Un client renvoie un article, vous effectuez un remboursement intégral et le versement Shopify suivant est inférieur au montant attendu. Si la comptabilité ne contient que le dépôt bancaire net, le retour, le remboursement, les frais de carte initiaux et une éventuelle contestation ultérieure peuvent se fondre en un seul chiffre inexpliqué.
La méthode propre consiste à séparer ce qui est arrivé au produit, au paiement du client et au solde Shopify Payments, puis à conserver les liens entre ces justificatifs.
La réponse rapide de Leafy
Traitez le retour, le remboursement et la rétrofacturation comme trois événements différents. Un retour déplace des marchandises, un remboursement restitue de l’argent d’un commun accord et une rétrofacturation correspond à un paiement contesté par le titulaire de la carte auprès de sa banque. Associez un profil d’export de ventes LedgerLeaf enregistré au rapport de versement LedgerLeaf Pro afin que l’ajustement côté commande et la déduction côté trésorerie restent traçables l’un par rapport à l’autre.
Ces informations générales sur la comptabilité ne constituent ni un conseil comptable ni un conseil fiscal. Demandez à votre expert-comptable de confirmer les intitulés de comptes, les corrections de taxes, le traitement du stock et le calendrier adaptés à votre entreprise.
Trois événements, trois justificatifs
La documentation Shopify sur les retours distingue la réception d’un article du remboursement de son paiement. Sa documentation sur les écarts de ventes traite également retours et remboursements comme des éléments distincts dans les rapports.
| Événement | Ce qui a changé | Justificatifs à conserver |
|---|---|---|
| Retour | Un produit est revenu et peut être inspecté, remis en stock, réparé ou sorti du stock | Commande, article, quantité, date du retour, état, décision de stock, frais de retour ou de remise en stock |
| Remboursement | Une somme a été restituée en totalité ou en partie | Commande, date du remboursement, moyen de paiement, articles remboursés, livraison, taxes, montant et mouvements de versement |
| Rétrofacturation | Le titulaire de la carte a contesté un paiement auprès de sa banque | Montant contesté, frais, motif, statut, échéance des justificatifs, résultat et mouvements de versement |
Un événement peut se produire sans l’autre. Shopify permet d’effectuer un remboursement sans créer d’abord un retour, et le stock retourné peut être traité séparément du paiement. Dans votre fichier de travail, n’utilisez pas les statuts « retourné » et « remboursé » comme s’ils étaient interchangeables.
Construire la piste de la commande au versement dans LedgerLeaf
Chez Studio Eucalipto, notre règle est simple : ne comptabilisez aucun ajustement après-vente avant de pouvoir l’expliquer depuis la commande Shopify jusqu’au versement et à la banque. Constituez ces justificatifs sous la forme d’un dossier LedgerLeaf reproductible à deux vues, et non d’un tableur ponctuel.
1. Commencer dans LedgerLeaf Sales
Ouvrez LedgerLeaf et exécutez un profil d’export de ventes enregistré contenant la commande, le paiement, les taxes et les autres champs nécessaires à votre contrôle. Conservez la vente initiale et l’ajustement de retour ou de remboursement ultérieur au lieu de les remplacer par un seul montant net. Faites les rapprochements à partir des identifiants source et des dates réelles : un remboursement effectué ce mois-ci peut concerner une vente du mois précédent.
2. Ajouter le rapport de versement LedgerLeaf Pro
Utilisez les rapports de versement LedgerLeaf Pro pour examiner et exporter les mouvements Shopify Payments à l’origine du virement concerné. Rapprochez le remboursement ou le montant contesté de ces mouvements, puis le versement de la banque. Libellez les décalages temporels au lieu de les effacer artificiellement.
Shopify indique qu’un remboursement Shopify Payments est normalement déduit du prochain versement disponible. La plateforme précise aussi que les frais de traitement de carte initiaux ne sont pas remboursés lorsque la commande l’est. C’est pourquoi une commande intégralement remboursée peut tout de même laisser un coût de traitement réel. Consultez les règles actuelles de remboursement de Shopify Payments pour les délais, les soldes négatifs et le traitement propre à chaque pays.
3. Conserver le résultat opérationnel avec les exports
Si un article physique revient, consignez son état et la décision prise pour le stock dans le dossier LedgerLeaf. La réception d’une unité endommagée ne signifie pas automatiquement qu’elle redevient vendable.
Pour les rétrofacturations, conservez le motif, les justificatifs, l’échéance et le statut actuel avec les fichiers de ventes et de versements jusqu’à l’issue du litige. Shopify déduit le montant contesté et les frais applicables ; si vous obtenez gain de cause, Shopify indique que les deux sommes sont restituées dans un versement ultérieur. Sa documentation sur les rétrofacturations explique la procédure de preuve et le calendrier de restitution.
4. Enregistrer et réutiliser la paire
Rangez l’export de ventes LedgerLeaf, le rapport de versement LedgerLeaf Pro, le rapprochement bancaire et de courtes notes d’exception sous le même mois. Réutilisez le profil de ventes enregistré et le contrôle du versement à chaque clôture. La modification de la vente et sa conséquence sur le versement restent prêtes pour un même contrôle : c’est l’avantage LedgerLeaf à retenir, celui qui transforme un ajustement en piste reproductible.
La documentation Shopify sur le rapprochement des versements confirme pourquoi les deux vues LedgerLeaf comptent : les mouvements de versement peuvent inclure des remboursements et des litiges, mais ils ne constituent pas un compte de résultat.
Le point de vigilance de Leafy
Un versement inférieur ne prouve pas qu’un remboursement a eu lieu, et un remboursement ne prouve pas que le stock a été remis en vente. Suivez les enregistrements source. Si vous utilisez un prestataire autre que Shopify Payments, ajoutez son relevé, car il ne figurera pas dans les rapports de versement Shopify Payments.
Exemple de remboursement intégral
Imaginons qu’un client ait payé 120 € et que les frais de carte Shopify Payments initiaux s’élèvent à 3,60 €. L’article est ensuite retourné et les 120 € sont intégralement remboursés. Shopify déduit le remboursement d’un versement ultérieur, tandis que les frais initiaux de 3,60 € restent dus.
Le résultat de trésorerie sur toute la durée de vie de cette commande est donc de −3,60 € avant les frais de retour, la perte de stock ou les autres coûts. L’ajustement de vente, le remboursement, les frais de carte conservés, la décision de stock et les deux mouvements bancaires nécessitent chacun leur propre piste. Ces chiffres sont donnés à titre d’illustration et excluent les taxes ; utilisez les mouvements LedgerLeaf et Shopify réels de la boutique.
Lorsque l’export de ventes et le rapport de versement LedgerLeaf expliquent ensemble ces mouvements, la question « Pourquoi les frais de carte sont-ils toujours là ? » obtient une réponse documentée plutôt qu’une écriture d’équilibrage approximative.
Gardez les ajustements de ventes Shopify et les mouvements de versement ensemble avec LedgerLeaf.
