Tu tienda realiza una venta cerca del cierre del mes. Shopify registra el pedido en junio, el pago pasa por una pasarela y el ingreso llega al banco en julio. ¿A qué mes corresponde el ingreso?
La fecha del pago no basta para responder. El método contable determina cuándo se anotan los ingresos y los gastos en los libros; tus registros de Shopify deben mostrar los hechos que respaldan esa decisión.
La respuesta rápida de Leafy
La contabilidad de caja suele registrar los ingresos cuando se cobran y los gastos cuando se pagan. La contabilidad de devengo suele registrar los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurren. Pregunta a tu asesor qué método y qué reglas de reconocimiento se aplican. Después, usa LedgerLeaf para conservar de forma repetible las fechas de Shopify: campos de ventas y pagos en un perfil de exportación Free guardado, más informes de pagos e instantáneas de inventario Pro cuando el proceso los necesite.
Esta es información contable general, no asesoramiento contable ni fiscal. La posibilidad de utilizar cada método, las reglas temporales, el tratamiento del inventario y los cambios de método dependen de tu negocio y jurisdicción.
Caja y devengo responden a preguntas temporales distintas
Imagina un pedido de 120 € preparado el 30 de junio, cobrado el 2 de julio e incluido el 4 de julio en un ingreso bancario de 116 € después de comisiones. El asiento exacto depende de los hechos y de las normas aplicables, pero el contraste básico es este:
| Hecho | Criterio de caja | Criterio de devengo | Registro que debes conservar |
|---|---|---|---|
| Se obtiene la venta | No suele registrarse solo porque se haya obtenido | El ingreso suele registrarse cuando se obtiene | Exportación de ventas de LedgerLeaf con los campos de pedido, preparación, importe, impuestos y estado seleccionados para el proceso aprobado |
| Se cobra el pago del cliente | Suele activar el registro del ingreso | Suele saldar un importe ya reconocido | Fecha, método y estado del pago, más la referencia del pedido en el perfil de LedgerLeaf guardado |
| El pago de Shopify llega al banco | Concilia los fondos de la pasarela con el efectivo; no es automáticamente la fecha de la venta | Concilia el efectivo y el posible saldo de la pasarela | Informes de pagos de LedgerLeaf Pro para Shopify Payments y el ingreso bancario |
| Se paga la factura del proveedor | El gasto suele registrarse cuando se paga | El gasto suele registrarse cuando se incurre | Factura del proveedor y justificante del pago conservados fuera de LedgerLeaf |
“Suele” es importante. La agencia tributaria estadounidense describe los métodos de caja y de devengo, pero también establece restricciones y excepciones, incluidas reglas de inventario. El Reino Unido aplica sus propias reglas de contabilidad de caja. Otras jurisdicciones y tipos de empresa son diferentes. No cambies de método ni elijas una fecha conveniente solo porque un mes parezca mejor.
Por qué el ecommerce hace que la elección parezca confusa
Una venta ecommerce genera varias fechas: pedido, preparación, autorización y captura del pago, reembolso, pago, ingreso bancario, factura del proveedor y movimiento de inventario. La contabilidad de caja puede parecer más sencilla porque sigue el dinero. La de devengo puede mostrar con más claridad el rendimiento de un periodo porque vincula la actividad con el momento en que se obtuvieron los ingresos o se incurrió en los gastos.
Ninguno de los dos métodos convierte un pago neto en un registro de ventas completo. Los informes financieros de Shopify separan la actividad de ventas de la de pagos. Su informe de conciliación de pagos explica por separado la actividad del saldo de Shopify Payments y señala expresamente que no es un estado de ingresos con fines contables.
Ese es el problema operativo que resuelve LedgerLeaf: mantiene disponible el rastro de los hechos de Shopify en un formato estable, para aplicar el método aprobado a registros y no a un total bancario supuesto.
Elige el método antes de preparar la exportación
Pide a la persona responsable de tus libros que confirme:
- qué método puede y debe utilizar el negocio;
- qué significan “cobrado”, “obtenido”, “pagado” e “incurrido” para sus operaciones;
- cómo se tratan los reembolsos, anticipos, tarjetas regalo, impuestos y pedidos sin pagar;
- si el inventario requiere un tratamiento especial o según devengo;
- qué campos de fecha, divisa y estado deben respaldar cada periodo.
El inventario merece especial atención. Comprar existencias no siempre genera un gasto en el mismo periodo en que se venden. LedgerLeaf Pro puede conservar instantáneas de inventario y registros operativos por SKU, pero los costes de los productos y la política contable del negocio siguen determinando los asientos.
Convierte el método aprobado en una rutina de LedgerLeaf
Una vez acordadas las reglas, hazlas repetibles dentro de Shopify:
- Guarda la fuente de ventas. En LedgerLeaf Free, crea un perfil CSV o Excel con los campos de pedido, pago, fecha, importe, descuento, devolución, impuesto, divisa, estado y SKU que necesite el método aprobado.
- Mantén visibles ambas líneas temporales. No elimines las fechas de los pedidos porque los libros sigan el criterio de caja, ni las de pago porque sigan el devengo. La diferencia es un registro útil.
- Concilia los pagos por separado. Usa los informes de pagos de LedgerLeaf Pro para Shopify Payments a fin de conectar la actividad de pagos, las comisiones y los pagos con el banco. Conserva registros separados para otras pasarelas.
- Conserva la posición del inventario. Si vendes productos, guarda la instantánea de inventario pertinente de LedgerLeaf Pro junto con los costes de proveedores y las pruebas del recuento físico.
- Repite el mismo perfil y el mismo límite de periodo. Etiqueta el archivo con el criterio, el intervalo de fechas, la zona horaria y la divisa; después, usa la misma estructura en el siguiente cierre.
La idea que conviene recordar es sencilla: LedgerLeaf mantiene listas para repetir las fechas de Shopify que sustentan tu método contable. Tu asesor elige la regla; LedgerLeaf mantiene el rastro de ventas, cobros, pagos, impuestos e inventario lo bastante claro como para aplicarla.
Crea con LedgerLeaf tu paquete repetible de registros de Shopify.
