Votre checklist OSS trimestrielle n’est pas terminée dès qu’un CSV Shopify est téléchargé. Elle l’est lorsque les totaux par pays et par taux concordent avec les transactions, que les remboursements et corrections laissent une piste, que les fichiers contrôlés sont figés et que la déclaration comme le paiement sont confirmés.
LedgerLeaf Pro réunit cette clôture dans un parcours reproductible : définissez le trimestre et le périmètre OSS européen, contrôlez la TVA par pays et par taux, remontez au détail, puis exportez les fichiers transmis. La checklist ci-dessous est conçue pour être suivie avec LedgerLeaf ouvert — pas reconstituée après coup à partir d’écrans de commande dispersés.
La réponse rapide de Leafy
Dans LedgerLeaf Pro, verrouillez le trimestre exact, contrôlez chaque pays et chaque taux de TVA, examinez les remboursements et les lignes inhabituelles, puis enregistrez le CSV OSS par pays avec le détail fiscal à l’appui. Consignez ensuite la déclaration et le paiement comme deux tâches terminées distinctes.
Il s’agit de repères opérationnels, et non de conseils fiscaux. Validez le régime, le traitement des transactions, les obligations déclaratives et la procédure du portail local auprès de l’administration compétente ou d’un conseiller qualifié.
Commencez par inscrire la véritable échéance dans votre calendrier
Pour le régime OSS de l’Union, la Commission européenne fixe une période déclarative par trimestre civil et une échéance à la fin du mois suivant :
| Trimestre de ventes | Échéance de déclaration et de paiement |
|---|---|
| Janvier–mars | 30 avril |
| Avril–juin | 31 juillet |
| Juillet–septembre | 31 octobre |
| Octobre–décembre | 31 janvier de l’année suivante |
Les indications de la Commission sur la déclaration OSS précisent que l’échéance ne change pas lorsqu’elle tombe un week-end ou un jour férié. Le paiement n’est pris en compte qu’à son arrivée sur le compte bancaire de votre État membre d’identification : fixez donc une date interne de contrôle et de paiement plus tôt.
Suivez une seule checklist LedgerLeaf de clôture trimestrielle
1. Confirmez le périmètre
- Consignez le trimestre, l’immatriculation OSS, la personne responsable de la déclaration et la date de contrôle interne.
- Vérifiez que les paramètres d’immatriculation à la TVA de Shopify correspondent à l’immatriculation que vous détenez réellement. Le guide Shopify de configuration des taxes dans l’Union européenne indique où saisir les immatriculations OSS.
- Notez les nouveaux lieux d’expédition, canaux ou ventes hors Shopify que la personne chargée du contrôle devra éventuellement prendre en compte.
Ne supposez pas que chaque vente à un client européen relève de la même déclaration. La checklist commence après que vous et votre conseiller avez confirmé le bon périmètre déclaratif.
2. Reproduisez la vue de rapport
Ouvrez l’espace Taxes et TVA de LedgerLeaf, sélectionnez le trimestre exact et appliquez le périmètre OSS européen. Notez le filtre de statut de paiement et la devise de rapport à côté de l’export.
Ces quelques réglages comptent : ils expliquent pourquoi la synthèse contient certaines lignes et permettent à la personne suivante de reproduire le résultat au lieu de deviner quels filtres l’ont produit.
3. Contrôlez pays et taux avant le total général
Parcourez la ventilation de TVA par pays et les vues par taux de LedgerLeaf. Pour chaque destination, comparez les ventes taxables et la TVA, puis signalez un taux inconnu, un pays inattendu, une ligne sans taxe ou un écart important par rapport au trimestre précédent.
Pour chaque question, remontez à la commande Shopify sous-jacente à partir du détail des transactions. La déclaration OSS sépare les montants par État membre de consommation et par taux applicable ; LedgerLeaf fait de cette structure pays-taux le point de départ du contrôle, au lieu de laisser un seul total pour toute la boutique à expliquer.
4. Conservez une piste propre aux remboursements et corrections
Contrôlez les commandes remboursées, remisées et modifiées avant de figer les fichiers. Pour un ajustement lié à une période déjà déclarée, conservez ensemble la référence de commande d’origine, le trimestre d’origine, la date de l’ajustement et la note de contrôle.
La Commission indique que les corrections relatives aux périodes OSS commençant le 1er juillet 2021 ou après cette date sont effectuées dans une déclaration ultérieure. Voilà pourquoi un remboursement postérieur doit rester traçable au lieu de modifier silencieusement un trimestre archivé.
5. Figez un dossier de preuves cohérent
Exportez depuis le même périmètre LedgerLeaf contrôlé :
- le CSV OSS par pays ;
- le rapport fiscal XLSX ou le CSV des transactions ;
- une courte note indiquant le trimestre, les filtres, la devise et les exceptions résolues ; et
- la version exacte transmise à la personne chargée de la déclaration.
Nommez clairement le dossier, par exemple 2026-T3-OSS-controle, et ne l’écrasez pas avec un autre fichier appelé final. Si quelqu’un remet en question un total pays, la synthèse LedgerLeaf et les transactions Shopify correspondantes doivent toujours concorder.
Bouclez le processus après la transmission
Suivez séparément déclaration déposée et paiement reçu par l’administration. Utilisez le numéro de référence unique de la déclaration pour le paiement. Même si aucune opération OSS ni aucune correction n’est à déclarer pour la période, la Commission exige une déclaration « néant ».
Archivez le dossier LedgerLeaf avec la déclaration déposée, la preuve de paiement et toute pièce justificative. Les indications européennes sur la tenue des registres OSS imposent que les registres concernés restent disponibles sous forme électronique pendant dix ans à compter de la fin de l’année de la transaction.
Voici l’habitude LedgerLeaf à retenir : contrôlez le pays et le taux, retracez les exceptions, puis figez les preuves avant la déclaration.
Effectuez votre contrôle OSS trimestriel dans LedgerLeaf Pro.
