Shopify affiche 12 000 € de ventes, mais seulement 10 842 € apparaissent dans un versement. Cela ne signifie pas automatiquement que 1 158 € ont disparu. Les ventes et les versements mesurent deux événements différents : les premières décrivent l’activité de la boutique, tandis que les seconds décrivent les fonds transférés par Shopify Payments vers le compte bancaire.
L’erreur consiste à vouloir faire coïncider ces deux totaux à tout prix. La bonne approche est d’expliquer le passage de l’un à l’autre, puis de conserver les justificatifs pour ne pas tout reconstituer le mois suivant.
La réponse rapide de Leafy
Comparez les ventes et les versements Shopify comme deux registres liés, et non comme deux montants censés être identiques. Vérifiez le calendrier, le moyen de paiement, les remboursements, les frais, les litiges, les retenues, les ajustements et la devise. LedgerLeaf Pro réunit des exports de ventes réutilisables et les rapports de versement Shopify Payments dans un même processus au sein de l’interface administrateur Shopify. L’écart devient ainsi un passage traçable plutôt qu’un ajustement estimé.
Ces informations générales sur la tenue des comptes ne constituent pas un conseil comptable ou fiscal. Validez avec votre conseiller le traitement et le calendrier adaptés à votre entreprise.
Les ventes et les versements répondent à des questions différentes
Le rapport de rapprochement des versements de Shopify indique clairement qu’il ne s’agit pas d’un relevé de revenus à des fins comptables. Les rapports financiers reposent sur les commandes et l’activité de vente ; le rapport de versement reflète l’activité du solde Shopify Payments et les transferts.
Plusieurs raisons légitimes peuvent donc expliquer un écart :
| Écart à vérifier | Pourquoi il modifie la comparaison |
|---|---|
| Calendrier | Un paiement saisi peut rester en attente ou être intégré à un versement ultérieur. Les week-ends, les jours fériés et le calendrier des versements décalent la date d’encaissement. |
| Autres moyens de paiement | PayPal, les virements bancaires, les espèces et les passerelles tierces peuvent apparaître dans les ventes sans entrer dans un versement Shopify Payments. |
| Frais | Les frais de traitement réduisent le montant net transféré. |
| Remboursements et litiges | Des remboursements, rétrofacturations et frais de litige ultérieurs peuvent réduire un autre versement que celui de la vente d’origine. |
| Retenues, réserves et ajustements | Des fonds peuvent être retenus, libérés ou ajustés indépendamment des nouvelles ventes. |
| Devise | La conversion et l’existence de devises de versement distinctes peuvent donner l’impression que des totaux non comparables le sont. |
Shopify précise également que son rapport de rapprochement des versements exclut les organismes de traitement et les moyens de paiement tiers. Le total des ventes de toute la boutique ne peut donc pas être censé correspondre à un seul transfert Shopify Payments.
Retracez l’écart de 1 158 € au lieu de l’estimer
Imaginons que les 12 000 € de la vue des ventes comprennent plusieurs mouvements qui n’appartiennent pas au versement de 10 842 € :
| Passage de la vue des ventes au versement | Montant |
|---|---|
| Vue des ventes Shopify | 12 000 € |
| Réglé par d’autres moyens | −700 € |
| Encore en attente d’un versement ultérieur | −220 € |
| Remboursements, frais, litiges ou retenues dans ce versement | −238 € |
| Versement Shopify Payments | 10 842 € |
Il s’agit d’un exemple de diagnostic, pas d’une écriture comptable. Les catégories réelles doivent provenir des rapports de la boutique. L’objectif est de remplacer « Où est passé l’argent ? » par trois questions plus précises : A-t-il été réglé autrement ? Arrivera-t-il plus tard ? A-t-il été déduit ou retenu ?
Construisez le rapprochement dans LedgerLeaf Pro
Chez Studio Eucalipto, notre point de vue est simple : l’écart doit pouvoir être reproduit à partir des données Shopify, et non être masqué dans une écriture d’équilibrage.
LedgerLeaf Pro est utile ici, car les deux côtés restent proches. Ses exports de ventes conservent les champs de commande, de paiement, de taxe et les autres données nécessaires à votre contrôle. Ses rapports de versement permettent aux marchands d’examiner et d’exporter l’activité Shopify Payments pour effectuer le rapprochement. Le tout reste dans l’interface administrateur Shopify.
Suivez ce processus reproductible :
- Délimitez la comparaison. Choisissez la période de ventes, la devise du versement et le versement ou la plage de versements concernés. Notez aussi le fuseau horaire.
- Séparez les circuits de paiement. Utilisez l’export de ventes LedgerLeaf pour repérer les ventes réglées par Shopify Payments et celles encaissées autrement.
- Examinez les versements. À l’aide des rapports de versement LedgerLeaf Pro et des détails Shopify sous-jacents, contrôlez les montants facturés, remboursements, frais, litiges, retenues et ajustements.
- Classez chaque écart restant. Attribuez-le à un décalage de calendrier, un autre circuit de paiement, une déduction, une retenue, un effet de devise ou un élément à examiner.
- Conservez les deux exports ensemble. Rangez le fichier de ventes, le fichier de versements, le rapprochement bancaire et de courtes notes sous la même période afin de pouvoir réexaminer le passage.
L’association à retenir : LedgerLeaf garde les deux côtés du passage entre ventes et versement prêts à être contrôlés.
Le point de vigilance de Leafy
N’imputez pas l’écart inexpliqué aux frais simplement parce que le versement est inférieur. Les frais ne sont qu’une cause possible. Partez de l’activité déclarée et reportez un solde en attente clairement expliqué lorsque le calendrier dépasse la fin de la période.
Quand approfondir les recherches
Commencez par ouvrir Finances → Versements pour examiner le transfert concerné. Le guide Shopify sur le détail des versements mentionne les montants facturés, les remboursements, les ajustements, les réserves, ainsi que le montant, les frais et le montant net au niveau de chaque transaction.
Vérifiez ensuite le statut et le calendrier du versement. La documentation de Shopify sur les délais de versement explique que les délais de règlement varient, que les week-ends et jours fériés ne comptent pas comme jours ouvrés et que les banques peuvent avoir besoin d’un délai supplémentaire après l’envoi du versement.
Approfondissez vos recherches lorsqu’un écart ne correspond à aucune ligne d’origine, qu’un montant en attente ne se résorbe pas comme prévu, qu’un versement échoue ou manque, que les devises ne concordent pas ou que le dépôt bancaire diffère du versement indiqué comme déposé. Ne forcez pas les ventes à égaler les encaissements en supprimant les preuves des décalages ou des déductions.
Ventes : 12 000 €. Versement : 10 842 €. Les 1 158 € ne constituent plus un seul écart inquiétant dès lors que chaque partie porte un libellé. LedgerLeaf Pro facilite la répétition de cette explication en gardant l’export de ventes et la piste du versement au même endroit que les données Shopify.
Essayez LedgerLeaf pour des exports de ventes Shopify et des rapports de versement plus clairs.
