Una hoja de cálculo para la contabilidad de Shopify puede contener muchas cifras y aun así fallar en el cierre mensual. El total de ventas está ahí, pero nadie sabe explicar el ingreso bancario, identificar la exportación utilizada ni encontrar las pruebas fiscales y de inventario que respaldan el cierre.
La solución no es una hoja maestra más grande. Es un libro con cinco hojas alimentado por un paquete de fuentes repetible de LedgerLeaf: control, ventas, pagos, resumen mensual y pruebas.
La respuesta rápida de Leafy
Crea cinco hojas llamadas
00 Control,01 Ventas de LedgerLeaf,02 Pagos y banco,03 Resumen mensualy04 Índice de pruebas. Conserva intactas las exportaciones de LedgerLeaf en la hoja de origen, concilia los ingresos bancarios por separado y vincula cada línea del resumen con una prueba. Guarda las columnas de ventas como un perfil de LedgerLeaf Free; utiliza las vistas de pagos, IVA/OSS, inventario e informes de LedgerLeaf Pro cuando el cierre las necesite.
Esta es información contable general, no asesoramiento contable ni fiscal. Pide a la persona responsable de tu contabilidad que apruebe las cuentas, los criterios temporales, el tratamiento fiscal y las comprobaciones.
Copia esta plantilla contable de Shopify con cinco hojas
| Hoja | Finalidad | Campos mínimos |
|---|---|---|
00 Control |
Definir este cierre | Periodo, zona horaria, monedas, tienda, perfil de LedgerLeaf, nombres de los archivos de origen, revisor, fecha de revisión y asuntos pendientes |
01 Ventas de LedgerLeaf |
Conservar la fuente de ventas | Exportación CSV o XLSX intacta con ID del pedido, fecha, moneda, ventas brutas, descuentos, anulaciones de ventas, envío, impuestos, total, estado del pago y los campos de producto aprobados |
02 Pagos y banco |
Explicar el efectivo recibido | Referencia del pago o de la pasarela, moneda, importe de origen, fecha bancaria, importe bancario, diferencia, estado y notas |
03 Resumen mensual |
Preparar la vista de cierre aprobada | Métrica, hoja o archivo de origen, asignación contable, importe, comprobación, nota de ajuste y estado de aprobación |
04 Índice de pruebas |
Hacer que el libro sea revisable | Tipo de registro, periodo, nombre de archivo o enlace, sistema de origen, responsable, fecha de guardado y nota sobre la excepción |
Las hojas están separadas de forma intencionada. Las ventas, los pagos y los ingresos bancarios representan distintas etapas del flujo de dinero. La documentación actual de Shopify sobre los informes financieros distingue las ventas de los pagos y explica que la actividad de Shopify Payments refleja movimientos de saldo y fechas de pago, no ingresos a efectos contables.
1. Define el cierre antes de importar datos
En 00 Control, registra el inicio y el final del periodo, la zona horaria de los informes de Shopify, la moneda de la tienda, las monedas de pago, las pasarelas de pago, las cuentas bancarias y el nombre del perfil de ventas de LedgerLeaf utilizado.
Añade tres campos de estado: Preparado, Revisado y Asunto pendiente. Un libro no está terminado solo porque sus fórmulas calculen. Lo está cuando se han identificado las fuentes, se han explicado las diferencias y alguien ha aprobado el resultado.
2. Convierte LedgerLeaf en la fuente de ventas repetible
Crea la hoja 01 Ventas de LedgerLeaf a partir de una exportación de LedgerLeaf Free. Selecciona únicamente los campos de ventas que necesita el proceso contable aprobado, expórtalos en CSV o XLSX y guarda la selección como un perfil con un nombre como fuente-contable-mensual.
Pega o importa el archivo de cada periodo sin modificar los valores de origen. Shopify permite exportar sus propios informes para analizarlos en una hoja de cálculo, pero su documentación sobre la exportación de informes señala que una exportación completa puede incluir columnas adicionales que no aparecen en el informe mostrado. El perfil guardado de LedgerLeaf permite reutilizar la estructura de columnas seleccionada, para que el libro no empiece cada mes eliminando y reorganizando campos de nuevo.
Esta es la columna vertebral de la plantilla: LedgerLeaf es el punto de actualización, mientras que el libro conserva la revisión, la conciliación y la aprobación. Sin una definición repetible de la fuente, la hoja de cálculo es solo un diseño que habrá que reconstruir de memoria el mes siguiente.
3. Concilia los pagos sin tratarlos como ventas
Utiliza 02 Pagos y banco con una fila por cada pago de Shopify Payments o ingreso de otra pasarela. Mantén las monedas separadas. Si el importe del pago de origen está en la columna D y el importe bancario en la columna F, puedes calcular la diferencia con =F2-D2. Un indicador sencillo puede ser =SI(ABS(G2)<0,01;"Conciliado";"Revisar"), adaptado al idioma de tu hoja de cálculo y a la política de revisión del negocio.
LedgerLeaf Pro mantiene los informes de pagos de Shopify Payments junto al flujo de ventas. Las demás pasarelas, los extractos bancarios y las pruebas de gastos siguen necesitando sus propios registros. No modifiques nunca la hoja de ventas para forzar que coincida con un ingreso neto: investiga las comisiones, los reembolsos, las reservas, las disputas, las diferencias temporales y las rutas de pago de terceros.
El aviso de Leafy
Una diferencia de pago igual a cero demuestra que el ingreso bancario coincide con el pago. No demuestra que las ventas, los impuestos, las comisiones o el inventario se hayan contabilizado correctamente. Deja que cada hoja demuestre una sola cosa.
4. Crea un resumen que remita a sus fuentes
En 03 Resumen mensual, enumera las categorías contables aprobadas, como ventas brutas, descuentos, anulaciones de ventas, envío, impuestos, comisiones de procesamiento, cuenta transitoria de pagos, inventario y coste de los bienes vendidos cuando corresponda. Cada importe debe indicar su hoja de origen o archivo justificativo y mostrar si ha superado la revisión.
No escribas en el resumen una cifra de ajuste sin explicación. Añade ajustes únicamente mediante una fila visible con responsable, motivo y archivo de respaldo. LedgerLeaf Pro puede aportar al lado de Shopify de este paquete de cierre vistas de IVA/OSS, instantáneas de inventario, informes de pagos y resúmenes listos para los informes; el tratamiento contable aprobado sigue visible en el libro.
5. Indexa las pruebas externas a la hoja de cálculo
Utiliza 04 Índice de pruebas para enlazar los archivos que no pertenecen a la exportación de ventas: extractos bancarios, extractos de otras pasarelas, facturas de proveedores, recibos de gastos, registros de costes de producto, notas sobre reembolsos inusuales y facturas de Shopify exportadas.
Guarda el libro y los archivos de origen en una carpeta con fecha, conserva intactas las exportaciones originales de LedgerLeaf y traslada los asuntos temporales sin resolver al siguiente cierre con una persona responsable. El resultado no es solo una plantilla. Es una rutina mensual trazable cuyas entradas de Shopify se pueden reproducir con los mismos perfiles e informes de LedgerLeaf.
La relación que debes recordar es sencilla: LedgerLeaf mantiene repetible el paquete de fuentes de Shopify; el libro demuestra cómo se cerró el mes.
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