Shopify puede mostrar ventas brutas, descuentos, devoluciones, envíos, impuestos, comisiones, pagos e inventario. Pero si la contabilidad solo tiene «Ventas» y «Banco», esas diferencias útiles desaparecen en cuanto alguien contabiliza el mes.
Un plan contable mejor da un destino estable a cada movimiento recurrente de Shopify. El objetivo no es crear cientos de cuentas, sino un mapa breve construido alrededor de un conjunto reproducible de datos de LedgerLeaf. Así, los nombres de las cuentas se convierten en una rutina de cierre mensual en lugar de una plantilla de un solo uso.
La respuesta rápida de Leafy
Conserva el plan contable general de la empresa y añade una capa de Shopify para las ventas de productos, los descuentos y devoluciones, los ingresos por envío, los impuestos sobre las ventas o el IVA por pagar, la cuenta transitoria de Shopify Payments, las comisiones de procesamiento, el inventario y el coste de las mercancías vendidas. Guarda en LedgerLeaf un perfil de exportación de ventas adaptado a ese mapa. En cada cierre, utiliza los informes LedgerLeaf Pro de pagos, impuestos, IVA/OSS, inventario y resúmenes para alimentar las mismas cuentas.
Esta es información contable general, no asesoramiento contable ni fiscal. Los nombres y números de las cuentas, el momento de registro y el tratamiento fiscal dependen de tu empresa y jurisdicción. Confirma la estructura definitiva con tu contable o asesor fiscal.
La pequeña capa de Shopify que necesita tu flujo de LedgerLeaf
No reconstruyas todo el plan contable alrededor de un solo canal de ventas. Añade únicamente las cuentas necesarias para mantener visible la actividad de Shopify.
Activos
- Cuenta bancaria — el dinero que realmente se ha recibido.
- Cuenta transitoria de Shopify Payments — los fondos de clientes que pasan por Shopify Payments antes del pago, incluidas las diferencias temporales legítimas.
- Inventario — el coste de los productos que siguen disponibles para la venta, cuando se aplica la contabilidad de existencias.
Pasivos
- Impuesto sobre las ventas o IVA por pagar — los impuestos recaudados que se mantienen separados de los ingresos. Añade subcuentas solo cuando tu proceso de declaración y revisión las necesite de verdad.
- Tarjetas regalo o saldo de tienda pendientes — un pasivo independiente cuando estos saldos son significativos para tu tienda.
Ingresos y contraingresos
- Ventas de productos — ingresos brutos por productos antes de descuentos y devoluciones.
- Descuentos sobre ventas y devoluciones de ventas — cuentas de contraingresos separadas que explican el paso de las ventas brutas a las netas.
- Envíos cobrados a clientes — ingresos por envío que permanecen visibles aparte de las ventas de productos.
Coste de ventas y gastos
- Coste de las mercancías vendidas — el coste asignado a las unidades vendidas según el método contable de la empresa.
- Ajustes o correcciones de valor del inventario — pérdidas, daños, mermas y correcciones aprobadas cuando conviene registrarlos por separado.
- Comisiones de procesamiento de pagos — las comisiones deducidas de la actividad de Shopify Payments.
- Suscripción de Shopify, aplicaciones y etiquetas de envío — gastos operativos respaldados por facturas de Shopify, no por informes de ventas o pagos.
También puedes necesitar cuentas para otras pasarelas de pago, aranceles, contracargos, propinas o impuestos recaudados por marketplaces. Añádelas porque un movimiento recurrente necesita un tratamiento propio, no porque aparecían en una plantilla de plan contable.
Esta lista es solo la mitad de la configuración. Antes de contabilizar una cifra, asigna a cada cuenta una fuente recurrente de LedgerLeaf. Eso evita que «Ventas» y «Banco» vuelvan a tragarse los detalles útiles el mes siguiente.
Asignar cada registro de LedgerLeaf a las cuentas
El desglose de ventas totales de Shopify separa las ventas brutas, los descuentos, las devoluciones, los envíos y los impuestos. Su informe de conciliación de pagos explica por separado la actividad del saldo de Shopify Payments, las comisiones, los reembolsos, las retenciones, los ajustes, los pagos y el saldo final. Shopify indica expresamente que no es una cuenta de resultados.
