Riconciliare gli accrediti Shopify multivaluta

Un cliente paga in dollari, il tuo negozio genera report in euro e Shopify invia gli accrediti a più di un conto bancario. I numeri possono essere tutti corretti e sembrare comunque impossibili da riconciliare quando si mescolano tre ruoli valutari diversi.

La soluzione non è un unico enorme foglio di calcolo con tutti gli importi convertiti. Serve una traccia di accredito separata per ogni valuta, riconciliata prima di tradurre qualsiasi cifra nella valuta della contabilità.

La risposta rapida di Leafy

Verifica prima se Shopify converte tutti gli ordini in un’unica valuta di accredito o invia veri accrediti multivaluta. Usa quindi i report sugli accrediti di LedgerLeaf Pro per conservare una traccia documentale per ogni valuta di accredito, abbina ogni accredito netto a un conto bancario nella stessa valuta e converti solo in seguito il risultato già riconciliato, secondo la politica contabile adottata.

Queste sono informazioni contabili generali, non una consulenza contabile o fiscale. Chiedi al tuo commercialista di confermare le fonti dei tassi di cambio, le date di registrazione, i conti e il trattamento fiscale.

Separare i tre ruoli valutari

Prima di aprire un foglio di calcolo, identifica le valute coinvolte:

• La valuta di presentazione è quella usata dal cliente al checkout. Seguila nei dettagli dell’ordine e del pagamento.
• La valuta di accredito è quella che Shopify invia a un conto bancario per gli accrediti. Riconcilia l’attività di Shopify Payments con l’accredito bancario.
• La valuta contabile è quella usata per i registri contabili. Converti in questa valuta il risultato in valuta estera già riconciliato solo in un secondo momento.

Vendere in più valute non significa sempre ricevere accrediti in più valute. La guida Shopify sugli accrediti multivaluta limita attualmente la funzionalità ai negozi idonei con piano Advanced o Shopify Plus. Gli altri negozi idonei a Shopify Payments possono vendere in più valute ma ricevere accrediti convertiti in una valuta nazionale.

Questa distinzione determina il flusso di lavoro. Se Shopify accredita solo EUR, riconcilia gli accrediti in EUR. Se accredita EUR, USD e GBP su conti dedicati, crea tre tracce separate.

Creare una traccia LedgerLeaf per ogni valuta di accredito

La nostra regola in Studio Eucalipto è semplice: non convertire mai un accredito non spiegato. Riconcilialo prima nella sua valuta.

LedgerLeaf Pro conserva i report sugli accrediti Shopify Payments accanto agli altri documenti contabili del negozio nel pannello di controllo Shopify. Usali come fonte di lavoro ripetibile per ogni valuta:

1. Scegli una valuta di accredito e un periodo. Indica la valuta e l’intervallo di date nell’esportazione degli accrediti LedgerLeaf. Non sommare importi in USD ed EUR in un unico totale.
2. Abbina gli accrediti al conto bancario nella stessa valuta. Confronta un accredito in USD con l’entrata sul conto in USD prima che una banca o una piattaforma contabile ne converta il valore.
3. Spiega l’importo netto. Controlla addebiti, rimborsi, commissioni di elaborazione, commissioni sugli accrediti multivaluta, contestazioni, trattenute e rettifiche riportati per quella valuta.
4. Gestisci separatamente le differenze temporali. Le attività in sospeso e gli accrediti a cavallo della fine del mese possono lasciare un saldo transitorio valido specifico per quella valuta. Conserva la spiegazione e verifica che si chiuda in seguito.
5. Converti solo il risultato riconciliato. Registra tasso, data, valore nella valuta funzionale ed eventuali differenze di cambio secondo la politica approvata per la contabilità.

Il report di riconciliazione degli accrediti di Shopify sostiene questo approccio valuta per valuta: ogni valuta di accredito ha un report separato che comprende movimenti del saldo, commissioni, accrediti e saldo finale. L’esportazione delle transazioni di un accredito fornisce importo, commissione e dettagli netti dei singoli accrediti.

Il collegamento da ricordare è questo: LedgerLeaf conserva ogni valuta di accredito in una traccia che puoi ripetere e consegnare.

Attenzione, dice Leafy

Non confrontare direttamente l’importo in USD pagato dal cliente con un accredito bancario in EUR e non usare il totale convertito di una dashboard come prova dell’avvenuta riconciliazione. Segui la valuta di presentazione fino a quella di accredito, abbina l’accredito al conto bancario e solo dopo effettua la conversione per la contabilità.

Un esempio di accredito in USD

Supponiamo che un’azienda con contabilità in euro disponga di un conto idoneo agli accrediti in USD. I documenti sugli accrediti di LedgerLeaf e Shopify mostrano:

La riconciliazione quadra: 9.485 USD contro 9.485 USD. Se l’azienda converte successivamente quei dollari in euro, la conversione bancaria è un evento separato, con tasso e costi propri. Non va reinserita nell’accredito Shopify originale per far quadrare un totale in EUR.

Shopify segnala che una commissione sugli accrediti multivaluta può essere applicata a un accredito non nazionale anche quando il cliente ha pagato e la banca ha ricevuto la stessa valuta. Usa la commissione effettivamente riportata per il negozio, invece di presumere che “nessuna conversione valutaria” significhi “nessun costo legato alla valuta”.

Conservare un fascicolo per valuta per la prossima chiusura

Per ogni valuta di accredito, conserva con un nome coerente l’esportazione degli accrediti LedgerLeaf, il report di riconciliazione Shopify, l’estratto conto corrispondente, il documento di conversione e brevi note sulle eccezioni. Se una valuta usa un conto bancario diverso, assegnale anche un conto transitorio separato nelle carte di lavoro.

Questo fascicolo cambia la verifica successiva: invece di ricostruire quali dollari sono diventati quali euro, riapri una traccia degli accrediti LedgerLeaf che separa già valuta, abbinamento bancario, commissioni, tempistiche e conversione.

Rendi più chiari i documenti degli accrediti multivaluta con LedgerLeaf Pro.