Ein Kunde zahlt 100 €. Shopify Payments zieht 3 € Bearbeitungsgebühr ab, sodass 97 € auf dem Bankkonto eingehen. Wenn Sie den Bankeingang als Umsatz über 97 € verbuchen, verschwindet die Gebühr und der Umsatz wird zu niedrig ausgewiesen.
Sauberer ist es, den Kundenvorgang mit seinem Bruttobetrag zu erfassen, die Bearbeitungsgebühr separat zu verbuchen und die Nettoauszahlung nur als Geldbewegung auf das Bankkonto zu behandeln. Im Bankfeed fehlen die dafür nötigen Bestandteile. LedgerLeaf Pro liefert sie: Die Shopify-Payments-Auszahlungsberichte und exportierbaren Belege erhalten die Brutto-Netto-Brücke direkt im Shopify-Adminbereich.
Leafys Kurzantwort
Verbuchen Sie eine Nettoauszahlung von Shopify Payments nicht als Umsatz. Ermitteln Sie mit den Auszahlungsdaten von LedgerLeaf Pro den Bruttobetrag, die Gebühr und den Nettobetrag. Buchen Sie die Gebühr auf das in Ihren Buchhaltungsrichtlinien vorgesehene Aufwandskonto und gleichen Sie anschließend die Nettoauszahlung mit der Bank ab. Bewahren Sie den Export bei der Buchung auf, damit die Brücke 100 € → 3 € → 97 € nachvollziehbar bleibt.
Dies sind allgemeine Informationen zur Buchhaltung und keine Buchhaltungs- oder Steuerberatung. Stimmen Sie Konten, Zeitpunkt und steuerliche Behandlung für Ihr Unternehmen und Ihre Rechtsordnung mit Ihrer Buchhaltungs- oder Steuerberatung ab.
Die Brücke 100 € → 3 € → 97 € in LedgerLeaf lesen
Shopifys Bericht zum Auszahlungsabgleich trennt Kontoaktivitäten vor Gebühren, Gebühren, Nettoaktivitäten, Auszahlungen und Guthaben. Shopify weist außerdem darauf hin, dass der Bericht die über Shopify Payments erhaltenen Gelder abbildet und kein Umsatzbericht für Buchhaltungszwecke ist.
LedgerLeaf Pro führt die relevanten Auszahlungsaktivitäten mit den übrigen Shopify-Buchhaltungsbelegen in einem Arbeitsablauf zusammen. Lesen Sie dort vor der Buchung diese drei Beträge ab:
| Vorgang | Betrag | Aussage |
|---|---|---|
| Kundenzahlung | 100 € | Brutto-Zahlungsaktivität |
| Shopify-Payments-Gebühr | −3 € | Abgezogene Bearbeitungskosten |
| Nettoauszahlung | 97 € | Auf das Bankkonto übertragener Betrag |
Die Bank sieht nur 97 €. LedgerLeaf hält die beiden anderen Beträge sichtbar. Berechnen Sie „die Gebühr“ nicht einfach als Differenz zwischen Umsatzbericht und Bankeingang: Auch Erstattungen, Anfechtungen, Rücklagen, Währungsumrechnungen oder zeitliche Abweichungen können darin enthalten sein. Beginnen Sie mit der ausgewiesenen Gebührenaktivität.
Ein einfaches Beispiel mit Verrechnungskonto
Übernehmen Sie Bruttobetrag, Gebühr und Nettobetrag aus den LedgerLeaf-Auszahlungsbelegen. Ein verbreiteter Buchungsablauf nutzt anschließend ein Shopify-Payments-Verrechnungskonto zwischen Umsatzerlös und Bank. Das vereinfachte Beispiel unterstellt, dass die Kundenzahlung über 100 € vollständig Umsatzerlös ist, und lässt Steuern, Erstattungen sowie weitere Anpassungen außen vor, damit die Gebührenbewegung klar bleibt.
| Beispielbuchung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Shopify-Payments-Verrechnungskonto | 100 € | — |
| Umsatzerlöse | — | 100 € |
| Gebühren für Zahlungsabwicklung | 3 € | — |
| Shopify-Payments-Verrechnungskonto | — | 3 € |
| Bank | 97 € | — |
| Shopify-Payments-Verrechnungskonto | — | 97 € |
Auf dem Verrechnungskonto gehen 100 € ein; anschließend werden 3 € dem Gebührenaufwand und 97 € der Bank zugeordnet. Sobald die Aktivität vollständig ausgezahlt ist, steht das Konto wieder bei null. Bleibt ein Saldo bestehen, kehren Sie zu den LedgerLeaf-Auszahlungsbelegen zurück und klären Sie die verbleibende Aktivität, statt die Differenz im Umsatz zu verstecken.
