Une commande Shopify apparaît trois fois dans votre feuille de calcul. Cela ressemble à un doublon, jusqu’à ce que vous remarquiez que chaque ligne contient un produit différent. La commande a été exportée une fois ; ses trois éléments de campagne ont reçu des lignes distinctes.
Réponse rapide de Leafy
L’export de commande standard de Shopify est un CSV, et les commandes comportant plusieurs lignes d’articles peuvent occuper plusieurs lignes. Décidez de ce que la feuille de calcul doit afficher avant de choisir des colonnes ou d’écrire des formules. Pour un fichier Excel direct ou une mise en page personnalisée réutilisable, LedgerLeaf Free exporte CSV ou XLSX et enregistre les profils de colonnes.
La question importante n’est pas simplement « Comment exporter ? » Il s’agit de « Que doit représenter chaque ligne à l’ouverture du fichier ? » Répondez à cette question en premier et la feuille de calcul sera beaucoup moins susceptible de vous induire en erreur.
LedgerLeaf est utile ici car il transforme cette réponse en un profil d’exportation enregistré. Vous décidez une fois l’objectif du fichier, conservez les colonnes qui le prennent en charge et générez à nouveau la même structure CSV ou Excel au retour du travail.
Pourquoi une commande Shopify peut devenir trois lignes
La documentation actuelle de Shopify sur l’exportation des commandes explique que les lignes d’articles supplémentaires apparaissent sur des lignes distinctes. De nombreuses cellules au niveau de la commande sur ces lignes supplémentaires sont laissées vides pour indiquer que les produits appartiennent à la même commande.
Imaginez que la commande #1048 contienne :
- une tasse en céramique ;
- un coffret cadeau ;
- un sachet de thé.
L’exportation peut représenter cet ordre comme ceci :
| Commander | Élément de campagne | Quantité | Total de la commande |
|---|---|---|---|
| #1048 | Tasse en céramique | 1 | 54,00 € |
| Coffret cadeau | 1 | ||
| Thé | 1 |
Cela représente toujours une commande de 54 €. Les lignes des articles de campagne vous permettent d’analyser les produits séparément, tandis que le total de la commande n’apparaît que là où l’export l’attend. Les cellules vides des dernières lignes sont structurelles ; il ne leur manque pas nécessairement d’informations.
La structure des lignes crée quatre erreurs courantes :
- compter les lignes de la feuille de calcul comme des commandes ;
- copier le total de la commande dans chaque ligne puis le additionner trois fois ;
- suppression des lignes apparemment incomplètes contenant des produits supplémentaires ;
- remplir des cellules vides au niveau de la commande avant de décider comment le tableau sera analysé.
Utilisez le nom ou l’identifiant de la commande lors du comptage des commandes. Utilisez les champs d’articles de ligne lors de l’analyse des produits, des SKU, des quantités ou de l’exécution. Ne traitez pas le nombre de lignes physiques comme une mesure commerciale tant que vous ne savez pas ce que signifie une ligne.
Décidez à quoi sert l’exportation
Une exportation devient plus facile à utiliser lorsqu’elle comporte une seule tâche. Avant de choisir les colonnes, identifiez qui recevra le fichier et ce qu’il devra en faire.
Transfert du comptable
Un comptable peut avoir besoin d’identifiants de commande, de dates, de ventes, de remises, de retours, d’expédition, de taxes, de statut de paiement, de devise et de champs de destination. Ils n’ont probablement pas besoin de toutes les colonnes d’exécution ou de marketing dans la même feuille de calcul.
Examen du produit ou du SKU
L’analyse des produits nécessite des noms d’articles, des variantes, des SKU, des quantités, des prix et des références de commande. Dans ce fichier, des identifiants de commande répétés sont attendus car les produits (et non les commandes) constituent l’unité d’analyse.
Contrôle des versements ou de la fiscalité
Le travail de paiement et de fiscalité peut nécessiter des champs de passerelle, de statut de paiement, de montant de taxe, de pays, de taux, de devise et de remboursement. Les mélanger dans un fichier d’analyse de produit peut rendre les deux tâches plus difficiles.
