Un cliente paga en dólares, tu tienda genera informes en euros y Shopify envía pagos a más de una cuenta bancaria. Todas las cifras pueden ser correctas y, aun así, parecer imposibles de conciliar cuando se mezclan tres funciones monetarias diferentes.
La solución no es una enorme hoja de cálculo con todo convertido. Es mantener un rastro de pago separado para cada divisa y conciliarlo antes de convertir nada a la moneda de tu contabilidad.
La respuesta rápida de Leafy
Primero confirma si Shopify convierte todos los pedidos a una única moneda de pago o si envía verdaderos pagos en varias divisas. Después, usa los informes de pagos de LedgerLeaf Pro para conservar un rastro documental por cada divisa de pago, concilia cada pago neto con una cuenta bancaria en esa misma moneda y convierte solo después el resultado ya conciliado según tu política contable.
Esta es información contable general, no asesoramiento contable ni fiscal. Confirma con tu asesor las fuentes de los tipos de cambio, las fechas de contabilización, las cuentas y el tratamiento fiscal.
Separar las tres funciones monetarias
Antes de abrir una hoja de cálculo, identifica las monedas implicadas:
- La moneda de presentación es la que utilizó el cliente al finalizar la compra. Síguela en los detalles del pedido y del pago.
- La moneda de pago es la que Shopify envía a una cuenta bancaria para pagos. Concilia la actividad de Shopify Payments con el abono bancario.
- La moneda contable es la utilizada en tus registros financieros. Convierte a ella el resultado en moneda extranjera ya conciliado solo después.
Vender en varias monedas no siempre significa recibir pagos en varias divisas. La guía de Shopify sobre pagos en múltiples monedas limita actualmente esta función a tiendas aptas con los planes Advanced o Shopify Plus. Otras tiendas que cumplen los requisitos de Shopify Payments pueden vender en varias monedas y recibir pagos convertidos a una moneda de pago nacional.
Esta diferencia determina el proceso. Si Shopify solo paga en EUR, concilia los pagos en EUR. Si paga en EUR, USD y GBP a cuentas específicas, crea tres rastros separados.
Crear un rastro de LedgerLeaf por divisa de pago
En Studio Eucalipto aplicamos una regla sencilla: nunca conviertas un pago sin explicar. Primero concílialo en su propia moneda.
LedgerLeaf Pro mantiene los informes de pagos de Shopify Payments junto a las demás pruebas contables de la tienda en el panel de control de Shopify. Úsalos como fuente de trabajo repetible para cada divisa:
- Elige una divisa de pago y un periodo. Identifica la exportación de pagos de LedgerLeaf con la moneda y los límites de fecha. No combines importes en USD y EUR en un único total.
- Concilia los pagos con la cuenta bancaria de la misma moneda. Compara un pago en USD con el abono de la cuenta en USD antes de que un banco o plataforma contable convierta su valor.
- Explica el importe neto. Revisa cobros, reembolsos, comisiones de procesamiento, comisiones por pagos en múltiples monedas, disputas, retenciones y ajustes registrados en esa divisa.
- Gestiona las diferencias temporales por separado. La actividad pendiente y los pagos que cruzan el cierre mensual pueden dejar un saldo transitorio válido específico de esa moneda. Conserva la explicación y comprueba que se liquide después.
- Convierte solo el resultado conciliado. Registra el tipo de cambio, la fecha, el valor en la moneda funcional y cualquier diferencia de cambio según la política aprobada para tu contabilidad.
El informe de conciliación de pagos de Shopify respalda este enfoque por divisa: cada moneda de pago tiene su propio informe de actividad del saldo, comisiones, pagos y saldo final. La exportación de transacciones de pagos proporciona el importe, la comisión y el detalle neto de cada pago.
La conexión que debes recordar es esta: LedgerLeaf mantiene cada divisa de pago en un rastro que puedes repetir y entregar.
Aviso de Leafy
No compares directamente el importe en USD que pagó un cliente con un abono bancario en EUR ni uses el total convertido de un panel como prueba de que un pago está conciliado. Sigue la moneda de presentación hasta la moneda de pago, concilia el pago con su cuenta bancaria y después conviértelo para la contabilidad.
Ejemplo de un pago en USD
Supongamos que una empresa cuya contabilidad está en euros tiene una cuenta apta para recibir pagos en USD. Las pruebas de pagos de LedgerLeaf y Shopify muestran:
| Actividad del pago en USD | Importe |
|---|---|
| Cobros a clientes | 10.000 USD |
| Reembolsos | −300 USD |
| Comisiones de procesamiento y pago | −215 USD |
| Pago neto en USD | 9.485 USD |
| Abono bancario en USD | 9.485 USD |
La conciliación cuadra: 9.485 USD frente a 9.485 USD. Si la empresa cambia esos dólares a euros posteriormente, esa conversión bancaria es una operación independiente con su propio tipo de cambio y sus comisiones. No debe incorporarse al pago original de Shopify para hacer que cuadre un total en EUR.
Shopify señala que puede aplicarse una comisión por pagos en múltiples monedas a un pago no nacional incluso cuando el cliente pagó y el banco recibió la misma moneda. Usa la comisión que figure realmente para la tienda en lugar de suponer que «sin conversión de divisas» significa «sin comisiones relacionadas con la moneda».
Guardar un expediente por divisa para el siguiente cierre
Para cada moneda de pago, guarda con un nombre coherente la exportación de pagos de LedgerLeaf, el informe de conciliación de Shopify, el extracto bancario correspondiente, el registro de conversión y unas breves notas sobre excepciones. Si una divisa utiliza otra cuenta bancaria, asígnale también una cuenta transitoria independiente en los papeles de trabajo.
Ese expediente transforma la próxima revisión: en lugar de reconstruir qué dólares se convirtieron en qué euros, reabres un rastro de pagos de LedgerLeaf que ya separa moneda, correspondencia bancaria, comisiones, tiempos y conversión.
Aclara las pruebas de pagos en varias divisas con LedgerLeaf Pro.
