Vous trouvez le versement Shopify de 2 881 € sur votre relevé bancaire et le marquez comme rapproché. À la clôture mensuelle, votre comptable demande comment les frais, remboursements, litiges et ajustements ont produit ce montant. Vous rouvrez les rapports et reconstituez l’explication. La clôture prend du retard alors que l’argent est bien arrivé.
Réponse rapide de Leafy
Rapprochez le versement net du relevé bancaire et expliquez les mouvements qui le composent. Utilisez les rapports et exports de versements de LedgerLeaf Pro pour préparer ce contrôle dans l’interface Shopify, avec les données de ventes nécessaires à votre comptable.
Pourquoi le rapprochement bancaire ne suffit pas
Un dépôt bancaire indique combien d’argent est arrivé. Il n’indique pas ce que les clients ont payé avant remboursements et frais. Enregistrer ce dépôt comme des ventes efface cette distinction et oblige votre comptable à demander les détails manquants.
Le rapport d’activité Shopify Payments décrit les mouvements du solde des paiements, pas le chiffre d’affaires comptable. Le récapitulatif d’une période et le détail d’un versement répondent aussi à des besoins différents. Shopify fournit les données, mais leur regroupement avec les exports de ventes et notes bancaires reste à votre charge.
LedgerLeaf réunit rapports de versements et exports de ventes personnalisables dans une même application. Vous préparez un dossier plus clair sans compte externe supplémentaire, en séparant mouvements de trésorerie et données de ventes.
Rapprocher un versement dans LedgerLeaf
1. Partir du dépôt à expliquer
Ouvrez Payouts dans LedgerLeaf Pro et examinez l’activité des versements Shopify Payments correspondant au dépôt à vérifier. Exportez les données pour le rapprochement. Conservez l’identifiant, la devise et la date du versement avec votre note bancaire pour ne pas confondre deux dépôts similaires.
Dans l’exemple suivant, le relevé bancaire indique 2 881 €. Rapprochez ce montant en euros, plutôt qu’un total de ventes voisin. Notez la date de réception bancaire séparément de la date du versement, car le virement peut prendre du temps.
2. Vérifier comment on arrive à 2 881 €
Utilisez les données exportées du versement pour préparer le détail destiné à votre comptable. Séparez les déductions des ajustements positifs. Cet exemple illustratif reprend le montant de l’image de l’article.
| Mouvements composant un versement | Montant |
|---|---|
| Paiements des clients | 3 200 € |
| Remboursements | −180 € |
| Litiges | −60 € |
| Frais de traitement | −94 € |
| Ajustement | +15 € |
| Versement Shopify Payments | 2 881 € |
| Dépôt bancaire | 2 881 € |
Les déductions totalisent 334 €. L’ajustement de 15 € ramène à 319 € l’écart entre les paiements des clients et le versement. Le rapprochement bancaire seul masque ces mouvements.
Supposons que votre rapprochement indique plutôt 2 975 €. L’écart de 94 € correspond aux frais de cet exemple. Vérifiez si vous les avez oubliés dans le calcul avant de chercher une vente manquante ou de modifier un remboursement. Confirmez les transactions concernées sans supposer que tout écart de 94 € a la même cause.
L’export du versement permet de vérifier un écart précis et de transmettre les justificatifs, plutôt que de laisser votre comptable face à un dépôt inexpliqué.
3. Préparer aussi les données de ventes
Ouvrez Sales dans la même application et exportez la période concernée en CSV ou XLSX. Choisissez les colonnes utilisées par votre comptable pour les commandes, paiements, remboursements et taxes. Enregistrez cette sélection comme modèle de colonnes pour le mois suivant.
Conservez le fichier de ventes avec l’export du versement et la note bancaire. Le premier explique l’activité de la boutique. Le second explique le transfert d’argent. Leurs totaux peuvent différer selon les frais, déductions et dates. Ne forcez donc pas le total des ventes à correspondre à 2 881 €.
Le mois suivant, réutilisez le modèle de colonnes et préparez le nouvel export de versements. Vous évitez de refaire le tableau de ventes et conservez les justificatifs de chaque dépôt.
Examiner les écarts en gardant les justificatifs
Si le montant exporté du versement diffère encore du dépôt bancaire, vérifiez d’abord la devise, le statut et le délai de traitement bancaire. La documentation des versements de Shopify explique que le statut Déposé signifie que les fonds ont été envoyés à la banque, qui peut encore devoir les traiter.
Si le total d’une période diffère, vérifiez les dates, mouvements en attente, réserves et retenues. Le rapport natif d’activité Shopify présente un décalage de trois jours et peut omettre les mouvements récents. Reportez un montant en attente justifié à la prochaine vérification, plutôt que d’inventer un ajustement pour équilibrer les chiffres.
Conservez les points non résolus avec les données exportées et la référence du versement. Ce processus concerne Shopify Payments. Séparez les dépôts des autres prestataires pour ne pas les prendre pour des fonds Shopify Payments manquants.
Garder un coût mensuel raisonnable
A2X démarre à 29 dollars américains par mois avec son forfait Mini, jusqu’à 200 commandes, et transmet des récapitulatifs à des logiciels comptables comme QuickBooks ou Xero. Cela ajoute un coût et une connexion à gérer lorsque vous avez surtout besoin de justificatifs de versements et de fichiers de ventes pour votre comptable.
LedgerLeaf Pro coûte 5,90 dollars américains par mois et inclut rapports de versements et exports de ventes personnalisables. Pour cette transmission, c’est le choix le plus simple et le moins coûteux dans l’interface Shopify. Vous vérifiez toujours le rapprochement bancaire et le traitement comptable avec votre comptable, mais préparez les documents directement dans Shopify.
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