Conseil de Leafy
Nommez l’exportation d’après son objectif, et non le numéro de tentative. « Transfert du comptable en juin » est plus utile que « Commandes finales v3 ».
Choisissez CSV ou Excel
CSV et Excel ne sont pas des versions concurrentes de la même chose. Ils conviennent à différents flux de travail.
| Choisissez CSV lorsque… | Choisissez Excel lorsque… |
|---|---|
| Un autre système ou script importera les données | Une personne examinera, filtrera ou annotera le fichier |
| La portabilité et les données textuelles simples sont les plus importantes | Des formules, des tableaux ou un formatage de classeur seront ajoutés |
| Vous voulez un fichier de données léger | Le comptable demande spécifiquement XLSX |
Un CSV contient une table simple. Il ne conserve pas les formules Excel, les onglets de feuille de calcul, les styles de cellule ou les notes. Un fichier XLSX peut prendre en charge ces fonctionnalités et est souvent plus confortable pour une personne travaillant directement dans Excel.
L’exportation de commande standard de Shopify est CSV. Si vous avez besoin d’un classeur Excel, importer ce CSV et l’enregistrer sous XLSX ajoute une autre étape de conversion. Une exportation directe XLSX évite cette étape et réduit le risque de reformatage des identifiants, des dates ou des zéros non significatifs lors de l’importation.
Créez l’export une fois dans LedgerLeaf, puis réutilisez-le
La première exportation révèle souvent le véritable problème : ne pas extraire les données de Shopify, mais transformer à nouveau un vaste ensemble de données en le même fichier utile la semaine prochaine ou le mois prochain.
Un flux de travail répétable LedgerLeaf ressemble à ceci :
- Définissez la plage de dates et confirmez le fuseau horaire du rapport.
- Décidez si le fichier concerne principalement des commandes, des produits, des paiements ou des taxes.
- Dans LedgerLeaf, choisissez uniquement les colonnes de ventes nécessaires à cette tâche.
- Gardez les identifiants de commande stables et la structure des éléments de campagne clairs.
- Exportez CSV pour une importation système ou XLSX pour une personne travaillant dans Excel.
- Enregistrez la sélection de colonnes en tant que profil et réutilisez-la pour la période suivante.
LedgerLeaf Free gère cette boucle complète à l’intérieur de Shopify admin. L’avantage pratique n’est pas simplement un autre bouton de téléchargement ; c’est la cohérence. Le processus comptable ou tableur reçoit le même type de fichier à chaque période sans autre série de suppression, réorganisation, conversion et renommage des colonnes.
Vérifiez le fichier avant de l’envoyer
Avant de procéder à une exportation, confirmez :
- la plage de dates et le fuseau horaire sont corrects ;
- la devise prévue est claire ;
- les identifiants de commande, les SKU et les codes postaux n’ont pas été reformatés ;
- vous savez si les lignes représentent des campagnes ou des éléments de campagne ;
- les remboursements, les taxes, les frais d’expédition et les remises sont représentés comme prévu ;
- le nom du fichier identifie le boutique, la période et le but.
Si la feuille de calcul contient des données client, stockez-les et partagez-les avec les contrôles d’accès appropriés. Conservez une copie finale du fichier exact utilisé pour la période de comptabilité afin que le chiffre déclaré puisse être retracé plus tard.
Faites du profil enregistré votre norme de transmission
Une fois que le fichier a réussi les vérifications ci-dessus, traitez son profil LedgerLeaf comme norme de départ pour ce travail. Donnez-lui un objectif clair, tel que « transfert mensuel du comptable » ou « examen des SKU » – et modifiez-le délibérément lorsque les exigences du destinataire changent.
Un fichier CSV ou Excel ciblé reste portable : un comptable peut le consulter, Excel peut le filtrer, un tableau croisé dynamique peut le résumer et un outil d’IA approuvé peut le remettre en question. La structure reste utile car la signification de la commande et des éléments de campagne a été décidée avant l’exportation.
L’avantage mémorable de LedgerLeaf est simple : la prochaine exportation correcte commence à partir du profil que vous avez déjà créé. Les exportations de ventes CSV et Excel personnalisables et les profils enregistrés sont inclus dans le plan gratuit.