Tatsächliche Buchungen können außerdem Steuern, Erstattungen, Anfechtungen, Rücklagen, Währungsumrechnungen oder zeitliche Abweichungen enthalten. Ordnen Sie die Bruttoaktivität korrekt zu, statt die gesamte Kundenzahlung als Umsatz zu behandeln. Manche Unternehmen erfassen Bearbeitungsgebühren als Umsatzkosten, andere als Betriebsaufwand. Eine konsistente und lokal korrekte Behandlung ist wichtiger als die Kontobezeichnung in diesem vereinfachten Beispiel.
Die Gebührenbuchung aus LedgerLeaf-Auszahlungsbelegen erstellen
Wir bei Studio Eucalipto vertreten eine einfache Ansicht: Eine Gebührenbuchung sollte sich aus den Auszahlungsbelegen reproduzieren lassen und nicht aus der Bankdifferenz erraten werden.
Nutzen Sie die Auszahlungsberichte von LedgerLeaf Pro als Arbeitsgrundlage:
- Legen Sie Zeitraum und Auszahlungswährung für den Abgleich fest.
- Prüfen Sie die Shopify-Payments-Aktivität, die Gebühren und die daraus resultierenden Auszahlungsbeträge.
- Exportieren Sie die Auszahlungsdaten für die Buchung und den Bankabgleich.
- Erfassen Sie Bruttoaktivität, Gebühren und Nettoauszahlung als getrennte Bewegungen.
- Speichern Sie den LedgerLeaf-Export zusammen mit der Buchung und den Abgleichsnotizen.
Shopifys Referenz zum Transaktionsexport bestätigt, dass die Auszahlungs-CSV die Spalten Amount, Fee und Net enthält. LedgerLeaf hält Auszahlungsberichte und exportierbare Belege neben dem übrigen Shopify-Buchhaltungsablauf bereit. So beginnt dieselbe Gebührenprüfung im nächsten Monat nicht wieder mit einer manuellen Suche.
Die einprägsame Verbindung lautet: LedgerLeaf hält die Gebühr zwischen Verkauf und Bank sichtbar.
Leafys Hinweis
Bearbeitungsgebühren von Shopify Payments sind nicht derselbe Beleg wie Shopify-Abonnementgebühren, App-Gebühren, Versandkosten oder externe Transaktionsgebühren. Shopifys Bericht zum Auszahlungsabgleich schließt Abrechnungsgebühren und externe Zahlungsabwickler aus. Gleichen Sie diese deshalb anhand der jeweiligen Rechnungen und Abrechnungen ab.
Steuern und Zeitpunkt vor Abschluss der Buchung prüfen
Shopify weist darauf hin, dass bei Händlern in der Europäischen Union, der Schweiz, Australien oder Singapur Steuern auf Bearbeitungsgebühren hinzukommen können, während in Teilen Europas das Reverse-Charge-Verfahren gelten kann. Bewahren Sie die Steuerdetails der Transaktion auf und bestätigen Sie die richtige Buchung, statt anzunehmen, dass die Gebührenzeile bereits den vollständigen Aufwand darstellt.
Arbeiten Sie außerdem jeweils nur in einer Auszahlungswährung. Ausstehende Aktivitäten, Rücklagen, Erstattungen, Anfechtungen oder Verzögerungen bei der Bankverarbeitung können zum Periodenende einen berechtigten Saldo auf dem Verrechnungskonto hinterlassen. Tragen Sie einen erklärten Saldo vor und klären Sie ihn, sobald die zugehörige Auszahlung eingeht. Erzwingen Sie keinen Nullsaldo, indem Sie den Umsatz verändern.
Prüfen Sie vor dem Abschluss:
- LedgerLeaf-Auszahlungsbelege und Buchungsperiode verwenden dieselbe Währung und Abgrenzung;
- die Gebühr wird nur einmal erfasst und beim Abgleich des Bankeingangs nicht erneut gebucht;
- die Nettoauszahlung stimmt mit der Bank überein;
- Abrechnungsgebühren und Gebühren externer Zahlungsanbieter werden separat behandelt; und
- der endgültigen Buchung liegt der Export bei, der Brutto, Gebühr und Netto erklärt.
Die Bank erhielt 97 €. Der Shop hat nicht zwangsläufig 97 € verkauft. Die Buchung erklärt die Kontenbewegung; die gespeicherte LedgerLeaf-Auszahlungsspur macht diese Erklärung reproduzierbar. Zusammen zeigen sie, was Kunden gezahlt haben, was die Bearbeitung gekostet hat und wie viel Geld tatsächlich eingegangen ist.
