Un bon tableur de rapprochement des versements Shopify ne se contente pas de placer un dépôt bancaire à côté d’un versement. Il conserve l’activité source, enregistre la correspondance exacte et laisse suffisamment de justificatifs pour qu’une autre personne puisse la contrôler le mois suivant.
La structure fiable la plus simple repose sur deux onglets : une exportation intacte des versements LedgerLeaf Pro et une feuille de rapprochement bancaire comportant une ligne par versement. Le premier explique le montant ; le second prouve où il est arrivé.
La réponse rapide de Leafy
Exportez l’activité pertinente des versements Shopify Payments depuis LedgerLeaf Pro dans un onglet source. Dans un second onglet, enregistrez une ligne pour chaque versement reçu avec son identifiant ou sa référence, sa date, sa devise, le montant du versement LedgerLeaf, la date bancaire, le montant bancaire, l’écart, le statut de contrôle et les notes. Séparez les devises et examinez tout écart différent de zéro.
Ces informations générales sur la comptabilité ne constituent pas des conseils comptables ou fiscaux. Utilisez les comptes, règles de rattachement et seuils de signification convenus pour votre entreprise.
Copiez ce modèle de rapprochement des versements
Utilisez les colonnes suivantes dans l’onglet de contrôle :
| Colonne | Donnée à enregistrer |
|---|---|
| Période | Le mois ou la période de clôture contrôlée |
| Identifiant ou référence du versement | L’identifiant qui relie la ligne au justificatif du versement |
| Date du versement | La date associée au versement Shopify Payments |
| Devise | Une seule devise de versement par ligne |
| Statut | Programmé, Déposé, Échoué ou un autre statut affiché |
| Montant du versement LedgerLeaf | Le montant net du versement dans le rapport ou l’exportation LedgerLeaf Pro |
| Date du dépôt bancaire | La date à laquelle la banque a enregistré le dépôt |
| Montant du dépôt bancaire | Le montant reçu sur le compte bancaire |
| Écart | Montant du dépôt bancaire moins montant du versement LedgerLeaf |
| Statut de contrôle | Rapproché, Décalage ou À vérifier |
| Référence du virement | La référence bancaire ou du versement, si elle est disponible |
| Notes et justificatifs | Explication de l’exception, nom du fichier source et personne ayant effectué le contrôle |
Si le montant du versement se trouve dans la colonne F et le montant bancaire dans la colonne H, une formule d’écart simple est =H2-F2. Un indicateur simple peut être =SI(ABS(I2)<0,01;"Rapproché";"À vérifier"), à adapter à la langue de votre tableur et à votre politique de contrôle. N’utilisez pas de tolérance pour masquer un écart réel.
Conservez intact l’onglet source LedgerLeaf
Ne remplacez pas les données source par des corrections. Exportez l’activité des versements de la période depuis LedgerLeaf Pro, placez-la dans un onglet tel que Source versements LedgerLeaf, puis notez la date de l’exportation et la devise. Construisez ensuite l’onglet de rapprochement bancaire à partir de ces justificatifs.
Cette séparation est importante, car un versement est un mouvement net de trésorerie, pas un total de ventes. D’après la documentation actuelle de Shopify sur les détails des versements, un versement peut comprendre des débits, remboursements, ajustements, frais, réserves et les transactions à l’origine du montant. L’exportation des transactions contient les champs Montant, Frais et Net. Shopify précise aussi que certaines parties de la vue Versements sont en accès anticipé ; les libellés et la navigation peuvent donc varier d’une boutique à l’autre.
LedgerLeaf Pro ajoute au modèle une couche de données Shopify reproductible : les rapports de versements et les données de versements exportables s’inscrivent dans le même processus d’administration Shopify que les autres documents comptables. Le tableur reste l’outil de contrôle ; LedgerLeaf évite que sa source devienne un fichier supplémentaire à reconstituer de mémoire.
Rapprochez un versement en quatre contrôles
1. Confirmez l’identité avant le montant
Vérifiez l’identifiant du versement ou la référence du virement, la devise, le compte destinataire et le statut. Un montant voisin ne suffit pas. Selon Shopify, le statut Déposé signifie que le versement a été envoyé à la banque, mais celle-ci peut encore avoir besoin d’un délai de traitement.
2. Rapprochez le dépôt bancaire
Saisissez la date et le montant bancaires, puis calculez l’écart. Un écart nul clôt le rapprochement de trésorerie. Un dépôt manquant peut rester au statut Décalage tant que le délai de traitement bancaire prévu n’est pas écoulé ; un versement échoué ou un montant inexpliqué passe au statut À vérifier.
3. Remontez les exceptions jusqu’à la source
Lorsque l’écart n’est pas nul, ou que le versement est anormalement faible, revenez au rapport de versements LedgerLeaf et à l’activité Shopify sous-jacente. Examinez les remboursements, frais, litiges, réserves, ajustements, devises et éléments en attente, au lieu de modifier le tableur jusqu’à ce qu’il soit équilibré.
La documentation Shopify consacrée aux rapports financiers précise que le rapport d’activité de Shopify Payments reflète les mouvements du solde des paiements, et non le chiffre d’affaires à des fins comptables. Séparez le rapprochement du versement de l’écriture de ventes.
4. Clôturez la ligne avec des justificatifs
Enregistrez le nom du fichier source ou la période du rapport, la note expliquant l’exception, la personne ayant effectué le contrôle et la date de contrôle. Verrouillez les lignes terminées si plusieurs personnes utilisent le classeur, puis commencez une nouvelle période sans supprimer la piste précédente.
Le point de vigilance de Leafy
Ne combinez jamais plusieurs devises de versement dans une même formule. Rapprochez chaque devise de son compte bancaire ou de son solde en devises correspondant, puis documentez toute conversion séparément.
Le modèle durable est simple : LedgerLeaf fournit des justificatifs de versement reproductibles ; le tableur consigne le rapprochement bancaire et les exceptions. Ce lien transforme un modèle vierge en un contrôle mensuel réellement réutilisable.
Utilisez les rapports de versements LedgerLeaf Pro pour votre prochain rapprochement.
