El total de una declaración del OSS no es el registro. El registro es la pista de pruebas que explica cada país, tipo impositivo, pago, ajuste y devolución detrás de ese total, y las normas de la UE exigen que esa pista permanezca disponible electrónicamente durante diez años.
LedgerLeaf Pro ofrece a los comerciantes de Shopify un centro práctico para este archivo: bloquear el trimestre, revisar el IVA por país y tipo, seguir el rastro de las transacciones y exportar los mismos datos revisados que se usaron para la entrega. Después, solo hay que conservar junto a ellos los documentos de origen y las pruebas de declaración y pago.
La respuesta rápida de Leafy
Para cada operación del OSS, conserva el Estado miembro de consumo, los detalles y la fecha de la operación, la base imponible y la divisa, los aumentos o reducciones posteriores, el tipo y el importe del IVA, los datos de pago, la información pertinente de las facturas, las pruebas de localización y los justificantes de las devoluciones. Organiza el trimestre en torno al CSV del OSS por país y a la exportación fiscal detallada de LedgerLeaf; añade después la declaración presentada, la confirmación del pago y las notas de revisión.
Estas son orientaciones operativas generales, no asesoramiento fiscal. Confirma el régimen aplicable, los requisitos locales y el proceso de conservación con la autoridad competente o un asesor cualificado.
Diez años son más de lo que parece
Las orientaciones de la Comisión Europea sobre la conservación de registros del OSS indican que los registros deben conservarse durante diez años desde el final del año en que se realizó la operación, aunque dejes de utilizar el régimen.
Esto significa que la pista de una operación realizada en mayo de 2026 debe seguir accesible hasta finales de 2036. Una carpeta que contenga únicamente la declaración presentada no explicará, años después, qué pedidos de Shopify generaron las cifras.
Conserva los datos que explican cada operación
El artículo 63 quater del Reglamento de Ejecución del IVA se centra en las transacciones. La tabla de conservación de registros de la Comisión enumera para los regímenes de la Unión y exterior a la Unión:
- el Estado miembro de consumo;
- el tipo de servicio, o la descripción y cantidad de los bienes;
- la fecha de la operación;
- la base imponible y la divisa;
- cualquier aumento o reducción posterior de esa base;
- el tipo de IVA, el IVA adeudado y la divisa;
- la fecha y el importe de los pagos recibidos, incluidos los anticipos pertinentes;
- la información de la factura, si se emitió una;
- las pruebas utilizadas para determinar la localización del cliente en los servicios, o dónde comenzó y terminó el transporte de los bienes; y
- los justificantes de las devoluciones, incluidas la base imponible y el tipo de IVA.
No reduzcas estos datos a un único total por país. El total sirve para presentar la declaración; la pista de transacciones es lo que permite justificarlo.
Construye el archivo en torno a LedgerLeaf
1. Bloquea el trimestre revisado
En LedgerLeaf Pro, selecciona el periodo exacto, el ámbito del OSS de la UE y el filtro de estado del pago. Revisa el desglose por país y tipo; después, sigue hasta las transacciones de Shopify los tipos desconocidos, los destinos que falten, los reembolsos y otras excepciones.
Exporta desde ese mismo ámbito revisado el CSV del OSS por país y el informe fiscal XLSX o el CSV de transacciones que lo respalda. LedgerLeaf convierte esos archivos en el índice estable de lo que se revisó, en lugar de obligarte a reconstruir una hoja de cálculo de memoria años después.
2. Adjunta las pruebas de origen
Conserva los datos correspondientes de los pedidos y las transacciones de Shopify, las facturas emitidas, las referencias de pago, las pruebas de envío y destino y la documentación de devoluciones o reembolsos. La guía de Shopify para exportar pedidos confirma que los CSV de pedidos pueden incluir fechas de pedido, divisas, cantidades de líneas, importes de impuestos, países de facturación y envío, referencias de pago e importes reembolsados.
Conserva también las pruebas de otros canales. Un informe de LedgerLeaf refleja los datos de Shopify incluidos en su ámbito; tu archivo del OSS también debe contener cualquier registro pertinente que se conserve fuera de la tienda.
3. Conserva las decisiones, la declaración y el pago
Añade una breve nota de revisión que explique los filtros del trimestre, el tratamiento de las divisas y las excepciones resueltas. Conserva en la misma carpeta la declaración presentada, el justificante del portal, la referencia única de pago, la prueba del pago, las correcciones y la correspondencia con la autoridad.
Usa un nombre duradero, como 2026-T2-OSS-revisado, y protege los archivos finales contra sobrescrituras silenciosas. Una copia legible en PDF puede ayudar a las personas, pero conserva también el CSV o XLSX estructurado para que los registros puedan consultarse electrónicamente.
Aviso de Leafy
«Presentada» y «archivada» son estados distintos. La declaración prueba qué declaraste; el expediente de LedgerLeaf y los documentos de origen explican por qué lo declaraste.
El hábito que debes recordar es sencillo: revisa en LedgerLeaf, exporta la pista de transacciones y archiva después las pruebas de presentación a su alrededor. Así, cada total del OSS conduce de vuelta a los pedidos de Shopify que lo generaron.
Crea tu expediente trimestral de pruebas del OSS con LedgerLeaf Pro.
