Ein Kunde bezahlt in US-Dollar, Ihr Shop berichtet in Euro und Shopify überweist Auszahlungen auf mehr als ein Bankkonto. Die Zahlen können alle stimmen und trotzdem unmöglich abzugleichen wirken, wenn drei verschiedene Währungsrollen vermischt werden.
Die Lösung ist nicht eine einzige große, umgerechnete Tabelle. Sie brauchen für jede Währung eine eigene Auszahlungsspur, die abgeglichen wird, bevor Sie etwas in die Währung Ihrer Buchhaltung umrechnen.
Leafys schnelle Antwort
Prüfen Sie zuerst, ob Shopify alle Bestellungen in eine Auszahlungswährung umrechnet oder echte Auszahlungen in mehreren Währungen sendet. Halten Sie dann mit den Auszahlungsberichten von LedgerLeaf Pro eine Nachweisspur je Auszahlungswährung fest, gleichen Sie jede Nettoauszahlung mit einem Bankkonto in derselben Währung ab und rechnen Sie das bereits abgestimmte Ergebnis erst danach gemäß Ihrer Buchhaltungsrichtlinie um.
Dies sind allgemeine Informationen zur Buchhaltung, keine Buchhaltungs- oder Steuerberatung. Lassen Sie Wechselkursquellen, Buchungsdaten, Konten und steuerliche Behandlung von Ihrer Steuerberatung bestätigen.
Die drei Währungsrollen trennen
Kennzeichnen Sie vor dem Öffnen einer Tabelle die beteiligten Währungen:
- Darstellungswährung ist die Währung, die der Kunde beim Checkout verwendet hat. Verfolgen Sie sie in den Bestell- und Zahlungsdetails.
- Auszahlungswährung ist die Währung, in der Shopify Geld auf ein Auszahlungskonto überweist. Gleichen Sie die Shopify-Payments-Aktivität mit der Bankgutschrift ab.
- Buchhaltungswährung ist die Währung Ihrer Finanzbuchhaltung. Rechnen Sie das bereits abgestimmte Fremdwährungsergebnis erst anschließend in diese Währung um.
Verkäufe in mehreren Währungen bedeuten nicht immer, dass Sie Auszahlungen in mehreren Währungen erhalten. Laut Shopifys Anleitung zu Auszahlungen in mehreren Währungen ist diese Funktion derzeit auf berechtigte Shops mit dem Advanced- oder Shopify-Plus-Plan begrenzt. Andere berechtigte Shopify-Payments-Shops können in mehreren Währungen verkaufen, während ihre Auszahlungen in eine inländische Auszahlungswährung umgerechnet werden.
Dieser Unterschied bestimmt den Ablauf. Zahlt Shopify nur in EUR aus, gleichen Sie die EUR-Auszahlungen ab. Zahlt Shopify EUR, USD und GBP auf eigene Konten aus, führen Sie drei getrennte Spuren.
Eine LedgerLeaf-Spur je Auszahlungswährung aufbauen
Unsere Regel bei Studio Eucalipto ist einfach: Rechnen Sie niemals eine ungeklärte Auszahlung um. Gleichen Sie sie zuerst in ihrer eigenen Währung ab.
LedgerLeaf Pro hält die Shopify-Payments-Auszahlungsberichte neben den anderen Buchhaltungsnachweisen des Shops in der Shopify-Administration bereit. Verwenden Sie diese Berichte als wiederholbare Arbeitsgrundlage für jede Währung:
- Wählen Sie eine Auszahlungswährung und einen Zeitraum. Kennzeichnen Sie den LedgerLeaf-Auszahlungsexport mit Währung und Datumsgrenze. Fassen Sie USD- und EUR-Beträge nicht zu einer Summe zusammen.
- Ordnen Sie Auszahlungen dem Bankkonto in derselben Währung zu. Vergleichen Sie eine USD-Auszahlung mit der USD-Bankgutschrift, bevor eine Bank oder Buchhaltungsplattform ihren Wert umrechnet.
