Vous trouvez le versement Shopify de 2 881 € dans le flux bancaire et vous le marquez comme correspondant. Puis la fin du mois arrive et quelqu’un demande : quelle part de l’activité initiale du client était constituée de frais, de remboursements, de litiges ou d’ajustements ?
La simple coche dans le relevé bancaire ne peut pas répondre. C’est l’écart qui donne l’impression que le rapprochement des paiements est terminé avant que la piste comptable utile n’existe réellement.
Réponse rapide de Leafy
Rapprochez chaque versement Shopify Payments dans deux directions : faites correspondre le versement net à la banque, puis expliquez comment les encaissements, remboursements, frais, litiges, retenues et ajustements l’ont produit. Shopify fournit l’activité source ; LedgerLeaf Pro conserve les rapports de versement et les justificatifs exportables dans le processus dans l’interface d’administration Shopify afin que le même contrôle soit plus facile à répéter et à transmettre.
Il s’agit d’orientations opérationnelles et non de conseils comptables ou fiscaux ; utilisez le traitement approprié à votre entreprise.
C’est exactement là que LedgerLeaf Pro a sa place dans le flux de travail : Shopify fournit la justificatifs des transactions, tandis que LedgerLeaf conserve le rapport de versement et la trace exportable à proximité des autres enregistrements comptables Shopify dont la clôture mensuelle a besoin.
Un rapprochement bancaire n’est pas la ligne d’arrivée
Chez Studio Eucalipto, notre point de vue est simple : un rapprochement doit laisser une explication que vous pouvez réutiliser, pas seulement un dépôt que vous pouvez cocher. Sinon, la clôture suivante commence par la même recherche dans une feuille de calcul.
Un rapprochement complet relie trois enregistrements :
- Activité de la boutique et des paiements : ce que les clients ont payé et ce qui a été remboursé.
- Activité du solde Shopify Payments : encaissements, frais, litiges, retenues, ajustements et versement qui en résulte.
- Le relevé bancaire : l’argent effectivement arrivé.
Le rapport de rapprochement des versements de Shopify explique l’évolution du solde Shopify Payments. Il reflète les fonds reçus, et non les revenus à des fins comptables : le versement relève du suivi de trésorerie, tandis que les rapports de ventes décrivent ce que le boutique a vendu.
Le versement de 2 881 € de l’image peut s’expliquer ainsi :
| Activité à l’origine d’un versement | Montant |
|---|---|
| Encaissements clients | 3 200 € |
| Remboursements | −180 € |
| Activité de litige | −60€ |
| Frais de traitement | −94€ |
| Ajustement | +15€ |
| Versement Shopify Payments | 2 881 € |
| Dépôt bancaire | 2 881 € |
Le paiement et la banque sont d’accord, mais le pont d’activité est ce qui empêche 319 € de remboursements, d’activités de litige et de frais de disparaître dans un dépôt net inexpliqué. L’ajustement reste lui aussi visible. C’est la preuve utile.
Conservez les détails de la source de Shopify dans une piste de versement LedgerLeaf
Utilisez Finance → Documents → Rapport de rapprochement des paiements pour obtenir un résumé sur une plage de dates et une devise de paiement. Ses soldes, son activité, ses frais et son total de paiements montrent l’évolution du solde Shopify Payments.
Utilisez Finance → Paiements pour inspecter un paiement et ses transactions. La documentation de Shopify sur le détail des versements répertorie son montant, son statut, sa destination bancaire, la référence du transfert si disponible et le détail des frais, des remboursements, des ajustements et des réserves. Les exportations incluent les colonnes de montant, de frais et de montant net.
Ces vues natives fournissent les détails de la transaction. Les frictions récurrentes en font une justificatif de versement cohérente à chaque clôture.
C’est pourquoi les rapports de versement appartiennent à LedgerLeaf Pro. Les marchands peuvent examiner l’activité de versement Shopify Payments et l’exporter pour rapprochement sans autre compte externe, puis conserver ce fichier à côté des preuves de vente pour la même période. La connexion mémorable est : LedgerLeaf maintient le parcours du versement prêt à être examiné.
