Quando Shopify indica 31 unità e sullo scaffale ce ne sono 27, usa il conteggio fisico per correggere la quantità In magazzino di Shopify in quella sede. Ma non fermarti alla rettifica se più inserzioni o bundle attingono dalle stesse scorte. La riconciliazione ha due compiti: correggere la quantità e poi assicurarsi che le relazioni che la modificano siano ancora corrette.
È nel secondo compito che LedgerLeaf Pro diventa importante. Dopo il conteggio, le sue regole SKU verificate mantengono allineati i prodotti collegati e i bundle. In questo modo è meno probabile che la discrepanza si ripresenti non appena un altro ordine modifica uno dei record collegati.
La risposta rapida di Leafy
Conta una sede alla volta, confronta le unità fisiche con la quantità In magazzino di Shopify e ripeti il conteggio delle differenze. Per le correzioni confermate, usa Imposta su con il motivo Conteggio. Poi controlla in LedgerLeaf Pro le regole interessate per SKU collegati e bundle e testa una modifica delle scorte prima di riprendere i normali movimenti di magazzino.
Conta In magazzino, non Disponibile
Shopify divide le scorte in stati diversi perché un solo numero non può rispondere a tutte le domande sull’inventario. In magazzino comprende tutto ciò che è fisicamente presente in una sede. È la somma delle unità Disponibili, Impegnate e Non disponibili. Le scorte In arrivo non sono in magazzino finché non vengono ricevute.
Il conteggio a scaffale va quindi confrontato con In magazzino, non con Disponibile. Se Shopify mostra 31 unità In magazzino, di cui 4 impegnate e 2 non disponibili, ne mostra 25 Disponibili. Un conteggio fisico confermato di 27 riduce In magazzino di 4 unità e Disponibile dello stesso valore; le unità impegnate e non disponibili richiedono comunque una spiegazione operativa distinta.
L’attuale guida di Shopify sugli stati delle scorte spiega queste definizioni, mentre la guida sulla rettifica delle quantità consiglia Imposta su quando è noto un conteggio fisico esatto.
Riconcilia una sede e un gruppo di scorte alla volta
Prevedi una finestra di conteggio controllata, così vendite, resi, ricezioni e trasferimenti non continuano a cambiare la quantità di riferimento mentre il personale conta. Poi:
- Scegli una sede Shopify. Esporta o registra le scorte correnti subito prima del conteggio.
- Conta per SKU. Mantieni visibili nel totale fisico gli articoli danneggiati, in controllo qualità e nelle scorte di sicurezza, poi identifica perché quelle unità non sono disponibili.
- Confronta la quantità fisica In magazzino con quella In magazzino di Shopify. Ripeti il conteggio di ogni scostamento rilevante prima di modificare qualsiasi dato.
- Imposta la quantità confermata. In Shopify, inserisci la quantità In magazzino esatta, seleziona il motivo Conteggio, controlla le modifiche in sospeso e salva.
- Controlla la traccia. Nella cronologia delle rettifiche delle scorte, Shopify registra chi ha modificato la quantità, quando e per quale motivo.
Per un catalogo ampio, il flusso CSV dell’inventario di Shopify permette di eseguire la stessa riconciliazione in blocco. L’esportazione di tutti gli stati include colonne separate In magazzino (attuale) e In magazzino (nuovo). Shopify rifiuta inoltre un’importazione obsoleta se nel frattempo la quantità corrente è cambiata, evitando che un vecchio file di conteggio sovrascriva attività più recenti.
Conta una volta il gruppo fisico, poi controlla ogni relazione Shopify
Immagina che la stessa tazza color oliva sia venduta tramite un’inserzione principale, un’inserzione regalo e un bundle da due tazze. Sullo scaffale ci sono 27 tazze, non 27 per ogni inserzione. Conta una volta il gruppo fisico, individua ogni SKU Shopify che ne dipende e correggi la quantità del componente di riferimento.
Apri quindi l’area Inventario di LedgerLeaf Pro e controlla le regole che riguardano quegli SKU. LedgerLeaf supporta pattern leggibili di SKU collegati e regole bundle per SKU principali e componenti, con logica di sincronizzazione minima, massima o esatta in base alla relazione desiderata. Verifica che la regola corrisponda ancora soltanto ai prodotti contati e che la sua logica descriva la disposizione reale sullo scaffale.
Questa è la divisione dei compiti da ricordare: Shopify registra il conteggio confermato; LedgerLeaf impedisce che la relazione tra le scorte collegate torni a disallinearsi dopo il conteggio. Senza una regola verificata, una vendita dall’inserzione regalo o un ordine del bundle può trasformare la correzione pulita di oggi nella discrepanza di domani.
L’avvertenza di Leafy
Non sommare le quantità delle inserzioni che rappresentano le stesse unità fisiche. Conta una sola volta il gruppo di scorte, controlla la regola LedgerLeaf che lo collega e poi testa una vendita, un reso, una rettifica manuale e un rifornimento prima di considerare conclusa la riconciliazione.
Concludi con una breve traccia delle eccezioni
Registra la data del conteggio, la sede, la persona responsabile, lo scostamento confermato, il motivo della rettifica Shopify e ogni spiegazione relativa a scorte danneggiate, mancanti o collocate nel posto sbagliato. Per i prodotti collegati o i bundle, annota anche la regola LedgerLeaf controllata e il piccolo test svolto in seguito.
L’obiettivo non è soltanto far coincidere due numeri per un momento. È lasciare in Shopify la quantità In magazzino corretta e in LedgerLeaf la regola giusta per ciò che accadrà dopo.
Mantieni allineate le scorte Shopify collegate dopo ogni conteggio fisico con LedgerLeaf Pro.
