Dix unités sont physiquement en stock. Quatre sont engagées pour des commandes non traitées. Six autres sont en cours d’acheminement dans un transfert. Il peut sembler logique de retenir une quantité de 16 à la fin du mois, pourtant l’instantané Shopify indique 6.
Ce chiffre n’est pas erroné. L’instantané des stocks en fin de mois enregistre la quantité Disponible suivie à la fin de la période — pas toutes les unités en rayon ou en route. LedgerLeaf Pro intègre cette piste de quantités à un dossier de clôture mensuelle reproductible dans l’interface administrateur Shopify, aux côtés des rapports et synthèses utilisés pour le reste de la clôture.
La réponse rapide de Leafy
Interprétez la quantité finale de Shopify comme le stock disponible : les unités en stock qui ne sont ni engagées ni indisponibles. Les transferts entrants sont exclus jusqu’à leur réception. Utilisez ensuite un instantané de stock LedgerLeaf Pro comme justificatif mensuel cohérent, vérifiez les exceptions par SKU et consignez tout ce que le chiffre seul ne peut pas expliquer.
Ces informations générales concernent les opérations et la comptabilité ; elles ne constituent pas un conseil comptable ou fiscal. Faites valider la valorisation des stocks, la séparation des exercices et le traitement des coûts par la personne responsable de votre comptabilité.
Ce que mesure l’instantané Shopify en fin de mois
Les rapports de stock de Shopify définissent l’instantané des stocks en fin de mois comme la quantité de chaque variante de produit en stock à la fin de chaque mois. Ses champs utiles sont volontairement limités : titre du produit, titre de la variante, SKU de la variante et quantité finale.
Le mot essentiel est Disponible. Shopify exclut :
- les unités engagées pour des commandes en attente de traitement ;
- les unités entrantes qui font encore partie d’un transfert ;
- les unités mises de côté dans un état indisponible.
La vue des stocks de Shopify sépare les états En stock, Engagé, Disponible, Indisponible et Entrant parce qu’ils répondent à des questions différentes. Un comptage physique et un instantané du stock disponible peuvent tous deux être exacts tout en affichant des quantités différentes.
Pourquoi dix unités donnent un instantané de six
Prenons une variante portant le SKU MUG-GRN-01 à la fin du mois de juin :
- En stock : 10 unités se trouvent physiquement sur le site ;
- Engagé : 4 unités sont réservées pour des commandes passées ;
- Disponible : 6 unités peuvent encore être vendues ;
- Entrant : 6 unités font partie d’un transfert et ne sont pas encore reçues ;
- Quantité finale en fin de mois : 6.
Le transfert entrant ne fait pas passer l’instantané à 12, et les unités engagées ne laissent pas 10 unités disponibles. Le rapport conserve les six unités qui étaient réellement disponibles à la limite de la période.
Si le coût unitaire de la variante est de 18 €, le rapport sur la valeur des stocks en fin de mois de Shopify calcule 108 €, soit 6 × 18 €. Cette valeur système est utile, mais sa fiabilité dépend des données de quantité et de coût qui l’alimentent. Elle ne détermine pas non plus la méthode de valorisation des stocks ni les écritures comptables de votre entreprise.
Rendre l’instantané reproductible avec LedgerLeaf Pro
Chez Studio Eucalipto, nous estimons qu’une quantité de fin de mois n’est utile que si vous pouvez reproduire le processus et expliquer ses exceptions. LedgerLeaf Pro inclut des instantanés de stock et des synthèses prêtes pour vos rapports dans l’interface administrateur Shopify, ainsi que des outils de stock fondés sur les SKU pour les produits liés et les bundles.
Adoptez une courte routine mensuelle :
- Fixez la limite. Consignez le mois, le fuseau horaire de la boutique et les emplacements de stock actifs retenus pour la clôture.
- Conservez l’instantané LedgerLeaf. Utilisez le même type de justificatif de stock chaque mois afin que la transmission ne dépende pas d’un écran Produits en direct qui a déjà changé.
- Passez les SKU en revue. Examinez les quantités négatives, les SKU manquants, les variations inattendues et les produits dont le suivi des stocks est désactivé.
- Expliquez le stock lié. Lorsque des bundles ou des fiches liées partagent un stock, conservez la règle SKU de LedgerLeaf et l’instantané dans la même piste de contrôle.
- Ajoutez le contexte manquant. Notez les transferts en cours, les articles endommagés ou indisponibles, les comptages récents et la source de coûts approuvée.
Le lien à retenir est simple : LedgerLeaf fait de l’instantané des stocks Shopify une étape reproductible de la clôture, et non un chiffre à retrouver plus tard.
Examiner les quantités négatives au lieu de les masquer
Selon Shopify, une quantité finale négative peut apparaître lorsqu’une variante suivie a été vendue au-delà du stock disponible. Elle peut également apparaître lorsque le suivi des stocks est désactivé : la quantité par défaut part de zéro, puis les commandes la font passer sous zéro.
Ne remplacez pas le chiffre dans le seul but de rendre le rapport plus propre. Vérifiez les paramètres de suivi et de poursuite de la vente, consultez l’historique des ajustements de stock et documentez la correction. Un instantané LedgerLeaf propre accompagné d’une courte note d’exception est plus utile qu’un ajustement silencieux impossible à retracer.
Le contrôle de fin de mois de Leafy
Pouvez-vous expliquer pourquoi la quantité Disponible diffère de la quantité En stock, repérer chaque SKU négatif ou manquant et relier les produits liés à la règle qui les régit ? Si oui, l’instantané est prêt à rejoindre le dossier de clôture mensuelle.
Ce que l’instantané ne peut pas prouver
Un instantané système n’est pas un inventaire physique. Il ne peut pas prouver que le comptage en rayon est exact, expliquer une unité endommagée non enregistrée ni choisir une méthode comptable. Shopify précise aussi que les indicateurs historiques de stock commencent au 1er octobre 2023 et que les rapports historiques excluent les emplacements de stock supprimés.
Utilisez l’instantané pour ce qu’il fait bien : conserver la quantité disponible par variante à la fin de la période. Pour le reste, appuyez-vous sur les comptages, les justificatifs d’ajustement, les données de coût et le jugement professionnel.
Conservez des justificatifs de stock reproductibles en fin de mois avec LedgerLeaf Pro.
