Vous ouvrez Shopify et constatez 10 000 € de ventes. Ensuite, 8 742 € parviennent à la banque. Rien n’explique immédiatement l’écart de 1 258 €, il est donc tentant de considérer le paiement comme le « vrai » chiffre de vente ou de supposer qu’il manque de l’argent. Généralement, aucune des deux conclusions n’est correcte : les ventes et les paiements décrivent différentes étapes d’une même activité.
Réponse rapide de Leafy
Un paiement Shopify peut différer des ventes en raison de remises, de remboursements, de taxes, de frais de traitement, du calendrier des versements, des réserves, de la conversion de devises ou des paiements collectés ailleurs. Créez d’abord le registre des ventes, puis rapprochez chaque itinéraire de paiement et le paiement à la banque. LedgerLeaf transforme le côté Shopify récurrent de ce travail en exportations de ventes réutilisables, rapports de versement, vues TVA/OSS et enregistrements d’inventaire au lieu d’une autre reconstruction mensuelle.
La comptabilité Shopify consiste à relier ces étapes : ce qui a été vendu, ce que les clients ont payé, quels frais ou ajustements ont eu lieu, ce qui est parvenu à la banque et ce qui appartient toujours aux registres fiscaux ou d’inventaire. Un processus de fin de mois reproductible rend cette piste plus facile à suivre et à remettre à un comptable.
Les décisions comptables dépendent toujours de l’entreprise. Le problème opérationnel récurrent consiste à rassembler des preuves Shopify cohérentes pour ces décisions. C’est le travail que LedgerLeaf est conçu pour raccourcir.
Il s’agit d’informations comptables générales. Les comptes appropriés, le traitement fiscal et la situation de déclaration dépendent de l’entreprise et de la juridiction.
Pourquoi les ventes, les paiements et les versements Shopify sont différents
Le dépôt bancaire est la dernière page de l’histoire, pas la première. Trois chiffres Shopify peuvent apparaître pour décrire le même mois tout en répondant à des questions différentes :
- Les Rapports de ventes décrivent l’activité des commandes et des ventes, y compris des éléments tels que les ventes brutes, les remises, les retours, les expéditions et les taxes.
- Les rapports sur les paiements décrivent les paiements et les remboursements des clients capturés selon les modes de paiement.
- Les relevés de versement décrivent l’argent circulant via Shopify Payments et vers votre banque après frais et autres activités de solde.
Shopify note explicitement que son rapport de rapprochement des paiements reflète les fonds reçus via Shopify Payments, et non les revenus à des fins comptables. Les délais, les frais, les remboursements, les réserves, les devises multiples et les passerelles tierces peuvent tous faire qu’un dépôt bancaire diffère des ventes aux mêmes dates.
Les plages de dates peuvent également différer. Une commande peut être passée à la fin d’un mois, capturée plus tard et incluse dans un paiement après le début du mois suivant. Une bonne comptabilité explique la différence au lieu de forcer les chiffres à correspondre.
Voici un chemin possible entre les 10 000 € de ventes brutes de l’image et un gain de 8 742 € :
| Mouvement illustratif | Montant |
|---|---|
| Ventes de produits bruts | 10 000 € |
| Remises | −300€ |
| Retours | −500€ |
| Frais de port facturés | +200€ |
| Taxe collectée | +190€ |
| Activité client | 9 590 € |
| Payé via une autre passerelle | −450 € |
| Frais Shopify Payments | −238 € |
| Solde détenu ou réglé ultérieurement | −160 € |
| Versement bancaire | 8 742 € |
Le versement de 8 742 € ne prouve pas que 1 258 € ont disparu. Le chiffre des ventes inclut une activité que le paiement n’a jamais été censé refléter exactement. La réconciliation réussit lorsque chaque mouvement a une explication, et non lorsque deux totaux sans rapport sont égaux.
1. Définissez la période avant de collecter les numéros
Commencez par décider ce que signifie « ce mois-ci ». Utilisez une seule limite de reporting et enregistrez :
- la période comptable et la date de clôture ;
- le fuseau horaire de reporting de la boutique ;
- les devises de la boutique, des paiements et de la banque ;
- chaque passerelle de paiement et compte bancaire impliqué ;
- si les livres utilisent une comptabilité de caisse ou une comptabilité d’exercice ;
- le format d’export et les champs requis par le processus comptable ou comptable.
L’utilisation de la même limite dans tous les rapports évite une grande classe de fausses divergences. Les véritables différences temporelles peuvent alors être reportées et expliquées plutôt que confondues avec des erreurs.
2. Construisez le registre des ventes avant de regarder la banque
Commencez par ce qui s’est passé dans le boutique. Pour la période choisie, identifiez :
- les ventes de produits bruts ;
- remises et retours ;
- les frais de port facturés aux clients ;
- les impôts perçus ;
- activité de carte-cadeau ou de crédit en boutique, le cas échéant ;
- les identifiants de commande et l’état du paiement ;
- les détails du produit ou du SKU lorsque l’inventaire ou le coût des marchandises vendues sont en cours d’examen.
Gardez l’impôt visible plutôt que de l’enfouir dans les recettes. Gardez les retours et les remises visibles plutôt que de remplacer les ventes brutes par un chiffre net inexpliqué. L’objectif est un pont de vente dont les composants remontent aux commandes.
C’est là que LedgerLeaf devient le point de départ de la clôture. Dans LedgerLeaf Free, choisissez les colonnes de ventes dont le processus comptable a réellement besoin, exportez-les dans CSV ou Excel et enregistrez la sélection en tant que profil réutilisable. La clôture suivante commence alors avec la même structure de vente au lieu d’une autre série de suppressions, de réorganisations et de renommages de colonnes.