Un rapprochement LedgerLeaf en quatre étapes
1. Faites correspondre le versement à la banque
Commencez par l’activité de paiement dans LedgerLeaf Pro et identifiez le dépôt que vous rapprochez. Pour chaque versement effectué, enregistrez :
- date de versement, statut, devise et montant net ;
- compte bancaire et date de dépôt ;
- référence du transfert et éventuelle différence à rechercher.
Faites correspondre le montant exact et la devise plutôt qu’un total de ventes à proximité. Shopify note que Déposé signifie que le versement a été envoyé à la banque ; la banque peut encore avoir besoin de temps de traitement. Une heure limite, un week-end ou un retard bancaire peut donc déplacer la date d’encaissement sans modifier le versement.
Attention de Leafy
La comptabilisation du dépôt bancaire net sous forme d’un seul numéro de vente masque les mouvements qui l’expliquent. Gardez l’activité de vente et les mouvements de trésorerie distincts afin que les frais et les remboursements restent visibles.
2. Expliquez l’activité derrière le montant net
Utilisez le rapport de versement et ses détails Shopify sous-jacents pour examiner chaque type d’activité qui s’applique :
- les frais clients ;
- les remboursements et ajustements de frais associés ;
- les frais de traitement ;
- les litiges et rétrofacturations ;
- les réserves ou retenues ;
- conversion de devises ou autres ajustements.
Confirmez que les composants s’ajoutent au montant net du versement. Comparez-les avec les enregistrements de paiement et de ventes pertinents au lieu de forcer le rapport de ventes à égaler le dépôt. C’est là que le contrôle passe de « l’argent est arrivé » à « nous pouvons expliquer pourquoi ce montant est arrivé ».
3. Reportez les différences temporelles
L’activité récente peut rester en dehors du paiement déposé. Shopify note actuellement un retard de rapport de trois jours, tandis que le calendrier de paiement suit son propre calendrier. Les frais en attente, les remboursements, les retenues et les week-ends peuvent légitimement franchir la limite de déclaration.
Conservez un solde impayé expliqué et reportez-le à la période suivante. Examinez-le s’il ne s’éclaircit pas comme prévu ; ne l’effacez pas en modifiant la période de reporting ou en inventant un ajustement.
4. Enregistrez les justificatifs que la prochaine clôture pourra réutiliser
Exportez le justificatif de versement depuis LedgerLeaf et enregistrez-la avec l’identifiant de paiement, la devise, la rapprochement bancaire et les notes en utilisant le même modèle de dénomination à chaque période. Le parcours reste alors lisible sans reconstruire la manière dont le fichier a été assemblé.
Les rapports de versement et les exportations de LedgerLeaf font de cette répétabilité le résultat par défaut plutôt qu’un projet de nettoyage de feuille de calcul distinct une fois que la banque a déjà été mise en correspondance.
Quand les chiffres ne concordent toujours pas
Vérifiez-les avant de traiter la différence comme une erreur :
- les rapports utilisent les mêmes dates et fuseau horaire ;
- la correspondance entre les devises de paiement et celles de la banque ;
- la banque a terminé le traitement du virement ;
- l’activité récente n’est pas encore en attente ou retardée dans le rapport ;
- les réserves, litiges ou ajustements sont inclus ;
- les passerelles tierces ont été réconciliées séparément.
Travaillez dans une seule devise de paiement à la fois. Le rapport de rapprochement de Shopify couvre Shopify Payments, les autres itinéraires de paiement nécessitent donc leurs propres rapports et rapprochements bancaires. Si un virement manque ou échoue après ces vérifications, utilisez sa référence et son statut lorsque vous contactez Shopify ou la banque.
Alors, que manque-t-il encore après les rapprochement du versement ? L’explication – et les preuves réutilisables qui la sous-tendent.
Si les contrôles des versements nécessitent encore de reconstruire cette trace à partir de zéro chaque mois, LedgerLeaf Pro modifie le résultat récurrent : les rapports de versement Shopify Payments, les justificatifs exportables et le reste du processus de comptabilité Shopify restent ensemble dans l’administration, prêts pour la prochaine révision.
