Tu asesor contable necesita los pedidos de Shopify del mes pasado en Excel. Descargas los pedidos, eliminas columnas, conviertes el archivo y después compruebas por qué una venta aparece en tres filas. Si lo haces cada mes, el tiempo dedicado a preparar el archivo se va acumulando.

LedgerLeaf te permite elegir las columnas y guardarlas antes de exportar. Puedes enviar un archivo Excel directamente desde Shopify y usar la misma selección el mes siguiente. Vamos a verlo con una exportación mensual para el asesor contable.

Por qué un pedido puede ocupar tres filas

Un pedido con una taza, una caja de regalo y té es una sola venta. El CSV estándar de pedidos de Shopify puede mostrarlo así.

Pedido Artículo Cantidad Total del pedido
#1048 Taza de cerámica 1 54,00 €
Caja de regalo 1
Té 1

Shopify coloca los artículos adicionales en líneas separadas y deja vacías muchas celdas relativas al pedido. Las celdas vacías no indican que el pedido esté incompleto. Si copias los 54 € en las tres filas y las sumas, obtienes 162 € para una venta de 54 €.

La exportación nativa te obliga a distinguir qué valores corresponden al pedido y cuáles a cada producto. También incluye columnas que tu asesor quizá no necesite. Resulta incómodo para un archivo que tienes que preparar regularmente.

Crear el archivo para tu asesor en LedgerLeaf

En este ejemplo, tu asesor ha pedido referencias de pedidos, fechas, moneda, ventas brutas e importes de impuestos. Elegirás esos campos una vez y los guardarás para futuras exportaciones.

1. Selecciona el mes

Abre la sección de ventas y usa los filtros para elegir el mes solicitado. Comprueba las fechas en el resumen de ventas antes de continuar.

El resumen muestra por separado el total de pedidos y las filas de la vista previa. Usa el total de pedidos para comprobar cuántos estás enviando. Como muestra el ejemplo anterior, contar las filas de la hoja puede dar un resultado diferente.

2. Selecciona y guarda las columnas

Conserva los campos que ha pedido tu asesor.

Campos Para qué sirven
Nombre e ID del pedido Encontrar el pedido original en Shopify
Año, mes y día Identificar la fecha de la venta
Moneda Identificar la moneda de cada importe
Total bruto y total de impuestos Revisar juntos los importes de ventas e impuestos

Excluye nombres de clientes, regiones y otros campos si no son necesarios. Si tu asesor también pide el país, añádelo a la selección.

Guarda la selección en los perfiles de columnas con un nombre como «Contabilidad mensual». Las columnas solicitadas ya están guardadas en LedgerLeaf y listas para volver a usarlas.

3. Exporta a Excel o CSV

Elige la exportación en XLSX para descargar el archivo Excel. La exportación nativa de pedidos de Shopify solo ofrece CSV. Descargar directamente un XLSX evita que tengas que convertir el archivo.

Usa la exportación en CSV si el asesor necesita importar los datos en otro sistema. El CSV sirve para tablas simples, pero no conserva el formato de Excel, las fórmulas ni varias hojas de cálculo. Pregunta qué formato necesita antes de enviar el primer archivo.

Cuando tu asesor lo haya comprobado, usa el perfil guardado para el mes siguiente. Cambia el periodo y vuelve a exportar. Si más adelante pide otra columna, guarda la selección actualizada para que esté incluida la próxima vez. Ya no tienes que recordar qué columnas eliminar de cada nueva descarga.

¿Cuánto cuesta?

Las exportaciones de ventas personalizadas y los perfiles de columnas guardados están incluidos en el plan gratuito de LedgerLeaf. La configuración es sencilla porque trabajas dentro del panel de control de Shopify sin crear una cuenta aparte.

La Demo gratuita de Matrixify está limitada a 10 pedidos por archivo, y su plan Basic cuesta 20 USD al mes. Sale caro si solo necesitas la exportación mensual descrita aquí. Con LedgerLeaf puedes prepararla y reutilizarla sin pagar por un conjunto más amplio de herramientas de importación y migración.

Instala LedgerLeaf gratis y crea un perfil para el próximo archivo que necesite tu asesor contable.