminer. Une fin de mois Shopify fiable ne correspond pas à un seul numéro correspondant ; c’est une suite de contrôles qu’une autre personne peut suivre.
Réponse rapide de Leafy
Clôturez le côté Shopify du mois en sept contrôles : verrouillez la période de reporting, examinez les mouvements de ventes, rapprochez chaque passerelle de paiement, expliquez les paiements, conservez les preuves fiscales, capturez l’inventaire et enregistrez un paquet de transfert final. LedgerLeaf conserve les exportations et rapports récurrents de Shopify dans un seul flux de travail administratif afin que le mois prochain démarre à partir de la même structure.
Cette structure reproductible est le point important. LedgerLeaf offre à la clôture une colonne vertébrale cohérente de données Shopify : un profil de vente enregistré sur Free, puis un paiement, TVA/OSS, des rapports et des preuves d’inventaire sur Pro lorsque le flux de travail en a besoin.
Cette liste de contrôle constitue une orientation opérationnelle générale et non un conseil comptable ou fiscal. Utilisez les comptes, les seuils et les traitements appropriés à votre entreprise et à votre juridiction.
Construisez la clôture en sept cases autour de preuves LedgerLeaf cohérentes
Utilisez la même date de clôture, le même fuseau horaire de stockage et la même base de devise pour chaque fichier. LedgerLeaf fournit les exportations et vues récurrentes de Shopify ; la liste de contrôle vous indique ce que chacun doit prouver. Rassemblez un élément de preuve clair pour chaque boîte :
| Vérifier | Des preuves à sauvegarder |
|---|---|
| 1. Période | Date de clôture, fuseau horaire, devises et itinéraires de paiement |
| 2. Ventes | Ventes, remises, retours, expédition, frais et taxes |
| 3. Paiements | Captures et remboursements par passerelle de paiement |
| 4. Paiements | Pont d’activité plus le dépôt bancaire correspondant |
| 5. Fiscalité | Résumé de la période et prise en charge au niveau des transactions |
| 6. Inventaire | Quantités, coûts et notes d’ajustement de fin de mois |
| 7. Transfert | Fichiers finaux, éléments ouverts, propriétaire et date de révision |
La clôture est terminée lorsque chaque boîte contient des preuves, et non lorsque le premier total approprié correspond.
1. Verrouillez la période de reporting
Notez le début et la fin de la période, le fuseau horaire de rapport Shopify, la devise de la boutique, les devises de paiement, chaque passerelle de paiement et chaque compte bancaire recevant les fonds de la boutique. Réutilisez cette limite à travers la clôture.
Cela évite qu’une commande tard dans la nuit, une capture le lendemain ou un paiement tardif ne deviennent une fausse différence. Si un élément franchit la limite, ajoutez-le à une note d’éléments non soldés au lieu de déplacer les dates jusqu’à ce que les chiffres concordent.
2. Contrôlez le rapprochement des ventes
Ouvrez les rapports financiers de Shopify et confirmez les mouvements derrière les ventes totales : ventes brutes, remises, retours, expédition, taxes et frais applicables. La documentation de Shopify sur les rapports financiers explique que les ventes et les paiements peuvent avoir lieu à des périodes différentes ; une commande passée au cours d’un mois et capturée le mois suivant appartient à des délais de rapport différents.
Exportez suffisamment de détails pour retracer les totaux inhabituels jusqu’aux commandes. LedgerLeaf Free rend cela reproductible grâce aux exportations de ventes CSV ou Excel personnalisables et aux profils de colonnes enregistrés. L’objectif n’est pas d’avoir plus de colonnes, ce sont les mêmes colonnes utiles chaque mois.
3. Rapprocher les paiements par passerelle
Répertoriez chaque itinéraire utilisé par les clients : Shopify Payments, PayPal, paiements manuels, fournisseurs d’achat immédiat, paiement plus tard ou toute autre passerelle active sur la boutique. Pour chacun, comparez les paiements capturés, les remboursements, les montants non réglés et les espèces reçues.
Ne forcez pas chaque passerelle à accéder au rapport de versement Shopify Payments. Shopify déclare que son rapport de rapprochement exclut les méthodes de paiement tierces, de sorte que ces itinéraires nécessitent leurs propres preuves et correspondance bancaire.
