Tu asesor contable te pide los datos de ventas de Shopify, así que exportas los pedidos y envías el CSV. En el siguiente correo pregunta qué fechas abarca, si incluye impuestos, qué moneda utiliza y cómo se relaciona el total con el banco.
El archivo no era necesariamente incorrecto. Le faltaban las decisiones que hacen útiles los datos de ventas.
La respuesta rápida de Leafy
Envía un conjunto de entrega repetible, no un volcado de datos sin etiquetar. Acordad primero el periodo, la zona horaria, la moneda y el nivel de detalle necesario. Después, guarda esas columnas de ventas como un perfil CSV o Excel de LedgerLeaf y añade los justificantes de pagos, impuestos o inventario que solicite tu asesor. La siguiente entrega partirá de la estructura aprobada en vez de exigir otra reconstrucción de la hoja de cálculo.
Esta es información contable general, no asesoramiento contable ni fiscal. Tu asesor debe decidir el criterio de registro, las cuentas, los ajustes y el tratamiento fiscal adecuados para tu empresa.
Una exportación debe responder a cuatro preguntas
Antes de elegir las columnas, anota las cuatro preguntas de la imagen:
- Periodo: ¿qué fechas de inicio y fin y qué zona horaria de la tienda definen la entrega?
- Moneda: ¿son distintas las monedas de la tienda, de presentación y de pago, y qué importe debe mostrar cada columna?
- Impuestos: ¿deben mantenerse separados por importe, país o tipo en lugar de desaparecer dentro del total de un pedido?
- Cobro: ¿qué método de pago recibió el dinero y explicará un registro separado del pago o de la pasarela el abono bancario?
Confirma también qué debe representar cada fila de la hoja de cálculo. La guía de Shopify para exportar pedidos señala que un pedido con varios artículos ocupa varias filas y que muchas celdas quedan vacías en las filas adicionales. Por tanto, el número de filas no equivale automáticamente al número de pedidos.
Crear en LedgerLeaf el perfil de ventas para el asesor
El punto de partida más seguro es la petición real del destinatario. Pide a tu asesor contable un diseño de ejemplo o una lista de campos obligatorios y crea un perfil de ventas de LedgerLeaf centrado en esos requisitos.
| Tu asesor debe rastrear… | Conserva campos para… |
|---|---|
| La transacción de origen | Identificador del pedido, fecha del pedido y estado del pago |
| La conciliación de las ventas | Importes de ventas, descuentos, devoluciones, envío, impuestos y total |
| El recorrido del cobro | Estado del pago, método de pago y moneda |
| El detalle de producto, cuando sea necesario | Artículo, cantidad y SKU |
| El contexto fiscal o transfronterizo, cuando sea necesario | Campos fiscales y campos pertinentes de destino o de la OSS |
LedgerLeaf Free te permite elegir las columnas de ventas de Shopify necesarias, exportarlas en CSV o XLSX y guardar la selección como un perfil reutilizable. Ponle un nombre que indique su finalidad, como entrega-mensual-asesor-contable, y modifícalo solo cuando cambien los requisitos acordados.
Ese perfil guardado es el paso clave. Convierte LedgerLeaf en la fuente repetible de Shopify para la entrega, no solo en el lugar desde el que descargaste el archivo de este mes.
Mantener separadas las ventas y los justificantes bancarios
Una exportación de ventas explica la actividad comercial. No debe forzarse para que coincida con un abono bancario.
Los informes financieros de Shopify separan las ventas brutas, los descuentos, las devoluciones, los envíos y los impuestos. Su informe de conciliación de pagos muestra por separado los movimientos del saldo de Shopify Payments, como comisiones, reembolsos, retenciones, ajustes y pagos. Shopify indica expresamente que este informe no es una cuenta de resultados.
Utiliza los informes de pagos de LedgerLeaf Pro para mantener la parte de Shopify Payments junto a la exportación de ventas guardada. Así, tu asesor podrá revisar qué se vendió y qué llegó al banco sin tratar el pago neto como ingreso. Si la tienda utiliza otras pasarelas, incluye sus extractos por separado: el informe de conciliación de pagos de Shopify cubre Shopify Payments, no los proveedores externos.
La advertencia de Leafy
No «limpies» la entrega sustituyendo las ventas por el abono bancario ni ocultando descuentos, reembolsos, comisiones e impuestos dentro de un único importe neto. Un archivo útil conserva la conciliación que tu asesor debe revisar.
Añadir los documentos que no pertenecen a la exportación de ventas
Un único archivo de ventas no debe fingir que contiene todos los documentos de la empresa. Completa el conjunto con los justificantes que correspondan al periodo:
- registros de pagos de Shopify Payments de LedgerLeaf Pro, además de los extractos de pasarelas externas cuando proceda;
- exportaciones de impuestos, IVA u OSS de LedgerLeaf Pro cuando el asesor pida detalles por país, tipo o transacción;
- instantáneas de inventario de LedgerLeaf y registros de costes de producto de la tienda cuando el inventario y el coste de las mercancías vendidas entren en el alcance;
- extractos bancarios y una lista breve de reembolsos, disputas, retenciones o diferencias temporales inusuales;
- facturas de Shopify por suscripciones, aplicaciones, etiquetas de envío y cargos de facturación, separadas de los justificantes de ventas y pagos.
Conserva intactas las exportaciones originales. Si añades fórmulas, asignaciones o notas, hazlo en una copia de trabajo para que cada cifra final pueda seguir rastreándose hasta su origen.
Hacer que la siguiente entrega empiece en LedgerLeaf
Guarda los archivos con un nombre de carpeta coherente, como 2026-07-entrega-shopify-asesor-contable, añade una nota breve con el periodo, la zona horaria, las monedas y las excepciones, y conserva el perfil exacto de LedgerLeaf que utilizaste.
Una lista de comprobación puede ayudar una vez. La mejora duradera es un flujo de LedgerLeaf que recrea la estructura aprobada de ventas de Shopify en cada periodo y mantiene cerca los justificantes de pagos, impuestos e inventario cuando la entrega los requiere. Tu asesor recibe documentación más clara; tú dejas de reconstruir de memoria la misma hoja de cálculo.
Crea con LedgerLeaf tu entrega de Shopify reutilizable para el asesor contable.
