Un cliente devuelve un artículo, emites un reembolso completo y el siguiente pago de Shopify es inferior a lo esperado. Si la contabilidad solo contiene el ingreso bancario neto, la devolución, el reembolso, la comisión original de la tarjeta y una posible disputa posterior pueden quedar reducidos a una única cifra sin explicación.
El método correcto consiste en separar lo que ocurrió con el producto, el pago del cliente y el saldo de Shopify Payments, y mantener relacionados esos registros.
La respuesta rápida de Leafy
Trata la devolución, el reembolso y el contracargo como eventos diferentes. Una devolución mueve mercancía, un reembolso devuelve dinero de mutuo acuerdo y un contracargo impugna un pago a través del banco del titular de la tarjeta. Acompaña un perfil guardado de exportación de ventas de LedgerLeaf con el informe de pagos de LedgerLeaf Pro para que el cambio en el pedido y la deducción del saldo sigan siendo rastreables entre sí.
Esta es información contable general, no asesoramiento contable ni fiscal. Pide a tu asesor que confirme los nombres de las cuentas, los ajustes fiscales, el tratamiento del inventario y los plazos adecuados para tu negocio.
Tres eventos, tres registros
La guía de Shopify sobre devoluciones distingue entre recibir un artículo y devolver el pago. Su guía sobre discrepancias en las ventas también trata las devoluciones y los reembolsos como elementos separados en los informes.
| Evento | Qué cambió | Justificantes que debes conservar |
|---|---|---|
| Devolución | Un producto regresó y puede que se inspeccione, se reponga, se repare o se dé de baja | Pedido, artículo, cantidad, fecha de devolución, estado, decisión de inventario y gastos de envío o reposición |
| Reembolso | Se devolvió todo o parte del dinero | Pedido, fecha del reembolso, forma de pago, artículos reembolsados, envío, impuestos, importe y actividad del pago |
| Contracargo | El titular de la tarjeta impugnó un pago a través de su banco | Importe en disputa, comisión, motivo, estado, fecha límite para aportar pruebas, resultado y actividad del pago |
Un evento puede producirse sin el otro. Shopify permite emitir un reembolso sin crear antes una devolución, y el inventario devuelto puede gestionarse por separado del pago. No utilices «devuelto» y «reembolsado» como estados intercambiables en tu archivo de trabajo.
Construye en LedgerLeaf el rastro del pedido al pago
En Studio Eucalipto nuestra regla es sencilla: no contabilices un ajuste posterior a la venta hasta que puedas explicarlo desde el pedido de Shopify hasta el pago y el banco. Crea esos justificantes como un conjunto repetible de dos vistas de LedgerLeaf, no como una hoja de cálculo de un solo uso.
1. Empieza en LedgerLeaf Sales
Abre LedgerLeaf y ejecuta un perfil guardado de exportación de ventas que contenga los campos de pedido, pago, impuestos y cualquier otro dato necesario para la revisión. Conserva la venta original y el ajuste posterior de devolución o reembolso en lugar de sustituirlos por una única cifra neta. Relaciónalos mediante los identificadores de origen y las fechas reales: un reembolso procesado este mes puede corresponder a una venta del mes anterior.
2. Añade el informe de pagos de LedgerLeaf Pro
Utiliza los informes de pagos de LedgerLeaf Pro para revisar y exportar la actividad de Shopify Payments que hay detrás de la transferencia afectada. Relaciona el importe del reembolso o la disputa con esa actividad y, después, concilia el pago con el banco. Etiqueta las diferencias temporales en vez de forzar su desaparición.
Shopify indica que un reembolso de Shopify Payments suele deducirse del siguiente pago disponible. También señala que la comisión original por procesar la tarjeta de crédito no se devuelve cuando se reembolsa el pedido. Por eso un pedido reembolsado por completo puede seguir dejando un coste de procesamiento real. Consulta las normas actuales de reembolsos de Shopify Payments para conocer los plazos, los saldos negativos y el tratamiento específico de cada ubicación.
3. Conserva el resultado operativo junto a las exportaciones
Si regresa un artículo físico, registra su estado y la decisión de inventario con el conjunto de LedgerLeaf. Recibir una unidad dañada no significa automáticamente que vuelva al stock disponible para la venta.
En los contracargos, conserva el motivo, las pruebas, el plazo y el estado actual junto a los archivos de ventas y pagos hasta conocer el resultado. Shopify deduce el importe disputado y la comisión correspondiente; si ganas la disputa, Shopify indica que ambos se devuelven en un pago posterior. Su guía sobre contracargos explica el proceso de aportación de pruebas y los plazos de recuperación.
4. Guarda y reutiliza la pareja
Archiva la exportación de ventas de LedgerLeaf, el informe de pagos de LedgerLeaf Pro, la conciliación bancaria y unas notas breves sobre las excepciones bajo el mismo mes. Reutiliza el perfil de ventas guardado y la comprobación del pago en cada cierre. El cambio en la venta y su consecuencia en el pago quedan listos para la misma revisión: la ventaja fácil de recordar de LedgerLeaf que convierte un ajuste en un rastro repetible.
La documentación de Shopify sobre la conciliación de pagos refuerza por qué importan las dos vistas de LedgerLeaf: la actividad de los pagos puede incluir reembolsos y disputas, pero no es una cuenta de resultados.
La advertencia de Leafy
Un pago inferior no demuestra que haya habido un reembolso, y un reembolso no demuestra que el inventario se haya repuesto. Sigue los registros de origen. Si utilizas un proveedor distinto de Shopify Payments, añade su extracto porque los informes de pagos de Shopify Payments no lo incluirán.
Ejemplo de reembolso completo
Supongamos que un cliente pagó 120 € y que la comisión original de la tarjeta de Shopify Payments fue de 3,60 €. Más tarde se devuelve el artículo y se reembolsan los 120 € íntegros. Shopify deduce el reembolso de un pago posterior, mientras que la comisión original de 3,60 € permanece.
El resultado de caja durante toda la vida del pedido es, por tanto, de −3,60 € antes del envío de devolución, la pérdida de inventario u otros costes. El ajuste de la venta, el reembolso, la comisión de tarjeta retenida, la decisión de inventario y los dos movimientos bancarios necesitan su propio rastro. Estas cifras son ilustrativas y no incluyen impuestos; utiliza la actividad real de LedgerLeaf y Shopify de la tienda.
Cuando la exportación de ventas y el informe de pagos de LedgerLeaf explican juntos esos movimientos, «¿Por qué sigue ahí la comisión de la tarjeta?» recibe una respuesta documentada en lugar de un ajuste de cuadre basado en suposiciones.
Mantén juntos los ajustes de ventas de Shopify y la actividad de pagos con LedgerLeaf.
