Un cliente restituisce un articolo, tu emetti un rimborso completo e l’accredito Shopify successivo è più basso del previsto. Se la contabilità contiene soltanto il versamento bancario netto, il reso, il rimborso, la commissione originale sulla carta e un’eventuale contestazione successiva possono ridursi a un unico importo senza spiegazione.
Il metodo corretto consiste nel separare ciò che è successo al prodotto, al pagamento del cliente e al saldo Shopify Payments, mantenendo poi collegati i relativi dati.
La risposta rapida di Leafy
Tratta reso, rimborso e chargeback come eventi diversi. Un reso sposta la merce, un rimborso restituisce denaro di comune accordo e un chargeback contesta un pagamento attraverso la banca del titolare della carta. Affianca un profilo di export delle vendite LedgerLeaf salvato al report degli accrediti di LedgerLeaf Pro, in modo che la variazione dell’ordine e la detrazione dal saldo restino tracciabili l’una rispetto all’altra.
Queste sono informazioni generali di carattere contabile, non consulenza contabile o fiscale. Chiedi al tuo consulente di confermare i nomi dei conti, le rettifiche fiscali, il trattamento delle scorte e le tempistiche adatte alla tua attività.
Tre eventi, tre registrazioni
La guida di Shopify sui resi distingue la ricezione di un articolo dalla restituzione del pagamento. Anche la guida sulle discrepanze nelle vendite tratta resi e rimborsi come voci separate nei report.
| Evento | Cosa è cambiato | Evidenze da conservare |
|---|---|---|
| Reso | Un prodotto è tornato e può essere ispezionato, rimesso a stock, riparato o eliminato dalle scorte | Ordine, articolo, quantità, data del reso, condizioni, decisione sulle scorte, spese di spedizione o di riassortimento |
| Rimborso | Il denaro è stato restituito in tutto o in parte | Ordine, data del rimborso, metodo di pagamento, articoli rimborsati, spedizione, imposte, importo e movimenti dell’accredito |
| Chargeback | Il titolare della carta ha contestato un pagamento tramite la propria banca | Importo contestato, commissione, motivo, stato, scadenza per le prove, esito e movimenti dell’accredito |
Un evento può verificarsi senza l’altro. Shopify consente di emettere un rimborso senza creare prima un reso e le scorte restituite possono essere gestite separatamente dal pagamento. Nel tuo file di lavoro, non usare “reso” e “rimborsato” come stati intercambiabili.
Costruire in LedgerLeaf la traccia dall’ordine all’accredito
In Studio Eucalipto la nostra regola è semplice: non registrare una rettifica successiva alla vendita finché non sai spiegarla dall’ordine Shopify fino all’accredito e alla banca. Crea queste evidenze come un pacchetto LedgerLeaf ripetibile a due viste, non come un foglio di calcolo una tantum.
1. Inizia da LedgerLeaf Sales
Apri LedgerLeaf ed esegui un profilo di export delle vendite salvato che contenga i campi relativi a ordine, pagamento, imposte e ogni altro dato richiesto dalla verifica. Mantieni separati la vendita originale e il successivo aggiustamento per reso o rimborso, invece di sostituirli con un solo valore netto. Abbinali in base agli identificativi di origine e alle date effettive: un rimborso elaborato questo mese può riferirsi a una vendita del mese precedente.
2. Aggiungi il report degli accrediti di LedgerLeaf Pro
Usa i report degli accrediti di LedgerLeaf Pro per esaminare ed esportare i movimenti Shopify Payments alla base del bonifico interessato. Abbina l’importo del rimborso o della contestazione a quei movimenti, quindi riconcilia l’accredito con la banca. Etichetta le differenze temporali invece di forzarne la scomparsa.
Shopify afferma che un rimborso Shopify Payments viene normalmente detratto dal successivo accredito disponibile. Specifica inoltre che la commissione originale di elaborazione della carta di credito non viene restituita quando l’ordine è rimborsato. Per questo un ordine completamente rimborsato può comunque lasciare un costo di elaborazione reale. Consulta le regole aggiornate sui rimborsi Shopify Payments per tempistiche, saldi negativi e trattamento specifico per paese.
3. Conserva l’esito operativo insieme agli export
Se rientra un articolo fisico, registra nel pacchetto LedgerLeaf le sue condizioni e la decisione relativa alle scorte: ricevere un’unità danneggiata non significa automaticamente rimetterla tra gli articoli vendibili.
Per i chargeback, conserva motivo, prove, scadenza e stato attuale insieme ai file delle vendite e degli accrediti finché non è noto l’esito. Shopify detrae l’importo contestato e la commissione applicabile; se vinci la contestazione, Shopify afferma che entrambi vengono restituiti in un accredito successivo. La guida di Shopify sui chargeback spiega la procedura per presentare le prove e le tempistiche del recupero.
4. Salva e riutilizza la coppia
Archivia l’export delle vendite LedgerLeaf, il report degli accrediti di LedgerLeaf Pro, la riconciliazione bancaria e brevi note sulle eccezioni sotto lo stesso mese. Riutilizza il profilo vendite salvato e la verifica degli accrediti a ogni chiusura. La variazione della vendita e la relativa conseguenza sull’accredito restano pronte per la stessa verifica: è il vantaggio memorabile di LedgerLeaf che trasforma una rettifica in una traccia ripetibile.
La documentazione di Shopify sulla riconciliazione degli accrediti ribadisce perché entrambe le viste LedgerLeaf sono importanti: i movimenti degli accrediti possono includere rimborsi e contestazioni, ma non costituiscono un conto economico.
L’avvertenza di Leafy
Un accredito più basso non prova l’esistenza di un rimborso e un rimborso non prova che le scorte siano state reintegrate. Segui i dati di origine. Se usi un gestore diverso da Shopify Payments, aggiungi il suo estratto conto, perché i report degli accrediti Shopify Payments non lo includono.
Un esempio di rimborso completo
Supponiamo che un cliente abbia pagato 120 € e che la commissione originale sulla carta Shopify Payments fosse di 3,60 €. L’articolo viene poi restituito e l’intero importo di 120 € viene rimborsato. Shopify detrae il rimborso da un accredito successivo, mentre la commissione originale di 3,60 € rimane.
Il risultato di cassa complessivo dell’ordine è quindi −3,60 € prima della spedizione di reso, della perdita di scorte o di altri costi. La rettifica della vendita, il rimborso, la commissione sulla carta trattenuta, la decisione sulle scorte e i due movimenti bancari richiedono ciascuno la propria traccia. Le cifre sono illustrative ed escludono le imposte; usa i movimenti effettivi di LedgerLeaf e Shopify del negozio.
Quando l’export delle vendite e il report degli accrediti LedgerLeaf spiegano insieme questi movimenti, la domanda “Perché la commissione sulla carta è ancora presente?” riceve una risposta documentata invece di una rettifica a pareggio basata su ipotesi.
Mantieni insieme le rettifiche delle vendite Shopify e i movimenti degli accrediti con LedgerLeaf.