4. Expliquez les versements, puis rapprochez-les de la banque
Pour Shopify Payments, connectez le solde d’ouverture, les frais, les remboursements, les frais, les litiges, les retenues, les ajustements, les paiements et le solde de clôture. Faites ensuite correspondre chaque paiement déposé à la banque dans la même devise.
Le rapport de rapprochement des paiements de Shopify est explicite : il explique les fonds circulant via Shopify Payments et ne constitue pas un état des revenus. Cette distinction permet de conserver les frais de traitement et les différences temporelles visibles au lieu de les enterrer dans les dépôts nets.
LedgerLeaf Pro conserve la révision des paiements et les données de paiement exportables à côté du flux de travail de vente dans Shopify admin. Cela rend une piste de paiement expliquée plus facile à répéter et à transmettre.
5. Préserver les preuves fiscales
Enregistrez le récapitulatif fiscal pour la période et les détails de la transaction nécessaires à son enquête. Gardez les taxes collectées distinctes des revenus et signalez les pays, taux, exonérations, remboursements ou montants collectés sur le marché inattendus pour examen.
Les rapports fiscaux disponibles dans Shopify varient selon le boutique et la région. Pour la comptabilité centrée sur l’UE, LedgerLeaf Pro ajoute des résumés TVA, des vues de pays et de taux, des vues trimestrielles OSS et des exportations CSV/XLSX pour examen et transmission au comptable. Considérez-les comme des documents justificatifs ; confirmer le traitement de dépôt auprès du professionnel approprié.
6. Capturez l’inventaire avant qu’il ne change
Si le boutique vend des produits physiques, conservez l’enregistrement des quantités de fin de mois et enquêtez sur les stocks négatifs, les ajustements manuels importants, les unités endommagées, les retours des fournisseurs et les stocks en transit. Enregistrez la source de coût utilisée par le processus de comptabilité plutôt que de supposer que chaque produit a un coût complet.
Les rapports d’inventaire de Shopify incluent des vues de quantité et de valeur de fin de mois ; la quantité disponible exclut les unités engagées et entrantes. LedgerLeaf Pro ajoute des instantanés d’inventaire et des outils basés sur les SKU pour les produits et offres liées, gardant ainsi la trace des stocks opérationnels plus proche du reste de la clôture.
7. Enregistrez le dossier fermé et recensez les éléments en suspens
Placez les exportations finales, les supports de paiement, les preuves fiscales, les registres d’inventaire et les notes dans un dossier daté. Enregistrez chaque élément non résolu avec un propriétaire et une date de compensation prévue. Une courte note telle que « Capture le 30 juin – paiement prévu pour le 2 juillet » est plus utile qu’une différence inexpliquée cachée dans une feuille de calcul.
Vérification finale de Leafy
Une autre personne peut-elle retracer les ventes jusqu’aux paiements, les paiements jusqu’aux paiements et les paiements à la banque, puis trouver les preuves fiscales et d’inventaire sans se demander comment les fichiers ont été constitués ? Si oui, le côté Shopify de la clôture est prêt à être examiné.
Faites de LedgerLeaf le dossier rapproché récurrent
Chez Studio Eucalipto, nous pensons qu’une clôture devrait devenir plus facile à mesure que les preuves deviennent plus cohérentes. Construisez la partie récurrente Shopify autour des mêmes actifs LedgerLeaf :
- le profil Ventes-export Gratuit enregistré qui démarre chaque période avec les colonnes de droite ;
- Rapports de paiement professionnels et exportations qui préservent l’activité derrière les dépôts ;
- Vues et exportations TVA/OSS pour la révision fiscale lorsqu’elles s’appliquent ;
- des instantanés d’inventaire et des enregistrements SKU pour le suivi des quantités de fin de mois.
Conservez les mêmes limites, noms de fichiers, liste de passerelles et format d’éléments ouverts autour de ces actifs. Enquêter sur les exceptions ; ne repensez pas tout le processus autour d’eux.
La connexion mémorable est simple : LedgerLeaf maintient le côté Shopify de la fin du mois reproductible. Les exportations de ventes gratuites créent un fichier de départ cohérent ; Pro intègre des rapports de versement, des vues TVA/OSS, des instantanés d’inventaire et des résumés prêts à être rédigés dans le même flux de travail d’administration Shopify.
