Ihre Steuerberatung braucht die Shopify-Bestellungen des letzten Monats in Excel. Sie laden die Bestellungen herunter, entfernen Spalten, konvertieren die Datei und prüfen dann, warum ein Verkauf auf drei Zeilen erscheint. Wenn Sie das jeden Monat tun, summiert sich die Zeit für die Vorbereitung.
Mit LedgerLeaf wählen Sie die Spalten vor dem Export aus und speichern Ihre Auswahl. Sie können eine Excel-Datei direkt aus Shopify versenden und im nächsten Monat dieselbe Spaltenauswahl verwenden. Wir zeigen das am Beispiel einer monatlichen Datei für die Steuerberatung.
Warum eine Bestellung drei Zeilen belegen kann
Eine Bestellung mit Tasse, Geschenkbox und Tee ist ein Verkauf. Im Standard-Bestell-CSV von Shopify kann sie so aussehen.
| Bestellung | Artikel | Menge | Bestellsumme |
|---|---|---|---|
| #1048 | Keramiktasse | 1 | 54,00 € |
| Geschenkbox | 1 | ||
| Tee | 1 |
Shopify schreibt zusätzliche Artikel in separate Zeilen und lässt viele Zellen auf Bestellebene leer. Die leeren Zellen bedeuten nicht, dass die Bestellung unvollständig ist. Wenn Sie 54 € in alle drei Zeilen kopieren und addieren, erhalten Sie 162 € für einen Verkauf im Wert von 54 €.
Beim nativen Export müssen Sie selbst unterscheiden, welche Werte zur Bestellung und welche zu einzelnen Artikeln gehören. Dazu kommen Spalten, die Ihre Steuerberatung möglicherweise nicht braucht. Für eine Datei, die Sie regelmäßig vorbereiten müssen, ist das umständlich.
Die Datei für Ihre Steuerberatung in LedgerLeaf erstellen
In diesem Beispiel hat die Steuerberatung nach Bestellreferenzen, Datumsangaben, Währung, Bruttoumsatz und Steuerbeträgen gefragt. Sie wählen diese Felder einmal aus und speichern sie für künftige Exporte.
1. Den Monat auswählen
Öffnen Sie den Verkaufsbereich und wählen Sie über die Filter den angefragten Monat. Prüfen Sie die Datumsangaben in der Umsatzübersicht, bevor Sie fortfahren.
Die Übersicht zeigt die Zahl der Bestellungen und die Zeilen in der Vorschau getrennt an. Prüfen Sie anhand der Bestellzahl, wie viele Bestellungen Sie übergeben. Wie das Beispiel oben zeigt, kann das Zählen der Tabellenzeilen ein anderes Ergebnis liefern.
2. Die Spalten auswählen und speichern
Behalten Sie die Felder, die Ihre Steuerberatung angefragt hat.
| Felder | Wofür sie gebraucht werden |
|---|---|
| Bestellname und Bestell-ID | Die ursprüngliche Bestellung in Shopify finden |
| Jahr, Monat und Tag | Das Verkaufsdatum erkennen |
| Währung | Die Währung jedes Betrags zuordnen |
| Bruttosumme und Steuersumme | Verkaufs- und Steuerbeträge gemeinsam prüfen |
Lassen Sie Kundennamen, Regionen und andere Felder weg, sofern sie nicht benötigt werden. Fragt die Steuerberatung auch nach dem Land, nehmen Sie es in die Auswahl auf.
Speichern Sie die Auswahl als Spaltenvorlage unter einem Namen wie „Monatliche Buchhaltung“. Die angefragten Spalten sind damit in LedgerLeaf gespeichert und können erneut verwendet werden.
3. Als Excel oder CSV exportieren
Wählen Sie den Export als XLSX, um die Excel-Datei herunterzuladen. Shopifys nativer Bestellexport liefert nur CSV. Mit dem direkten XLSX-Download entfällt die eigene Umwandlung in eine Excel-Arbeitsmappe.
Verwenden Sie den Export als CSV, wenn die Steuerberatung die Daten in ein anderes System importieren möchte. CSV eignet sich für einfache Tabellen, speichert aber weder Excel-Formatierungen noch Formeln oder mehrere Tabellenblätter. Fragen Sie vor der ersten Übergabe nach dem benötigten Format.
Sobald die Steuerberatung die Datei geprüft hat, verwenden Sie die gespeicherte Vorlage für den nächsten Monat. Ändern Sie den Zeitraum und exportieren Sie erneut. Wird später eine weitere Spalte gebraucht, speichern Sie die angepasste Auswahl für das nächste Mal. Sie müssen sich nicht mehr merken, welche Spalten Sie aus jedem neuen Download entfernen sollen.
Was kostet das?
Individuelle Verkaufsexporte und gespeicherte Spaltenprofile sind im kostenlosen LedgerLeaf-Tarif enthalten. Die Einrichtung ist einfach, weil Sie im Shopify-Adminbereich arbeiten und kein separates Konto anlegen müssen.
Die kostenlose Demo von Matrixify ist auf 10 Bestellungen pro Datei begrenzt. Der Basic-Tarif kostet 20 US-Dollar im Monat. Wenn Sie nur den hier beschriebenen monatlichen Verkaufsexport brauchen, ist das teuer. Mit LedgerLeaf können Sie ihn vorbereiten und wiederverwenden, ohne für weitere Import- und Migrationswerkzeuge zu bezahlen.
Installieren Sie LedgerLeaf kostenlos und legen Sie ein Profil für die nächste Datei an, die Ihre Steuerberatung benötigt.
