Encuentras el pago de Shopify de 2.881 € en el extracto bancario y lo marcas como conciliado. Al llegar el cierre mensual, tu asesor pregunta cómo las comisiones, los reembolsos, las disputas y los ajustes produjeron ese importe. Vuelves a abrir informes y reconstruir la explicación. El cierre se retrasa aunque el dinero haya llegado correctamente.
Respuesta rápida de Leafy
Concilia el pago neto con el banco y explica los movimientos que lo componen. Usa los informes y las exportaciones de pagos de LedgerLeaf Pro para preparar esa comprobación dentro del panel de Shopify, junto con los datos de ventas que necesita tu asesor.
Por qué conciliar el banco deja trabajo pendiente
Un ingreso bancario indica cuánto dinero llegó. No indica cuánto pagaron los clientes antes de reembolsos y comisiones. Registrarlo como ventas pierde esa distinción y obliga a tu asesor a pedir los detalles que faltan.
El informe de actividad de Shopify Payments describe movimientos del saldo de pagos, no ingresos contables. El resumen de un periodo y los detalles de cada pago también tienen fines distintos. Shopify proporciona los registros, pero reunirlos con las exportaciones de ventas y las notas bancarias sigue siendo tarea tuya.
LedgerLeaf reúne informes de pagos y exportaciones personalizables de ventas en una misma app. Puedes preparar una entrega más clara sin otra cuenta externa, manteniendo separados los movimientos de dinero y los datos de ventas.
Concilia un pago en LedgerLeaf
1. Empieza por el ingreso que necesitas explicar
Abre Payouts en LedgerLeaf Pro y revisa la actividad de pagos de Shopify Payments correspondiente al ingreso que estás comprobando. Exporta los datos para la conciliación. Guarda el identificador, la moneda y la fecha del pago junto con la nota bancaria para no confundir dos ingresos similares.
En el siguiente ejemplo, el extracto bancario muestra 2.881 €. Concilia ese importe en euros, no un total de ventas parecido. Anota la fecha de recepción en el banco por separado de la fecha del pago, porque la transferencia puede tardar en llegar.
2. Comprueba cómo se llega a 2.881 €
Usa los datos exportados del pago para preparar el desglose destinado a tu asesor. Separa las deducciones de los ajustes positivos. Este ejemplo ilustrativo usa el mismo importe que la imagen del artículo.
| Movimientos que componen un pago | Importe |
|---|---|
| Cobros a clientes | 3.200 € |
| Reembolsos | −180 € |
| Disputas | −60 € |
| Comisiones de procesamiento | −94 € |
| Ajuste | +15 € |
| Pago de Shopify Payments | 2.881 € |
| Ingreso bancario | 2.881 € |
Las deducciones suman 334 €. El ajuste de 15 € reduce a 319 € la diferencia entre los cobros a clientes y el pago. La conciliación bancaria por sí sola oculta esos movimientos.
Supón que tu conciliación muestra 2.975 €. La diferencia de 94 € coincide con las comisiones de este ejemplo. Comprueba si las omitiste en el cálculo antes de buscar una venta que falta o modificar un reembolso. Confirma las transacciones correspondientes sin asumir que toda diferencia de 94 € tiene la misma causa.
La exportación del pago permite investigar una diferencia concreta y enviar los documentos de respaldo, en vez de dejar a tu asesor con un ingreso sin explicación.
3. Prepara también los datos de ventas
Abre Sales en la misma app y exporta el periodo correspondiente en CSV o XLSX. Elige las columnas que tu asesor usa para pedidos, cobros, reembolsos e impuestos. Guarda la selección como un ajuste preestablecido de columnas para el mes siguiente.
Conserva el archivo de ventas junto con la exportación del pago y la nota bancaria. El primero explica la actividad de la tienda. El segundo explica la transferencia de dinero. Los totales pueden diferir por comisiones, deducciones y fechas, así que no fuerces el total de ventas a coincidir con 2.881 €.
El mes siguiente, reutiliza la selección de columnas y prepara la nueva exportación de pagos. Evitas reconstruir la hoja de ventas y conservas los documentos que explican cada ingreso.
Investiga las diferencias sin perder la explicación
Si el importe exportado del pago y el ingreso bancario siguen sin coincidir, comprueba primero la moneda, el estado del pago y el tiempo de procesamiento del banco. La documentación de pagos de Shopify explica que Depositado significa que el dinero se envió al banco, que puede necesitar tiempo para procesarlo.
Si difiere el total de un periodo, comprueba fechas, movimientos pendientes, reservas y retenciones. El informe nativo de actividad de Shopify tiene un retraso de tres días y puede omitir movimientos recientes. Traslada un importe pendiente documentado a la siguiente revisión, en vez de inventar un ajuste para cuadrar las cifras.
Guarda los asuntos sin resolver junto con los registros exportados y la referencia del pago. Este proceso cubre Shopify Payments. Mantén separados los ingresos de otras pasarelas para que no parezcan dinero que falta de Shopify Payments.
Mantén un coste mensual proporcionado
A2X parte de 29 dólares estadounidenses al mes con el plan Mini, hasta 200 pedidos, y envía resúmenes a programas contables como QuickBooks o Xero. Esto añade un coste y otra conexión que gestionar cuando lo que necesitas son documentos de pagos y archivos de ventas para tu asesor.
LedgerLeaf Pro cuesta 5,90 dólares estadounidenses al mes e incluye informes de pagos y exportaciones personalizables de ventas. Para esa entrega es la opción más sencilla y económica dentro de Shopify. Sigues revisando la conciliación bancaria y el tratamiento contable con tu asesor, pero preparas los documentos junto a los datos de tu tienda.
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