Cuando Shopify muestra 31 unidades y en la estantería hay 27, utiliza el recuento físico para corregir la cantidad En existencias de Shopify en esa sucursal. Pero no te limites al ajuste si varios anuncios o packs comparten el mismo inventario. La conciliación tiene dos cometidos: corregir la cantidad y comprobar después que las relaciones que modifican esa cantidad siguen siendo correctas.
LedgerLeaf Pro es importante en ese segundo cometido. Sus reglas de SKU revisadas mantienen alineados los productos vinculados y los packs después del recuento, por lo que es menos probable que la diferencia reaparezca en cuanto otro pedido modifique uno de los registros conectados.
La respuesta rápida de Leafy
Cuenta una sucursal cada vez, compara las unidades físicas con la cantidad En existencias de Shopify y vuelve a contar las diferencias. Para las correcciones confirmadas, utiliza Establecer en con el motivo Recuento. Después, revisa en LedgerLeaf Pro las reglas afectadas de SKU vinculados y packs, y prueba un cambio de inventario antes de reanudar los movimientos habituales de existencias.
Cuenta En existencias, no Disponible
Shopify divide el inventario en estados porque una sola cifra no puede responder a todas las preguntas sobre las existencias. En existencias incluye todo lo que está físicamente presente en una sucursal. Es la suma de las unidades Disponibles, Comprometidas y No disponibles. El inventario Entrante no está en existencias hasta que se recibe.
Por eso, un recuento de estantería debe compararse con En existencias, no con Disponible. Si Shopify muestra 31 unidades En existencias, incluidas 4 comprometidas y 2 no disponibles, muestra 25 Disponibles. Un recuento físico confirmado de 27 reduce En existencias en 4 unidades y Disponible en las mismas 4; las unidades comprometidas y no disponibles siguen necesitando su propia explicación operativa.
La guía actual de Shopify sobre los estados de inventario explica estas definiciones, mientras que su guía para ajustar cantidades recomienda Establecer en cuando se conoce un recuento físico exacto.
Concilia una sucursal y un grupo de existencias cada vez
Establece un periodo de recuento controlado para que las ventas, devoluciones, recepciones y transferencias no sigan cambiando la cantidad de referencia mientras el personal cuenta. Después:
- Elige una sucursal de Shopify. Exporta o registra su inventario actual justo antes de contar.
- Cuenta por SKU. Mantén visibles en el total físico las existencias dañadas, en control de calidad y de seguridad, e identifica después por qué esas unidades no están disponibles.
- Compara la cantidad física En existencias con la cantidad En existencias de Shopify. Vuelve a contar cualquier diferencia significativa antes de modificar nada.
- Establece la cantidad confirmada. En Shopify, introduce la cantidad En existencias exacta, selecciona el motivo Recuento, revisa los cambios pendientes y guarda.
- Revisa la trazabilidad. En el historial de ajustes de inventario, Shopify registra quién cambió la cantidad, cuándo y por qué.
Para un catálogo grande, el flujo de CSV de inventario de Shopify permite realizar la misma conciliación en bloque. Su exportación de todos los estados incluye columnas separadas En existencias (actual) y En existencias (nuevo). Shopify también rechaza una importación obsoleta si la cantidad actual ha cambiado, lo que ayuda a evitar que un archivo de recuento antiguo sobrescriba actividad más reciente.
Cuenta una vez el grupo físico y comprueba cada relación de Shopify
Imagina que la misma taza de color oliva se vende mediante un anuncio principal, un anuncio de regalo y un pack de dos tazas. En la estantería hay 27 tazas, no 27 por cada anuncio. Cuenta el grupo físico una sola vez, identifica cada SKU de Shopify que depende de él y corrige la cantidad del componente de referencia.
Después, abre el espacio Inventario de LedgerLeaf Pro y revisa las reglas que abarcan esos SKU. LedgerLeaf admite patrones legibles de SKU vinculados y reglas de packs para SKU principales y componentes, con lógica de sincronización mínima, máxima o exacta según la relación prevista. Comprueba que la regla siga coincidiendo únicamente con los productos contados y que su lógica describa la disposición real de la estantería.
Esta es la división de tareas que conviene recordar: Shopify registra el recuento confirmado; LedgerLeaf evita que la relación entre las existencias vinculadas vuelva a desajustarse después del recuento. Sin la regla revisada, una venta del anuncio de regalo o un pedido del pack puede convertir la corrección limpia de hoy en el descuadre de mañana.
La advertencia de Leafy
No sumes las cantidades de anuncios que representan las mismas unidades físicas. Cuenta el grupo de existencias una vez, revisa la regla de LedgerLeaf que lo conecta y, después, prueba una venta, una devolución, un ajuste manual y una reposición antes de dar por terminada la conciliación.
Termina con un breve registro de excepciones
Anota la fecha del recuento, la sucursal, la persona responsable, la diferencia confirmada, el motivo del ajuste de Shopify y cualquier explicación sobre existencias dañadas, perdidas o mal colocadas. En el caso de productos vinculados o packs, registra también la regla de LedgerLeaf revisada y la pequeña prueba realizada después.
El objetivo no es solo hacer coincidir dos cifras durante un instante. Consiste en dejar Shopify con la cantidad En existencias correcta y LedgerLeaf con la regla adecuada para lo que ocurra después.
