La hoja de recuento más segura para Shopify parte del CSV de inventario de Shopify con el formato Todos los estados, no de una plantilla en blanco. Deja En existencias (actual) sin cambios, introduce el recuento confirmado de la estantería en En existencias (nuevo) y utiliza una pestaña de trabajo aparte para zonas, nombres de quienes cuentan, recuentos a ciegas, segundos recuentos, diferencias y notas.
Esa estructura protege las cifras. Antes de empezar a contar, usa LedgerLeaf Pro para proteger también las relaciones que hay detrás. Una hoja de cálculo ve variantes de Shopify separadas, pero en la estantería puede haber un solo grupo de existencias compartido por anuncios vinculados o packs. Al asociar cada fila con su regla de SKU de LedgerLeaf, evitas que una hoja aparentemente ordenada cuente dos veces las mismas unidades físicas.
La respuesta rápida de Leafy
Exporta una sucursal desde Shopify con el formato Todos los estados. Conserva la exportación original en una pestaña lista para importar, añade una pestaña de recuento, oculta las cantidades previstas a quienes cuentan y registra un recuento confirmado por cada grupo físico de existencias. Revisa en LedgerLeaf Pro todas las reglas de SKU vinculados y packs antes de copiar las cantidades finales en En existencias (nuevo) e importar el archivo.
Empieza con la exportación segura de Shopify
En el panel de control de Shopify, ve a Productos → Inventario → Exportar, elige una sucursal y selecciona Todos los estados. La guía actual de Shopify sobre el CSV de inventario recomienda este formato porque incluye ambas columnas En existencias y protege contra sobrescrituras accidentales.
Crea dos pestañas en la hoja de cálculo:
- Importación a Shopify: la estructura original del CSV, con los encabezados intactos;
- Recuento: la hoja fácil de usar en el almacén y durante la revisión.
La diferencia es importante. En existencias (actual) es la cantidad que Shopify registró al exportar el archivo. En existencias (nuevo) es la cantidad confirmada que quieres establecer. Cuando ambas columnas están presentes, Shopify comprueba si la cantidad online sigue coincidiendo con el valor actual exportado. Si la han modificado ventas, devoluciones, recepciones o transferencias, se rechaza la fila afectada en lugar de sobrescribir silenciosamente una actividad más reciente.
Añade doce columnas útiles a la pestaña de recuento
Copia los identificadores de la exportación de Shopify y añade estos controles:
- Sucursal
- Zona o contenedor
- SKU
- Producto y variante
- Regla de LedgerLeaf o grupo físico de existencias
- En existencias (actual)
- Primer recuento
- Segundo recuento
- Recuento confirmado
- Diferencia
- Responsable y hora
- Motivo o nota
Calcula Diferencia = recuento confirmado − En existencias (actual). Una celda vacía en el recuento confirmado debe seguir vacía en lugar de convertirse en cero. Cero significa «no contamos ninguna unidad»; una celda vacía significa «esta fila todavía no se ha confirmado».
Por ejemplo:
| SKU | En existencias (actual) | Recuento confirmado | Diferencia |
|---|---|---|---|
| MUG-OLV-CORE | 48 | 46 | -2 |
Cuenta la estantería, no la respuesta prevista
Oculta las columnas En existencias (actual) y Diferencia a la persona que realiza el primer recuento. Así se reduce la tentación de parar cuando parece que la estantería coincide con la pantalla. Asigna las zonas según la distribución física, registra quién contó cada zona y vuelve a contar las diferencias importantes antes de mostrar la cantidad prevista.
Elige un momento tranquilo. Las recomendaciones de Shopify para planificar un recuento de inventario advierten de que el inventario sigue cambiando cuando se completan ventas online o en Shopify POS. Shopify recomienda contar durante el cierre o en periodos de poco tráfico y enviar cada zona en cuanto esté terminada.
Convierte LedgerLeaf en el mapa de tus grupos de existencias
Ahora resuelve la columna que una plantilla genérica no puede completar: Regla de LedgerLeaf o grupo físico de existencias.
Supongamos que MUG-OLV-CORE y MUG-OLV-GIFT son dos anuncios para las mismas 46 tazas. Son dos filas de Shopify, pero un único recuento físico. Asigna a ambas el mismo nombre de grupo de existencias, cuenta las tazas una vez y revisa después la regla de SKU vinculados en el espacio de trabajo Inventario de LedgerLeaf Pro. En el caso de un pack, comprueba si el personal almacena un kit terminado o recoge sus componentes después de la venta, y cuenta lo que realmente hay en la estantería.
Previsualiza los productos asociados a cada regla de LedgerLeaf y confirma que su lógica de sincronización mínima, máxima o exacta sigue describiendo la disposición real del inventario. Después de importar, prueba un pequeño cambio de inventario.
Esta es la división del trabajo que se mantiene en el tiempo: el CSV de Shopify protege las cantidades; LedgerLeaf protege las relaciones que hacen que esas cantidades sean fieles. Sin el mapa de grupos de existencias, una hoja de cálculo puede conciliar todas las filas y aun así exagerar lo que realmente puedes vender.
Importa solo cantidades confirmadas
Después de los segundos recuentos y de revisar las reglas, copia los valores confirmados en En existencias (nuevo) en la pestaña de importación a Shopify. Deja el campo vacío en las filas que no quieras cambiar. Guarda el archivo como CSV, súbelo desde la página Inventario, revisa el resumen de importación de Shopify e inicia el proceso.
Si una fila no supera la validación de seguridad, no fuerces el paso de la hoja antigua. Vuelve a exportar o investiga la actividad que modificó la cantidad y actualiza solo la fila afectada. El historial de ajustes de inventario de Shopify registra quién o qué modificó el inventario sujeto a seguimiento, cuándo lo hizo y las cantidades resultantes.
Guarda juntos la exportación original, la hoja de recuento, el CSV importado, el resultado de la importación y las notas sobre diferencias. Añade los nombres de las reglas de LedgerLeaf revisadas y la instantánea de inventario correspondiente. Así, el siguiente recuento partirá de un proceso repetible de Shopify y LedgerLeaf, no de una hoja misteriosa que alguien tenga que reconstruir.
Mantén alineado el inventario compartido de Shopify después del recuento con LedgerLeaf Pro.
