Ein Kunde schickt einen Artikel zurück, Sie erstatten den vollen Betrag und die nächste Shopify-Auszahlung fällt niedriger aus als erwartet. Wenn in der Buchhaltung nur die Nettoeinzahlung auf dem Bankkonto steht, können Retoure, Rückerstattung, ursprüngliche Kartengebühr und eine spätere Anfechtung zu einer einzigen unerklärten Zahl verschmelzen.

Die saubere Lösung besteht darin, getrennt festzuhalten, was mit der Ware, der Kundenzahlung und dem Shopify-Payments-Guthaben geschehen ist – und diese Nachweise anschließend miteinander zu verknüpfen.

Leafys schnelle Antwort

Behandeln Sie Retoure, Rückerstattung und Rückbuchung als unterschiedliche Ereignisse. Bei einer Retoure bewegt sich Ware, bei einer Rückerstattung fließt im gegenseitigen Einvernehmen Geld zurück und bei einer Rückbuchung ficht der Karteninhaber eine Zahlung über seine Bank an. Stellen Sie einen gespeicherten LedgerLeaf-Verkaufsexport neben den Auszahlungsbericht von LedgerLeaf Pro, damit die Änderung an der Bestellung und der Abzug vom Guthaben miteinander verknüpft bleiben.

Dies sind allgemeine Informationen zur Buchhaltung, keine Buchhaltungs- oder Steuerberatung. Lassen Sie Kontobezeichnungen, steuerliche Korrekturen, Bestandsbehandlung und den richtigen Buchungszeitpunkt für Ihr Unternehmen von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Drei Ereignisse, drei Nachweise

Shopifys Anleitung zu Retouren unterscheidet zwischen dem Empfang eines Artikels und der Rückzahlung an den Kunden. Auch in der Erläuterung zu Abweichungen in Verkaufsberichten werden Retouren und Rückerstattungen als separate Positionen behandelt.

Ereignis Was hat sich geändert? Aufzubewahrender Nachweis
Retoure Ein Produkt ist zurückgekommen und wird möglicherweise geprüft, wieder eingelagert, repariert oder abgeschrieben Bestellung, Artikel, Menge, Retourendatum, Zustand, Bestandsmaßnahme sowie Versand- oder Wiedereinlagerungsgebühr
Rückerstattung Der volle oder ein Teilbetrag wurde zurückgezahlt Bestellung, Erstattungsdatum, Zahlungsmethode, erstattete Artikel, Versand, Steuer, Betrag und Auszahlungsaktivität
Rückbuchung Der Karteninhaber hat eine Zahlung über seine Bank angefochten Angefochtener Betrag, Gebühr, Grund, Status, Frist für Nachweise, Ergebnis und Auszahlungsaktivität

Ein Ereignis kann ohne das andere eintreten. Shopify erlaubt eine Rückerstattung, ohne dass zuvor eine Retoure angelegt wurde, und zurückgekommener Bestand kann unabhängig von der Zahlung behandelt werden. Verwenden Sie „retourniert“ und „erstattet“ in Ihrer Arbeitsdatei nicht als austauschbare Statusangaben.

Den Weg von der Bestellung bis zur Auszahlung in LedgerLeaf aufbauen

Unsere Regel bei Studio Eucalipto ist einfach: Buchen Sie eine Anpassung nach dem Verkauf erst, wenn Sie sie von der Shopify-Bestellung über die Auszahlung bis zur Bank erklären können. Erstellen Sie diese Nachweise als wiederholbares LedgerLeaf-Paket mit zwei Ansichten und nicht als einmalige Tabelle.

1. In LedgerLeaf Sales beginnen

Öffnen Sie LedgerLeaf und führen Sie ein gespeichertes Verkaufsexportprofil mit den Bestell-, Zahlungs-, Steuer- und weiteren Feldern aus, die Sie für die Prüfung benötigen. Bewahren Sie den ursprünglichen Verkauf und die spätere Retouren- oder Erstattungsanpassung getrennt auf, statt sie durch einen Nettobetrag zu ersetzen. Ordnen Sie die Vorgänge anhand der Quellkennungen und tatsächlichen Daten zu; eine Rückerstattung in diesem Monat kann sich auf einen Verkauf aus dem Vormonat beziehen.

2. Den Auszahlungsbericht von LedgerLeaf Pro ergänzen

Prüfen und exportieren Sie mit den Auszahlungsberichten von LedgerLeaf Pro die Shopify-Payments-Aktivität hinter der betroffenen Überweisung. Ordnen Sie den Erstattungs- oder Anfechtungsbetrag dieser Aktivität und anschließend die Auszahlung der Bank zu. Kennzeichnen Sie zeitliche Unterschiede, statt sie künstlich zu beseitigen.

