Votre comptable a besoin des commandes Shopify du mois dernier dans Excel. Vous téléchargez les commandes, supprimez des colonnes, convertissez le fichier, puis cherchez pourquoi une vente apparaît sur trois lignes. Si vous le faites chaque mois, le temps passé à préparer le fichier finit par s’accumuler.
LedgerLeaf vous permet de choisir les colonnes et de les enregistrer avant l’export. Vous pouvez envoyer un fichier Excel directement depuis Shopify et réutiliser la même sélection le mois suivant. Voici comment préparer l’export mensuel de votre comptable.
Pourquoi une commande peut occuper trois lignes
Une commande contenant une tasse, un coffret cadeau et du thé représente une seule vente. Le CSV standard des commandes Shopify peut l’afficher de cette façon.
| Commande | Article | Quantité | Total de la commande |
|---|---|---|---|
| #1048 | Tasse en céramique | 1 | 54,00 € |
| Coffret cadeau | 1 | ||
| Thé | 1 |
Shopify place les articles supplémentaires sur des lignes distinctes et laisse vides de nombreuses cellules relatives à la commande. Ces cellules vides ne signifient pas que la commande est incomplète. Si vous copiez les 54 € sur les trois lignes puis les additionnez, vous obtenez 162 € pour une vente de 54 €.
Avec l’export natif, c’est à vous de distinguer les valeurs qui concernent la commande de celles qui concernent chaque produit. Il comprend aussi des colonnes dont votre comptable n’a peut-être pas besoin. C’est peu pratique pour un fichier à préparer régulièrement.
Créer le fichier de votre comptable dans LedgerLeaf
Dans cet exemple, votre comptable a demandé les références des commandes, les dates, la devise, les ventes brutes et les montants des taxes. Vous choisirez ces champs une fois et les enregistrerez pour les prochains exports.
1. Sélectionner le mois
Ouvrez la rubrique des ventes et utilisez les filtres pour choisir le mois demandé. Vérifiez les dates dans le récapitulatif des ventes avant de continuer.
Le récapitulatif affiche séparément le nombre total de commandes et le nombre de lignes dans l’aperçu. Utilisez le total des commandes pour vérifier combien vous en transmettez. Comme le montre l’exemple ci-dessus, compter les lignes du tableau peut donner un résultat différent.
2. Sélectionner et enregistrer les colonnes
Gardez les champs demandés par votre comptable.
| Champs | À quoi ils servent |
|---|---|
| Nom et identifiant de la commande | Retrouver la commande d’origine dans Shopify |
| Année, mois et jour | Identifier la date de vente |
| Devise | Identifier la devise de chaque montant |
| Total brut et total des taxes | Examiner ensemble les montants des ventes et des taxes |
Écartez les noms des clients, les régions et les autres champs s’ils ne sont pas nécessaires. Si votre comptable demande aussi le pays, ajoutez-le à la sélection.
Enregistrez la sélection dans les profils de colonnes avec un nom comme « Comptabilité mensuelle ». Les colonnes demandées sont maintenant enregistrées dans LedgerLeaf et prêtes à être réutilisées.
3. Exporter vers Excel ou CSV
Choisissez l’export XLSX pour télécharger le fichier Excel. L’export natif des commandes Shopify ne fournit que du CSV. Télécharger directement un XLSX vous évite de convertir le fichier.
Utilisez l’export CSV si le comptable doit importer les données dans un autre système. Le CSV convient aux tableaux simples, mais ne conserve ni la mise en forme Excel, ni les formules, ni plusieurs feuilles de calcul. Demandez le format souhaité avant d’envoyer le premier fichier.
Une fois que votre comptable l’a vérifié, utilisez le profil enregistré pour le mois suivant. Changez la période et exportez à nouveau. S’il demande une autre colonne par la suite, enregistrez la sélection modifiée pour qu’elle soit incluse la prochaine fois. Vous n’avez plus à vous rappeler quelles colonnes retirer de chaque nouveau téléchargement.
Combien cela coûte-t-il ?
Les exports de ventes personnalisés et les profils de colonnes enregistrés sont inclus dans l’offre gratuite de LedgerLeaf. La configuration est simple, car vous travaillez dans l’administration Shopify sans créer de compte distinct.
La Demo gratuite de Matrixify est limitée à 10 commandes par fichier, et son offre Basic coûte 20 USD par mois. C’est cher si vous avez seulement besoin de l’export mensuel décrit ici. Avec LedgerLeaf, vous pouvez le préparer et le réutiliser sans payer pour un ensemble plus large d’outils d’importation et de migration.
Installez LedgerLeaf gratuitement et créez un profil pour le prochain fichier demandé par votre comptable.
