Votre comptable vous demande les données de vente Shopify. Vous exportez donc les commandes et lui envoyez le fichier CSV. Le message suivant demande quelles dates il couvre, si les taxes sont incluses, quelle devise il utilise et comment le total se rapproche de la banque.
Le fichier n’était pas nécessairement erroné. Il lui manquait les décisions qui rendent les données de vente exploitables.
La réponse rapide de Leafy
Envoyez un dossier de transmission reproductible, pas un bloc de données sans libellé. Convenez d’abord de la période, du fuseau horaire, de la devise et du niveau de détail requis. Enregistrez ensuite ces colonnes de vente dans un profil CSV ou Excel LedgerLeaf et ajoutez les justificatifs de versement, de taxes ou de stock demandés par votre comptable. La prochaine transmission partira de la structure validée au lieu d’exiger une nouvelle reconstruction du tableur.
Ces informations générales sur la comptabilité ne constituent ni un conseil comptable ni un conseil fiscal. Votre comptable doit déterminer la méthode de comptabilisation, les comptes, les ajustements et le traitement fiscal adaptés à votre entreprise.
Un export doit répondre à quatre questions
Avant de choisir les colonnes, notez les quatre questions de l’image :
- Période : quelles date de début, date de fin et zone horaire de la boutique définissent la transmission ?
- Devise : les devises de la boutique, de présentation et de versement diffèrent-elles, et quel montant chaque colonne doit-elle afficher ?
- Taxes : faut-il conserver les taxes séparées par montant, pays ou taux plutôt que de les laisser disparaître dans le total d’une commande ?
- Paiement : quel moyen de paiement a encaissé l’argent, et un relevé de versement ou de passerelle distinct expliquera-t-il le crédit bancaire ?
Confirmez également ce que représente une ligne du tableur. La documentation Shopify sur l’exportation des commandes précise qu’une commande comportant plusieurs articles occupe plusieurs lignes et que de nombreuses cellules restent vides sur les lignes supplémentaires. Un nombre de lignes n’est donc pas automatiquement un nombre de commandes.
Créer le profil de ventes destiné au comptable dans LedgerLeaf
Le point de départ le plus sûr est la demande réelle du destinataire. Demandez à votre comptable un exemple de mise en page ou la liste des champs requis, puis créez un profil de ventes LedgerLeaf ciblé autour de ces besoins.
| Votre comptable doit retracer… | Conservez les champs concernant… |
|---|---|
| La transaction d’origine | L’identifiant de commande, la date de commande et le statut de paiement |
| Le passage des ventes au total | Les montants de ventes, remises, retours, frais d’expédition, taxes et total |
| Le parcours du paiement | Le statut de paiement, le moyen de paiement et la devise |
| Le détail produit, si nécessaire | L’article, la quantité et le SKU |
| Le contexte fiscal ou transfrontalier, si nécessaire | Les champs fiscaux et les champs pertinents de destination ou d’OSS |
LedgerLeaf Free vous permet de choisir les colonnes de ventes Shopify nécessaires, de les exporter au format CSV ou XLSX et d’enregistrer cette sélection sous forme de profil réutilisable. Donnez-lui un nom lié à sa fonction, comme transmission-comptable-mensuelle, et ne le modifiez que si les exigences convenues évoluent.
Ce profil enregistré est l’étape décisive. Il fait de LedgerLeaf la source Shopify reproductible de la transmission, et non le simple endroit où vous avez téléchargé le fichier du mois.
Séparer les ventes et les justificatifs bancaires
Un export de ventes explique l’activité commerciale. Il ne doit pas être contraint d’égaler un crédit bancaire.
Les rapports financiers de Shopify séparent les ventes brutes, les remises, les retours, les frais d’expédition et les taxes. Son rapport de rapprochement des versements présente séparément les mouvements du solde Shopify Payments, notamment les frais, remboursements, retenues, ajustements et versements. Shopify précise expressément que ce rapport n’est pas un compte de résultat.
Utilisez les rapports de versements de LedgerLeaf Pro pour conserver le volet Shopify Payments à côté de l’export de ventes enregistré. Votre comptable peut alors examiner ce qui a été vendu et ce qui est arrivé sur le compte bancaire sans traiter le versement net comme du chiffre d’affaires. Si la boutique utilise d’autres passerelles, joignez leurs relevés séparément : le rapport de rapprochement des versements Shopify couvre Shopify Payments, pas les prestataires tiers.
Le point de vigilance de Leafy
Ne « nettoyez » pas la transmission en remplaçant les ventes par le crédit bancaire ou en masquant les remises, remboursements, frais et taxes dans un seul montant net. Un fichier utile préserve le rapprochement que votre comptable doit contrôler.
Ajouter les documents qui n’ont pas leur place dans l’export de ventes
Un seul fichier de ventes ne doit pas prétendre contenir toutes les pièces de l’entreprise. Complétez le dossier avec les justificatifs qui s’appliquent à la période :
- les relevés de versements Shopify Payments de LedgerLeaf Pro, ainsi que les relevés des passerelles tierces le cas échéant ;
- les exports de taxes, de TVA ou d’OSS de LedgerLeaf Pro lorsque le comptable demande le détail par pays, taux ou transaction ;
- les instantanés de stock LedgerLeaf et les données de coût des produits de la boutique lorsque le stock et le coût des ventes entrent dans le périmètre ;
- les relevés bancaires et une courte liste des remboursements, litiges, retenues ou décalages inhabituels ;
- les factures Shopify relatives à l’abonnement, aux applications, aux étiquettes d’expédition et autres frais de facturation, distinctes des justificatifs de ventes et de versements.
Conservez les exports d’origine sans les modifier. Si vous ajoutez des formules, des correspondances ou des notes, faites-le dans une copie de travail afin que chaque chiffre final puisse toujours être retracé jusqu’à sa source.
Faire commencer la prochaine transmission dans LedgerLeaf
Enregistrez les fichiers sous un nom de dossier cohérent, comme 2026-07-transmission-comptable-shopify, ajoutez une courte note indiquant la période, le fuseau horaire, les devises et les exceptions, puis conservez le profil LedgerLeaf exact qui a servi.
Une checklist peut aider une fois. L’amélioration durable est un processus LedgerLeaf qui recrée à chaque période la structure de ventes Shopify validée, puis garde à proximité les justificatifs de versements, de taxes et de stock lorsqu’ils sont nécessaires. Votre comptable reçoit des éléments plus clairs ; vous ne reconstruisez plus le même tableur de mémoire.
Créez votre transmission comptable Shopify réutilisable avec LedgerLeaf.