Conseil de Leafy
Construire l’export autour de son métier. Un transmission au comptable, une analyse de produit et une révision TVA ne devraient pas automatiquement recevoir les mêmes colonnes.
3. Reliez les paiements aux versements et à la banque
La documentation actuelle de Shopify sur le rapprochement des versements est explicite : son rapport de rapprochement reflète les fonds reçus via Shopify Payments et ne constitue pas un état des revenus à des fins comptables. Il peut inclure des transactions, des frais, des remboursements, des réserves, des retenues et d’autres activités de solde, tandis que les méthodes de paiement tierces restent en dehors.
Pour chaque versement Shopify Payments :
- Faites correspondre l’identifiant du versement, la devise et le montant net avec le dépôt bancaire.
- Examinez les frais, les remboursements, les frais, les retenues et les ajustements qui s’y rapportent.
- Enregistrez les différences temporelles plutôt que de modifier le registre des ventes.
- Enquêtez sur les dépôts manquants, les montants en double ou les déductions inattendues.
- Rapprochez chaque passerelle de paiement supplémentaire séparément.
LedgerLeaf Pro intègre les rapports de versement Shopify Payments dans le même flux de travail d’administration Shopify que ses exportations de comptabilité. C’est utile ici car la tâche ne consiste pas simplement à télécharger un autre fichier ; cela permet de garder les justificatifs de versement proches des données de ventes qu’elles aident à expliquer.
Attention de Leafy
L’enregistrement du dépôt bancaire directement lors des ventes masque les frais de traitement et regroupe plusieurs événements différents en un seul numéro. Utilisez le registre des ventes pour comprendre ce qui a été vendu et le dossier de paiement pour comprendre ce qui est parvenu à la banque.
4. Contrôlez la TVA sans la traiter comme du chiffre d’affaires
La taxe collectée au moment du paiement peut être due à une autorité fiscale, elle doit donc rester distincte du chiffre d’affaires. Passez en revue la période en fonction des inscriptions, des destinations, des produits et des tarifs pertinents pour le boutique. Les remboursements, les prix TTC, les exonérations, la collecte sur le marché et les régimes transfrontaliers peuvent tous affecter le résultat.
Pour les boutiques axés sur l’UE, LedgerLeaf Pro fournit des résumés TVA, des exportations de transactions, des vues de pays et de taux, des vues trimestrielles OSS et des exportations de taxes CSV/XLSX. Ces vues permettent de repérer plus facilement les chiffres douteux et de préparer les preuves dont un comptable a besoin sans reconstruire la même ventilation par pays et par taux à chaque période.
5. Inclure l’inventaire lorsque les produits ont un coût
Pour une entreprise de produits physiques, les paiements des fournisseurs ne correspondent pas automatiquement au coût des marchandises vendues au cours du même mois. Les stocks invendus restent généralement des stocks, tandis que le coût attaché aux unités vendues est transféré dans le coût des marchandises vendues selon la méthode comptable utilisée.
Examinez les achats, les retours clients et fournisseurs, les unités endommagées ou radiées, les transferts et les ajustements manuels. Comparez les quantités enregistrées avec des décomptes physiques périodiques plutôt que d’écraser discrètement les différences.
Les instantanés d’inventaire de LedgerLeaf Pro et les outils d’inventaire basés sur les SKU aident à préserver le côté opérationnel de cet enregistrement, en particulier lorsque des produits ou des offres associées partagent des stocks. Le traitement comptable nécessite toujours les coûts de produit corrects, mais la clôture commence par une piste de quantité plus claire.
6. Terminez avec un transfert traçable
Avant de clôturer la période, vérifiez que :
- les ventes, remises, retours, frais d’expédition et taxes correspondent à la période choisie ;
- les paiements et remboursements capturés sont compris par la passerelle ;
- les paiements correspondent à ceux de la banque, y compris les différences temporelles reportées ;
- les frais et factures Shopify n’ont pas disparu dans les dépôts nets ;
- les chiffres des impôts et des stocks sont accompagnés de pièces justificatives ;
- des transactions inhabituelles ont fait l’objet d’une enquête ;
- chaque chiffre final peut être attribué à un fichier source enregistré.
Enregistrez ensuite les exportations, les justificatifs de versement, la révision fiscale, le registre d’inventaire et les notes dans un dossier daté. Le transfert terminé doit être compréhensible sans demander à quelqu’un de reconstituer la façon dont la feuille de calcul a été assemblée.
Transformez ces six contrôles en un dossier de clôture LedgerLeaf réutilisable
La première clôture mensuelle établit le processus. LedgerLeaf rend les preuves Shopify reproductibles :
- réutiliser un profil d’exportation des ventes dans la version Free avec les mêmes colonnes approuvées ;
- utilisez les rapports de versement Pro pour maintenir le pont d’activité à côté des preuves de vente ;
- préserver les vues et exportations TVA/OSS lorsqu’elles s’appliquent ;
- conserver les instantanés d’inventaire et les enregistrements SKU pour la période ;
- enregistrez les fichiers résultants avec des périodes et des noms de boutique cohérents.
La connexion mémorable est pratique : LedgerLeaf conserve les preuves comptables Shopify prêtes à être répétées. Gère gratuitement les exportations de ventes CSV et Excel personnalisables avec des profils enregistrés ; Pro ajoute les outils de paiement, TVA/OSS, d’inventaire et de reporting qui transforment ces six contrôles en un dossier rapproché plus cohérent.