Laut Shopify wird eine Shopify-Payments-Rückerstattung normalerweise von der nächsten verfügbaren Auszahlung abgezogen. Shopify weist außerdem darauf hin, dass die ursprüngliche Kreditkarten-Bearbeitungsgebühr bei einer Rückerstattung nicht zurückgezahlt wird. Deshalb kann selbst nach einer vollständigen Rückerstattung eine echte Bearbeitungsgebühr verbleiben. Prüfen Sie die aktuellen Shopify-Payments-Regeln für Rückerstattungen zu Zeitpunkt, negativen Salden und standortspezifischer Behandlung.

3. Das operative Ergebnis neben den Exporten aufbewahren

Wenn ein physischer Artikel zurückkommt, halten Sie seinen Zustand und die Bestandsentscheidung zusammen mit dem LedgerLeaf-Paket fest. Der Empfang einer beschädigten Einheit bedeutet nicht automatisch, dass sie wieder als verkaufsfähiger Bestand verfügbar ist.

Bewahren Sie bei Rückbuchungen Grund, Nachweise, Frist und aktuellen Status neben den Verkaufs- und Auszahlungsdateien auf, bis das Ergebnis feststeht. Shopify zieht den angefochtenen Betrag und die entsprechende Gebühr ab. Wenn Sie die Anfechtung gewinnen, werden laut Shopify beide Beträge mit einer späteren Auszahlung zurückgezahlt. Die Shopify-Anleitung zu Rückbuchungen erläutert das Nachweisverfahren und den Zeitpunkt der Rückzahlung.

4. Das Dateipaar speichern und wiederverwenden

Legen Sie den LedgerLeaf-Verkaufsexport, den Auszahlungsbericht von LedgerLeaf Pro, den Bankabgleich und kurze Hinweise zu Ausnahmen unter demselben Monat ab. Verwenden Sie das gespeicherte Verkaufsprofil und die Auszahlungsprüfung bei jedem Abschluss erneut. Die Änderung am Verkauf und ihre Folge für die Auszahlung bleiben für dieselbe Prüfung bereit – der einprägsame LedgerLeaf-Vorteil, der aus einer Anpassung eine wiederholbare Nachweiskette macht.

Shopifys eigene Dokumentation zum Auszahlungsabgleich unterstreicht, weshalb beide LedgerLeaf-Ansichten wichtig sind: Die Auszahlungsaktivität kann Rückerstattungen und Anfechtungen enthalten, ist aber keine Umsatzrechnung.

Leafys Hinweis

Eine niedrigere Auszahlung beweist keine Rückerstattung, und eine Rückerstattung beweist nicht, dass die Ware wieder eingelagert wurde. Folgen Sie den Quelldatensätzen. Wenn Sie einen anderen Anbieter als Shopify Payments nutzen, fügen Sie dessen Abrechnung hinzu, da sie nicht in den Shopify-Payments-Auszahlungsberichten enthalten ist.

Beispiel für eine vollständige Rückerstattung

Angenommen, ein Kunde hat 120 € bezahlt und die ursprüngliche Shopify-Payments-Kartengebühr betrug 3,60 €. Der Artikel wird später retourniert und die vollen 120 € werden erstattet. Shopify zieht die Rückerstattung von einer späteren Auszahlung ab, während die ursprüngliche Gebühr von 3,60 € bestehen bleibt.

Über die gesamte Laufzeit der Bestellung ergibt sich damit ein Zahlungsergebnis von −3,60 € vor Retourenversand, Bestandsverlust oder weiteren Kosten. Verkaufsanpassung, Rückerstattung, einbehaltene Kartengebühr, Bestandsentscheidung und beide Bankbewegungen benötigen jeweils ihre eigene Spur. Die Zahlen dienen nur zur Veranschaulichung und enthalten keine Steuern; verwenden Sie die tatsächlichen LedgerLeaf- und Shopify-Aktivitäten Ihres Shops.

Wenn LedgerLeaf-Verkaufsexport und Auszahlungsbericht diese Bewegungen gemeinsam erklären, erhält die Frage „Warum ist die Kartengebühr noch da?“ eine dokumentierte Antwort statt einer geschätzten Ausgleichsbuchung.

Halten Sie Shopify-Verkaufsanpassungen und Auszahlungsaktivitäten mit LedgerLeaf zusammen.