Les frais Shopify font généralement partie des coûts d’exploitation d’une entreprise Shopify et peuvent donc souvent être comptabilisés comme charges professionnelles. Leur déductibilité fiscale et la date de déduction dépendent de votre pays, de leur usage professionnel et de votre méthode comptable.
Le premier problème est pratique : les « frais Shopify » ne correspondent pas à un seul justificatif. Les frais d’abonnement, d’applis, d’étiquettes d’expédition et de transaction tierce figurent sur les factures Shopify. Les frais de traitement de Shopify Payments sont déduits dans l’activité des versements. Ne conserver que la facture ou que l’encaissement bancaire laisse une partie de la piste documentaire de côté.
La réponse rapide de Leafy
Constituez un dossier de frais à deux sources. Exportez les factures Shopify pour les montants facturés, puis utilisez les rapports de versement de LedgerLeaf Pro pour les frais de traitement déduits avant que Shopify Payments n’atteigne la banque. Comptabilisez chaque frais dans le compte de charge validé par votre conseiller et conservez ensemble la source, la preuve de paiement, la période, la devise et le motif professionnel.
Il s’agit d’informations comptables générales, et non de conseils comptables ou fiscaux. Validez la déductibilité, le traitement fiscal, le choix des comptes et les durées de conservation applicables à votre entreprise et à votre pays auprès du professionnel compétent.
Commencez par identifier les frais Shopify payés
La présentation actuelle des types de frais de Shopify distingue plusieurs catégories. Le justificatif nécessaire dépend de la façon dont le montant a été prélevé :
| Type de frais | Où trouver le justificatif |
|---|---|
| Abonnement au forfait Shopify | Facture Shopify et exportation de l’historique de facturation |
| Frais d’appli récurrents ou uniques | Facture Shopify ou facture distincte du fournisseur |
| Étiquette d’expédition, ajustement ou assurance | Facture Shopify et détail de l’expédition |
| Frais de transaction tiers | Facture Shopify |
| Frais de traitement Shopify Payments | Rapport et exportation de versement LedgerLeaf Pro |
| Thème, domaine ou autre achat unique | Facture individuelle et éventuel justificatif d’achat distinct |
Shopify permet aux marchands d’exporter une facture au format PDF ou CSV ainsi que l’historique de facturation par dates. Son relevé de frais couvre les abonnements, les applis, l’expédition et les frais de transaction tiers. Ces documents expliquent les montants payés à Shopify, mais ne remplacent pas les justificatifs de versement pour les frais de traitement des cartes déduits des paiements clients.
Quand un frais constitue-t-il une charge professionnelle ?
Les règles fiscales diffèrent : ne transformez pas « courant » en « automatiquement déductible ». Aux États-Unis, l’IRS retient le principe d’une dépense ordinaire et nécessaire à l’activité commerciale. Les règles britanniques citent séparément les frais bancaires, de carte de crédit et autres frais financiers professionnels parmi les coûts qu’un indépendant peut déduire, sous réserve de leurs conditions.
Pour un marchand Shopify, un forfait utilisé pour exploiter la boutique ou des frais de traitement prélevés sur un paiement client ont généralement un motif professionnel clair. Un usage mixte privé, les taxes ajoutées aux frais, les achats utilisables sur plusieurs années et les règles locales peuvent modifier leur traitement. La meilleure question de travail est la suivante : pouvez-vous montrer à quoi correspond le frais, pourquoi l’entreprise l’a engagé et comment il a été payé ?
Constituez le dossier de frais avec LedgerLeaf
Un processus limité aux factures oublie les frais de traitement inclus dans un versement. Un processus limité à la banque ne voit que l’encaissement net. LedgerLeaf Pro conserve la preuve manquante du brut aux frais puis au net dans le même processus de l’interface administrateur Shopify que vos exportations de ventes et vos autres documents comptables.
Suivez cette routine chaque mois :
- Exportez les factures Shopify. Enregistrez le PDF ou le CSV de la période et séparez les frais d’abonnement, d’applis, d’expédition, de transaction, les taxes et les montants uniques.
- Exportez les justificatifs de versement dans LedgerLeaf Pro. Examinez l’activité Shopify Payments pour la même période et la même devise, puis conservez le montant brut, les frais indiqués et le versement net.
- Rapprochez le mode de paiement de chaque frais. Associez les montants facturés à la carte professionnelle ou au compte bancaire et rapprochez le versement net de l’encaissement bancaire.
- Appliquez les comptes validés. Séparez les frais de traitement des logiciels, de l’expédition et des autres coûts, sauf indication contraire de votre méthode comptable.
- Conservez un seul dossier de clôture. Regroupez les factures Shopify, l’exportation LedgerLeaf, les preuves de paiement et toute explication concernant des frais inhabituels.
Voici le lien à retenir : les factures Shopify montrent ce que Shopify a facturé ; LedgerLeaf montre les frais de traitement qui ont disparu avant que le versement n’atteigne la banque. Ce dossier à deux sources rend chaque frais plus facile à expliquer sans repartir d’un encaissement net pour deviner le reste.
Un exemple simple avec deux justificatifs
Supposons que la facture Shopify mensuelle contienne 39 € pour le forfait, 50 € pour les applis et 20 € pour les étiquettes d’expédition. Séparément, LedgerLeaf présente 10 000 € d’activité Shopify Payments, 290 € de frais de traitement et un versement de 9 710 €.
La facture Shopify justifie 109 € de coûts facturés. L’exportation de versement LedgerLeaf justifie 290 € de frais de traitement et le passage vers la banque. Tout regrouper sur une seule ligne « frais Shopify » de 399 € peut masquer des justificatifs utiles ; traiter l’encaissement de 9 710 € comme des ventes en masque encore davantage.
Le point de vigilance de Leafy
Ne comptabilisez pas deux fois les frais de traitement : une première fois à partir des justificatifs de versement LedgerLeaf, puis une seconde fois comme différence entre les ventes et l’encaissement bancaire. Vérifiez également si une taxe a été ajoutée aux frais avant de fixer leur traitement comptable définitif.
Pour chaque frais, conservez le bénéficiaire, le montant, la date, la preuve de paiement et la description du service professionnel. L’IRS cite explicitement les factures, relevés de compte, relevés de carte de crédit et preuves de paiement électronique parmi les justificatifs utiles ; votre administration locale peut exiger d’autres documents ou durées de conservation.
L’objectif n’est pas d’obtenir un seul total de frais. Il s’agit de créer une piste qu’une autre personne peut reproduire : les factures Shopify pour les montants facturés, LedgerLeaf pour les retenues sur les versements et les preuves de paiement pour le rapprochement final.
Créez une piste réutilisable pour les frais Shopify avec LedgerLeaf Pro.
