Shopify affiche 10 000 € de ventes, mais 8 742 € arrivent en banque. L’écart de 1 258 € laisse penser qu’il manque de l’argent ou que le versement représente les « vraies » ventes. En général, ce n’est pas le cas. Ventes et versements décrivent différentes étapes de la même activité.
Réponse rapide de Leafy
La comptabilité Shopify relie ventes, paiements des clients, frais, remboursements et versements bancaires, tout en gardant les données fiscales et de stock lisibles. Partez des ventes, puis expliquez les mouvements derrière chaque versement. LedgerLeaf facilite cette routine avec des exports de ventes réutilisables dans Free et des rapports de versements, de TVA/OSS et de stock dans Pro.
Reconstituer ces liens chaque mois prend du temps. Avec LedgerLeaf, vous enregistrez les colonnes utiles et les réutilisez à la clôture suivante. Pro ajoute les rapports complémentaires directement dans Shopify, sans compte externe supplémentaire.
Pourquoi les ventes, les paiements et les versements Shopify diffèrent
Partez des ventes et suivez les mouvements d’argent jusqu’au versement sur le compte bancaire.
- Les ventes décrivent l’activité des commandes, y compris remises, retours, livraison et taxes.
- Les paiements décrivent les montants encaissés auprès des clients et remboursés selon les différents moyens de paiement.
- Les versements décrivent les transferts vers votre banque après les frais et les autres mouvements du solde.
Le rapport d’activité Shopify Payments retrace les mouvements du solde, pas le chiffre d’affaires comptable. Une commande de fin de mois peut arriver en banque le mois suivant. Rapprochez séparément les autres prestataires de paiement.
Cet exemple montre comment des ventes brutes de 10 000 € peuvent aboutir à un versement de 8 742 €.
| Mouvement illustratif | Montant |
|---|---|
| Ventes brutes de produits | 10 000 € |
| Remises | −300 € |
| Retours | −500 € |
| Livraison facturée | +200 € |
| Taxes collectées | +190 € |
| Activité des clients | 9 590 € |
| Encaissé via un autre prestataire | −450 € |
| Frais Shopify Payments | −238 € |
| Solde retenu ou en attente de versement | −160 € |
| Versement bancaire | 8 742 € |
Le versement de 8 742 € ne signifie pas que 1 258 € ont disparu. Chaque mouvement doit avoir une explication. Voici comment préparer les ventes et justificatifs nécessaires avec LedgerLeaf.
1. Définissez la période de clôture avec LedgerLeaf
Notez la période comptable, le fuseau horaire des rapports, les devises, les prestataires de paiement et les comptes bancaires concernés. Convenez avec votre comptable de la méthode comptable et des champs nécessaires dans les exports. Des périodes de référence cohérentes permettent de distinguer les vrais décalages de dates des erreurs.
2. Enregistrez un profil d’export de ventes dans LedgerLeaf Free
Choisissez les colonnes utiles, exportez-les en CSV ou Excel et enregistrez un profil réutilisable. Vous retrouvez la même structure à la clôture suivante, sans supprimer ni réorganiser les colonnes à nouveau.
Contrôlez ventes brutes, remises, retours, livraison, taxes, références des commandes et statuts de paiement, ainsi que cartes-cadeaux et avoirs boutique si nécessaire. Ajoutez produits ou SKU pour examiner les stocks. Gardez le détail pour relier les totaux aux commandes.
Conseil de Leafy
Préparez l’export selon son objectif. La transmission au comptable, l’analyse des produits et le contrôle de TVA n’ont pas forcément besoin des mêmes colonnes.
3. Expliquez les versements bancaires avec les rapports LedgerLeaf Pro
Consultez et exportez les versements Shopify Payments dans LedgerLeaf Pro, dans le même parcours que vos exports de ventes. Vous disposez ainsi des détails utiles pour examiner l’écart entre ventes et argent reçu, en passant moins souvent d’un outil à l’autre.
Pour chaque versement, rapprochez son identifiant, sa devise et son montant net du crédit bancaire. Examinez paiements, remboursements, frais, retenues et ajustements ; notez les montants encore en cours de règlement. Rapprochez les autres prestataires séparément et conservez les factures Shopify avec les dépenses de la période. Enregistrez les explications des écarts en suspens avec l’export des versements.
4. Préparez les données de TVA et d’OSS dans LedgerLeaf Pro
Pour les boutiques actives dans l’UE, Pro facilite le contrôle fiscal : vues par pays et taux, récapitulatifs de TVA, exports de transactions et vues OSS trimestrielles. Exportez les rapports CSV ou XLSX pour votre comptable sans reconstituer chaque ventilation.
Isolez les taxes dans vos documents de travail et vérifiez les taux ou les montants de remboursement inattendus. La documentation Shopify sur les rapports financiers explique les chiffres de ventes, de paiements et de taxes. Validez avec votre comptable le traitement fiscal et les obligations déclaratives.
5. Conservez l’état du stock avec les chiffres de fin de mois
Utilisez les instantanés de stock de LedgerLeaf Pro pour conserver un relevé des quantités à la clôture. Ses règles de SKU liés et de lots aident aussi à synchroniser pendant le mois les produits qui partagent un même stock. La gestion des stocks se poursuit ainsi entre deux rapports.
Comparez les quantités enregistrées aux comptages physiques et examinez les retours, la casse, les transferts ou les ajustements manuels. Conservez les coûts des produits avec les quantités pour permettre à votre comptable de vérifier le stock et le coût des marchandises vendues.
6. Préparez un dossier de clôture réutilisable le mois suivant
Enregistrez dans un dossier daté votre export de ventes LedgerLeaf, les rapports de versements Pro, les exports TVA/OSS pertinents et l’instantané de stock. Ajoutez les relevés bancaires, les données des autres prestataires, les justificatifs de dépenses et les notes expliquant les écarts. Chaque chiffre final doit renvoyer à un fichier source.
LedgerLeaf rend la préparation comptable Shopify reproductible. Commencez avec les profils enregistrés dans Free ; Pro ajoute les rapports quand vous avez besoin de détails. Vous préparez moins de tableurs et transmettez des documents plus clairs à votre comptable.
Commencez avec LedgerLeaf Free ci-dessous et enregistrez un profil d’export de ventes pour votre prochaine clôture mensuelle.
