Un foglio contabile Shopify può contenere molti numeri e non funzionare comunque alla chiusura mensile. Il totale delle vendite c’è, ma nessuno sa spiegare il movimento bancario, identificare l’export utilizzato o trovare le prove fiscali e di magazzino che sostengono la chiusura.
La soluzione non è un foglio principale più grande. Serve una cartella in cinque schede alimentata da un pacchetto di dati LedgerLeaf ripetibile: controllo, vendite, accrediti, riepilogo mensile e prove.
La risposta rapida di Leafy
Crea cinque schede denominate
00 Controllo,01 Vendite LedgerLeaf,02 Accrediti e banca,03 Riepilogo mensilee04 Indice delle prove. Mantieni intatti gli export LedgerLeaf nella scheda di origine, abbina separatamente i movimenti bancari e collega ogni riga di riepilogo a una prova. Salva le colonne delle vendite come profilo LedgerLeaf Free; usa le viste di LedgerLeaf Pro per accrediti, IVA/OSS, scorte e report quando servono per la chiusura.
Queste sono informazioni generali di contabilità, non una consulenza contabile o fiscale. Chiedi alla persona responsabile della contabilità di approvare i conti, i criteri temporali, il trattamento fiscale e i controlli.
Copia questo modello contabile Shopify in cinque schede
| Scheda | Scopo | Campi minimi |
|---|---|---|
00 Controllo |
Definire questa chiusura | Periodo, fuso orario, valute, negozio, profilo LedgerLeaf, nomi dei file di origine, revisore, data della verifica, elementi aperti |
01 Vendite LedgerLeaf |
Conservare l’origine delle vendite | Export CSV o XLSX intatto con ID ordine, data, valuta, vendite lorde, sconti, storni delle vendite, spedizione, imposte, totale, stato del pagamento ed eventuali campi prodotto approvati |
02 Accrediti e banca |
Spiegare gli incassi | Riferimento dell’accredito o del gestore dei pagamenti, valuta, importo di origine, data bancaria, importo bancario, differenza, stato e note |
03 Riepilogo mensile |
Preparare la vista di chiusura approvata | Voce, scheda o file di origine, associazione al conto, importo, controllo, nota di rettifica e stato dell’approvazione |
04 Indice delle prove |
Rendere verificabile la cartella | Tipo di documento, periodo, nome file o link, sistema di origine, responsabile, data di salvataggio e nota sull’eccezione |
Le schede sono separate di proposito. Vendite, accrediti e movimenti bancari descrivono fasi diverse del flusso di denaro. L’attuale documentazione Shopify sui report finanziari distingue le vendite dai pagamenti e spiega che l’attività di Shopify Payments rappresenta i movimenti del saldo e le tempistiche degli accrediti, non i ricavi ai fini contabili.
1. Definisci la chiusura prima di importare i dati
In 00 Controllo, registra l’inizio e la fine del periodo, il fuso orario dei report Shopify, la valuta del negozio, le valute degli accrediti, i gestori dei pagamenti, i conti bancari e il nome del profilo vendite LedgerLeaf utilizzato.
Aggiungi tre campi di stato: Preparato, Verificato ed Elemento aperto. Una cartella non è completa solo perché le formule calcolano. Lo è quando le fonti sono identificate, le differenze sono spiegate e qualcuno ha approvato il risultato.
2. Usa LedgerLeaf come fonte ripetibile delle vendite
Crea la scheda 01 Vendite LedgerLeaf partendo da un export di LedgerLeaf Free. Scegli solo i campi di vendita richiesti dal processo contabile approvato, esportali in CSV o XLSX e salva la selezione come profilo con un nome quale fonte-contabilita-mensile.
Incolla o importa il file di ogni periodo senza riscrivere i valori di origine. Shopify può esportare i propri report per analizzarli in un foglio di calcolo, ma la sua documentazione sull’esportazione dei report segnala che un export completo può contenere colonne aggiuntive non visibili nel report mostrato. Il profilo LedgerLeaf salvato rende riutilizzabile la struttura delle colonne scelte, così la cartella non comincia ogni mese eliminando e riordinando di nuovo i campi.
Questa è la struttura portante del modello: LedgerLeaf è il punto di aggiornamento, mentre la cartella conserva verifica, riconciliazione e approvazione. Senza una definizione ripetibile della fonte, il foglio è solo un’impostazione da ricostruire a memoria il mese successivo.
3. Riconcilia gli accrediti senza considerarli vendite
Usa 02 Accrediti e banca con una riga per ogni accredito Shopify Payments o versamento di un altro gestore. Mantieni separate le valute. Se l’importo dell’accredito di origine è nella colonna D e l’importo bancario nella colonna F, puoi calcolare la differenza con =F2-D2. Un semplice indicatore di stato può essere =SE(ASS(G2)<0,01;"Riconciliato";"Verifica"), adattato alla lingua del foglio di calcolo e ai criteri di verifica dell’attività.
LedgerLeaf Pro mantiene i report sugli accrediti Shopify Payments accanto al flusso delle vendite. Altri gestori, estratti conto e prove delle spese richiedono comunque documenti separati. Non modificare mai la scheda delle vendite per farla coincidere con un movimento bancario netto: analizza invece commissioni, rimborsi, riserve, contestazioni, differenze temporali e percorsi di pagamento di terze parti.
L’avvertenza di Leafy
Una differenza pari a zero dimostra che il movimento bancario corrisponde all’accredito. Non dimostra che vendite, imposte, commissioni o scorte siano state registrate correttamente. Lascia che ogni scheda dimostri una sola cosa.
4. Crea un riepilogo che rimandi alle fonti
In 03 Riepilogo mensile, elenca le categorie contabili approvate, come vendite lorde, sconti, storni delle vendite, spedizione, imposte, commissioni di elaborazione, conto transitorio degli accrediti, scorte e costo del venduto, se applicabile. Ogni importo deve indicare la scheda di origine o il file di prova e mostrare se ha superato la verifica.
Non inserire nel riepilogo un importo di compensazione senza spiegarlo. Aggiungi le rettifiche solo tramite una riga visibile con responsabile, motivo e documento di supporto. LedgerLeaf Pro può aggiungere al lato Shopify del pacchetto di chiusura viste IVA/OSS, istantanee delle scorte, report sugli accrediti e riepiloghi pronti per i report; il trattamento contabile approvato rimane visibile nella cartella.
5. Indicizza le prove esterne al foglio
Usa 04 Indice delle prove per rimandare ai file che non appartengono all’export delle vendite: estratti conto, estratti di altri gestori, fatture dei fornitori, ricevute delle spese, dati sui costi dei prodotti, note sui rimborsi insoliti e fatture Shopify esportate.
Salva la cartella e i file di origine in una cartella datata, conserva intatti gli export LedgerLeaf originali e riporta gli elementi temporali non risolti alla chiusura successiva assegnando un responsabile. Il risultato non è solo un modello: è una procedura mensile tracciabile i cui dati Shopify possono essere riprodotti dagli stessi profili e report LedgerLeaf.
Il collegamento da ricordare è semplice: LedgerLeaf mantiene ripetibile il pacchetto di dati Shopify; la cartella dimostra come è stato chiuso il mese.
Inizia con LedgerLeaf il tuo pacchetto di dati contabili Shopify riutilizzabile.
