Al commercialista servono gli ordini Shopify del mese scorso in Excel. Scarichi gli ordini, elimini le colonne, converti il file e poi controlli perché una vendita compare su tre righe. Se lo fai ogni mese, il tempo dedicato alla preparazione si accumula.
LedgerLeaf ti permette di scegliere le colonne e salvarle prima dell’esportazione. Puoi inviare un file Excel direttamente da Shopify e riutilizzare la stessa selezione il mese successivo. Vediamo come funziona con un’esportazione mensile per il commercialista.
Perché un ordine può occupare tre righe
Un ordine con una tazza, una confezione regalo e del tè è una sola vendita. Il CSV standard degli ordini Shopify può mostrarlo in questo modo.
| Ordine | Articolo | Quantità | Totale ordine |
|---|---|---|---|
| #1048 | Tazza in ceramica | 1 | 54,00 € |
| Confezione regalo | 1 | ||
| Tè | 1 |
Shopify dispone gli articoli aggiuntivi su righe separate e lascia vuote molte celle relative all’ordine. Le celle vuote non indicano un ordine incompleto. Se copi 54 € in tutte e tre le righe e le sommi, ottieni 162 € per una vendita da 54 €.
L’esportazione nativa lascia a te il compito di distinguere i valori dell’ordine da quelli dei singoli prodotti. Include anche colonne che potrebbero non servire al commercialista. È scomodo per un file che devi preparare regolarmente.
Creare il file per il commercialista in LedgerLeaf
In questo esempio, il commercialista ha chiesto riferimenti degli ordini, date, valuta, vendite lorde e importi delle imposte. Selezionerai questi campi una volta e li salverai per le esportazioni future.
1. Seleziona il mese
Apri la sezione delle vendite e usa i filtri per scegliere il mese richiesto. Controlla le date nel riepilogo delle vendite prima di continuare.
Il riepilogo mostra separatamente il totale degli ordini e le righe in anteprima. Usa il conteggio degli ordini per verificare quanti ne stai inviando. Come mostra l’esempio sopra, contare le righe del foglio può dare un risultato diverso.
2. Seleziona e salva le colonne
Mantieni i campi richiesti dal commercialista.
| Campi | A cosa servono |
|---|---|
| Nome e ID dell’ordine | Trovare l’ordine originale in Shopify |
| Anno, mese e giorno | Individuare la data della vendita |
| Valuta | Identificare la valuta di ogni importo |
| Totale lordo e totale imposte | Esaminare insieme gli importi delle vendite e delle imposte |
Escludi nomi dei clienti, regioni e altri campi se non servono. Se il commercialista chiede anche il Paese, aggiungilo alla selezione.
Salva la selezione nei profili di colonne con un nome come “Contabilità mensile”. Ora le colonne richieste sono memorizzate in LedgerLeaf e pronte da riutilizzare.
3. Esporta in Excel o CSV
Scegli l’esportazione in XLSX per scaricare il file Excel. L’esportazione nativa degli ordini Shopify fornisce solo CSV. Scaricare direttamente un XLSX evita di dover convertire il file.
Usa l’esportazione in CSV se il commercialista deve importare i dati in un altro sistema. Il CSV va bene per tabelle semplici, ma non conserva la formattazione Excel, le formule o più fogli. Chiedi quale formato serve prima di inviare il primo file.
Una volta che il commercialista lo ha controllato, usa il profilo salvato per il mese successivo. Cambia il periodo ed esporta di nuovo. Se in seguito richiede un’altra colonna, salva la selezione aggiornata per ritrovarla la prossima volta. Non devi più ricordare quali colonne eliminare da ogni nuovo download.
Quanto costa?
Le esportazioni personalizzate delle vendite e i profili di colonne salvati sono inclusi nel piano gratuito di LedgerLeaf. La configurazione è semplice perché lavori nel pannello di controllo Shopify senza creare un account separato.
La Demo gratuita di Matrixify è limitata a 10 ordini per file, mentre il piano Basic costa 20 USD al mese. È poco conveniente se ti serve soltanto l’esportazione mensile descritta qui. Con LedgerLeaf puoi prepararla e riutilizzarla senza pagare per un insieme più ampio di strumenti di importazione e migrazione.
Installa LedgerLeaf gratuitamente e crea un profilo per il prossimo file che serve al commercialista.
