Un client règle en dollars, votre boutique établit ses rapports en euros et Shopify envoie des versements vers plusieurs comptes bancaires. Tous les chiffres peuvent être justes et pourtant sembler impossibles à rapprocher lorsque trois rôles monétaires différents sont mélangés.
La solution n’est pas un immense tableur où tout est converti. Il faut une piste de versement distincte pour chaque devise, rapprochée avant toute conversion dans la devise de votre comptabilité.
La réponse rapide de Leafy
Vérifiez d’abord si Shopify convertit toutes les commandes dans une seule devise de versement ou effectue de véritables versements multidevises. Utilisez ensuite les rapports de versement LedgerLeaf Pro pour conserver une piste de justificatifs par devise de versement, rapprochez chaque versement net d’un compte bancaire dans cette même devise, puis convertissez uniquement le résultat déjà rapproché selon votre méthode comptable.
Ces informations générales sur la comptabilité ne constituent ni un conseil comptable ni un conseil fiscal. Demandez à votre expert-comptable de confirmer les sources de taux de change, les dates de comptabilisation, les comptes et le traitement fiscal.
Séparer les trois rôles monétaires
Avant d’ouvrir un tableur, identifiez les devises concernées :
- La devise de présentation est celle utilisée par le client lors du paiement. Suivez-la dans les détails de la commande et du paiement.
- La devise de versement est celle que Shopify envoie vers un compte bancaire de versement. Rapprochez les mouvements Shopify Payments du dépôt bancaire.
- La devise comptable est celle utilisée dans vos comptes. Convertissez ensuite dans cette devise le résultat en monnaie étrangère déjà rapproché.
Vendre dans plusieurs devises ne signifie pas toujours recevoir plusieurs devises de versement. La documentation Shopify sur les versements multidevises réserve actuellement cette fonctionnalité aux boutiques admissibles ayant souscrit le forfait Advanced ou Shopify Plus. D’autres boutiques admissibles à Shopify Payments peuvent vendre dans plusieurs devises tout en recevant des versements convertis dans une devise de versement nationale.
Cette distinction détermine la méthode. Si Shopify ne verse que des EUR, rapprochez les versements en EUR. Si Shopify verse des EUR, des USD et des GBP sur des comptes dédiés, créez trois pistes distinctes.
Créer une piste LedgerLeaf par devise de versement
Chez Studio Eucalipto, notre règle est simple : ne convertissez jamais un versement inexpliqué. Rapprochez-le d’abord dans sa propre devise.
LedgerLeaf Pro conserve les rapports de versement Shopify Payments avec les autres justificatifs comptables de la boutique dans l’interface d’administration Shopify. Utilisez-les comme source de travail reproductible pour chaque devise :
- Choisissez une devise de versement et une période. Indiquez la devise et les dates couvertes sur l’export de versement LedgerLeaf. N’additionnez pas des montants en USD et en EUR.
- Rapprochez les versements du compte bancaire dans la même devise. Comparez un versement en USD au dépôt sur le compte en USD avant qu’une banque ou une plateforme comptable n’en convertisse la valeur.
- Expliquez le montant net. Vérifiez les paiements, remboursements, frais de traitement, frais de versement multidevise, litiges, retenues et ajustements déclarés pour cette devise.
- Isolez les décalages de date. Les mouvements en attente et les versements à cheval sur la clôture mensuelle peuvent laisser un solde de rapprochement légitime propre à une devise. Conservez l’explication et vérifiez qu’il se résorbe ensuite.
- Ne convertissez que le résultat rapproché. Enregistrez le taux, la date, la valeur dans la devise fonctionnelle et tout écart de change conformément à la méthode validée pour vos comptes.
Le rapport de rapprochement des versements de Shopify étaye cette approche devise par devise : chaque devise de versement possède son propre rapport couvrant les mouvements du solde, les frais, les versements et le solde de clôture. L’export des transactions d’un versement fournit le montant brut, les frais et le montant net de chaque versement.
Le lien à retenir est le suivant : LedgerLeaf conserve chaque devise de versement dans une piste que vous pouvez reproduire et transmettre.
Le point de vigilance de Leafy
Ne comparez pas directement le montant en USD réglé par un client à un dépôt bancaire en EUR, et ne prenez pas un total converti du tableau de bord pour preuve qu’un versement est rapproché. Suivez la devise de présentation jusqu’à la devise de versement, rapprochez le versement de son compte bancaire, puis convertissez-le pour la comptabilité.
Exemple d’un versement en USD
Imaginons qu’une entreprise tenant sa comptabilité en euros dispose d’un compte de versement en USD admissible. Les justificatifs de versement LedgerLeaf et Shopify indiquent :
| Mouvements du versement en USD | Montant |
|---|---|
| Paiements des clients | 10 000 USD |
| Remboursements | −300 USD |
| Frais de traitement et de versement | −215 USD |
| Versement net en USD | 9 485 USD |
| Dépôt bancaire en USD | 9 485 USD |
Le rapprochement aboutit à 9 485 USD contre 9 485 USD. Si l’entreprise convertit ensuite ces dollars en euros, cette opération bancaire constitue un événement distinct avec son propre taux et ses propres frais. Il ne faut pas la réintégrer au versement Shopify d’origine pour faire coïncider un total en EUR.
Shopify précise que des frais de versement multidevise peuvent s’appliquer à un versement non national, même lorsque le client a payé et que la banque a reçu la même devise. Utilisez les frais réellement déclarés pour la boutique au lieu de supposer que « pas de conversion de change » signifie « pas de frais liés aux devises ».
Conserver un dossier par devise pour la prochaine clôture
Pour chaque devise de versement, conservez sous un nom cohérent l’export de versement LedgerLeaf, le rapport de rapprochement Shopify, le relevé bancaire correspondant, le justificatif de conversion et de courtes notes sur les exceptions. Si une devise utilise un autre compte bancaire, attribuez-lui aussi un compte de rapprochement distinct dans les documents de travail.
Ce dossier transforme la prochaine révision : au lieu de reconstituer quels dollars sont devenus quels euros, vous rouvrez une piste de versement LedgerLeaf qui sépare déjà la devise, la correspondance bancaire, les frais, le calendrier et la conversion.
Clarifiez les justificatifs de vos versements multidevises avec LedgerLeaf Pro.