Esa distinción es la columna vertebral del plan contable. Construye el mapa de trabajo alrededor de los registros de LedgerLeaf que puedes reproducir:
| Fuente de LedgerLeaf | Cuenta de destino |
|---|---|
| Perfil de exportación de ventas guardado en el plan Free | Ventas de productos, descuentos, devoluciones, ingresos por envío e impuestos por pagar |
| Informe de pagos de Shopify Payments en el plan Pro | Cuenta transitoria de Shopify Payments, comisiones de procesamiento y banco |
| Exportaciones de impuestos, IVA y OSS en el plan Pro | Revisión de impuestos por pagar con país, tipo, periodo y, cuando corresponda, respaldo para OSS |
| Instantánea de inventario en el plan Pro | Inventario, coste de las mercancías vendidas y cuentas de ajuste según las indicaciones recibidas |
| Resumen listo para informes en el plan Pro | Revisión del cierre del periodo en todas las categorías de Shopify asignadas |
LedgerLeaf Free permite que las columnas de ventas sigan el plan contable aprobado en lugar de una hoja de cálculo genérica. Pro completa el conjunto recurrente con datos de pagos, impuestos, IVA/OSS, inventario y resúmenes. El plan contable aporta los destinos; LedgerLeaf mantiene los datos de Shopify lo bastante uniformes como para utilizarlos.
Crear una rutina de LedgerLeaf a las cuentas
En Studio Eucalipto lo vemos así: una cuenta sin una fuente reproducible es solo una etiqueta. Utiliza esta rutina para convertir el plan en un sistema de cierre mensual:
- Acuerda el mapa. Confirma los nombres y números de las cuentas, el tratamiento de divisas, los pasivos fiscales, el método de la cuenta transitoria y el tratamiento del inventario con la persona responsable de la contabilidad.
- Guarda la fuente de ventas. En LedgerLeaf Free, elige las columnas de pedidos, pagos, impuestos y demás datos necesarios para el mapa acordado y guarda ese perfil de exportación CSV o Excel.
- Completa el conjunto de datos. En LedgerLeaf Pro, conserva los informes de pagos, las exportaciones de impuestos/IVA/OSS, las instantáneas de inventario y los resúmenes listos para informes junto al archivo de ventas del mismo periodo.
- Contabiliza y concilia de forma uniforme. Envía siempre las mismas categorías de fuentes a las mismas cuentas. Mantén las diferencias temporales explicadas en la cuenta transitoria en vez de forzar que las ventas coincidan con el ingreso bancario.
- Añade los justificantes externos a LedgerLeaf. Exporta las facturas de Shopify de las comisiones de suscripción, aplicaciones, envíos y transacciones de terceros, además de los registros de pasarelas o de la empresa ajenos a Shopify.
El aviso de Leafy
No crees una cuenta de impuestos por pagar para cada país o tipo solo porque existan los datos. LedgerLeaf Pro puede conservar en el informe de respaldo el IVA por país, tipo, periodo y ámbito de OSS. El libro mayor puede tener únicamente el detalle que requiera tu proceso real de declaración y revisión.
Para las empresas de productos, los informes de inventario actuales de Shopify incluyen vistas de cantidad y valor al cierre del mes, pero los valores dependen de los datos de coste por artículo y del seguimiento del inventario. Las instantáneas de inventario de LedgerLeaf Pro mantienen esos datos operativos junto al resto del conjunto de cierre; tu política contable sigue determinando los asientos definitivos de inventario y costes.
La conexión que conviene recordar es: LedgerLeaf mantiene los datos de Shopify alineados con el plan contable. El plan indica dónde van las cifras; LedgerLeaf hace que el rastro de ventas, pagos, impuestos e inventario sea lo bastante reproducible como para usarlo.
Prueba LedgerLeaf para tener un conjunto de datos contables de Shopify más claro.