- Erklären Sie den Nettobetrag. Prüfen Sie Belastungen, Rückerstattungen, Bearbeitungsgebühren, Gebühren für Auszahlungen in mehreren Währungen, Anfechtungen, Einbehalte und Anpassungen, die für diese Währung ausgewiesen sind.
- Führen Sie zeitliche Abweichungen getrennt fort. Offene Aktivitäten und Auszahlungen über den Monatswechsel können einen berechtigten währungsspezifischen Verrechnungssaldo hinterlassen. Dokumentieren Sie die Erklärung und prüfen Sie, ob er später ausgeglichen wird.
- Rechnen Sie nur das abgestimmte Ergebnis um. Erfassen Sie Wechselkurs, Datum, Wert in der funktionalen Währung und etwaige Kursdifferenzen nach der für Ihre Buchhaltung genehmigten Richtlinie.
Shopifys Bericht zum Auszahlungsabgleich unterstützt diesen währungsweisen Ansatz: Für jede Auszahlungswährung gibt es einen eigenen Bericht zu Saldoaktivität, Gebühren, Auszahlungen und Endsaldo. Der Export der Auszahlungstransaktionen liefert Betrag, Gebühr und Nettodetails einzelner Auszahlungen.
Die einprägsame Verbindung lautet: LedgerLeaf hält jede Auszahlungswährung in einer Spur, die Sie wiederholen und weitergeben können.
Leafys Hinweis
Vergleichen Sie nicht den USD-Checkoutbetrag eines Kunden direkt mit einer EUR-Bankgutschrift und verwenden Sie keine umgerechnete Dashboard-Summe als Beleg für eine abgestimmte Auszahlung. Folgen Sie der Darstellungswährung bis zur Auszahlungswährung, ordnen Sie die Auszahlung ihrem Bankkonto zu und rechnen Sie erst dann für die Buchhaltung um.
Beispiel für eine USD-Auszahlung
Angenommen, ein Unternehmen mit Euro als Buchhaltungswährung verfügt über ein berechtigtes USD-Auszahlungskonto. Die LedgerLeaf- und Shopify-Auszahlungsnachweise zeigen:
| USD-Auszahlungsaktivität | Betrag |
|---|---|
| Kundenzahlungen | 10.000 USD |
| Rückerstattungen | −300 USD |
| Bearbeitungs- und Auszahlungsgebühren | −215 USD |
| Nettoauszahlung in USD | 9.485 USD |
| USD-Bankgutschrift | 9.485 USD |
Der Abgleich stimmt mit 9.485 USD zu 9.485 USD. Tauscht das Unternehmen diese Dollar später in Euro um, ist diese Bankumrechnung ein separates Ereignis mit eigenem Kurs und eigenen Gebühren. Sie darf nicht nachträglich in die ursprüngliche Shopify-Auszahlung eingerechnet werden, damit eine EUR-Summe passt.
Shopify weist darauf hin, dass bei einer nicht inländischen Auszahlung eine Gebühr für Auszahlungen in mehreren Währungen anfallen kann, selbst wenn der Kunde und die Bank dieselbe Währung verwendet haben. Verwenden Sie die tatsächlich für den Shop ausgewiesene Gebühr, statt anzunehmen, „keine Währungsumrechnung“ bedeute „keine währungsbezogene Gebühr“.
Ein Währungspaket für den nächsten Abschluss speichern
Bewahren Sie für jede Auszahlungswährung den LedgerLeaf-Auszahlungsexport, den Shopify-Abgleichsbericht, den passenden Kontoauszug, den Umrechnungsnachweis und kurze Ausnahmenotizen unter einem einheitlichen Namen auf. Verwendet eine Währung ein anderes Bankkonto, geben Sie ihr in den Arbeitspapieren auch ein eigenes Verrechnungskonto.
Dieses Paket verändert die nächste Prüfung: Statt erneut zu rekonstruieren, welche Dollar zu welchen Euro wurden, öffnen Sie eine LedgerLeaf-Auszahlungsspur, die Währung, Bankzuordnung, Gebühren, zeitliche Abweichungen und Umrechnung bereits trennt.
Halten Sie Nachweise für Auszahlungen in mehreren Währungen mit LedgerLeaf Pro übersichtlicher.
